龙湖 会议管理制度

龙湖会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据：为加强龙湖公司会议管理的规范性、提高会议效率、确保会议质量，根据公司发展战略及管理需要，特制定本会议管理制度。

第二条适用范围：本制度适用于龙湖公司全体员工参与的各类会议，包括但不限于董事会、管理层会议、部门例会、项目协调会等。

第三条会议分类：会议按性质分为决策性会议、协调性会议、报告性会议和专题性会议。

-决策性会议：围绕公司战略发展、重大决策等方面进行讨论和决定的会议。

-协调性会议：针对跨部门、跨项目问题进行沟通协调的会议。

-报告性会议：对一定时期内的工作进行总结、汇报的会议。

-专题性会议：针对某一特定问题或项目进行深入研究和讨论的会议。

第四条会议原则：

-实事求是：会议讨论问题要真实、客观，避免虚假和误导。

-高效务实：会议时间要紧凑，议题要明确，避免形式主义和官僚主义。

-权责明确：会议决策要明确责任人和完成时间，确保决策的有效执行。

-民主集中：充分发扬民主，尊重不同意见，最终形成统一决策。

第五条制度修订：本制度如有变更或修订，由公司管理层讨论决定，并以公告形式通知全体员工。

第六条制度解释：本制度的最终解释权归龙湖公司所有。如有疑问，请向公司管理层咨询。

第二章会议流程

会议筹备：

-会议发起：会议应由发起人提前至少三个工作日向会议管理部门提出申请，明确会议目的、议题、参会人员、时间、地点等。

-会议通知：会议管理部门在接到申请后，应及时发布会议通知，包括会议主题、议程、参会人员名单、会议时间地点等信息，并要求收到通知的人员确认参会与否。

-会议资料准备：会议发起人需根据会议议题准备相关背景资料、报告或提案，并在会议前至少一个工作日分发至参会人员。

会议召开：

-会议签到：会议开始前，由会议管理部门负责签到工作，确保参会人员到齐。

-会议主持：由会议主持人按照议程顺序引导会议进程，确保会议有序进行。

-讨论与决策：会议中，各参会人员围绕议题进行充分讨论，主持人负责协调不同意见，并引导形成决策。

-会议记录：指定专人负责记录会议讨论的主要内容和决策结果。

会议结束：

-决策确认：会议结束时，主持人应对会议决策进行总结，明确责任人和完成时间，并要求参会人员确认。

-会议纪要：会议结束后24小时内，会议记录人需整理会议纪要，并提交会议主持人审核。

-纪要发布：审核通过的会议纪要应在48小时内由会议管理部门发布给所有参会人员，并要求相关部门或个人按决策执行。

会后跟进：

-决策实施：责任部门或个人需按照会议纪要中的决策要求，按时完成相关工作。

-进度反馈：会议管理部门定期跟进决策实施进度，并要求责任部门提供进展情况。

-效果评估：会议管理部门对会议决策的执行效果进行评估，为后续会议提供改进建议。

第三章会议纪要的跟踪落实

纪要的编制与发布：

-纪要编制：会议纪要应由指定的记录人在会议结束后24小时内完成，确保内容准确、完整地反映会议讨论的主要内容和决策结果。

-纪要审核：会议纪要完成后，需提交给会议主持人进行审核，确保纪要内容无误，决策明确。

-纪要发布：审核通过的会议纪要应在48小时内通过公司内部通信系统或邮件等方式发布给所有参会人员及相关部门。

决策任务分配：

-明确责任人：会议纪要中应明确每项决策的责任人，确保每一项工作都有人负责。

-任务分解：对于复杂的决策，应进行任务分解，明确每个子任务的责任人和完成时间。

跟踪与监督：

-跟踪机制：建立会议决策跟踪机制，由会议管理部门负责定期检查决策执行情况。

-进度报告：责任人需定期向会议管理部门报告决策执行进度，确保各项工作按计划推进。

反馈与评估：

-反馈渠道：建立畅通的反馈渠道，允许责任人和相关人员就决策执行过程中遇到的问题及时提出反馈。

-评估机制：设立评估机制，对决策执行的效果进行评价，及时发现并解决问题。

结果应用：

-改进措施：根据跟踪评估结果，对执行不力的环节制定相应的改进措施。

-经验总结：总结会议决策执行过程中的经验教训，为未来的决策提供参考。

纪要归档：

-归档保存：会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，便于日后查询和追溯。

-保密管理：涉及敏感内容的会议纪要应严格按照公司保密规定进行管理。

第四章会议室管理规定

会议室预订：

-预订流程：员工需提前向会议管理部门预订会议室，并提供会议时间、参会人数、所需设备等信息。

-时间冲突处理：会议管理部门负责协调解决会议室时间冲突问题，确保会议正常进行。

会议室配置：

-设备标准：会议室应根据会议类型和规模配置相应的硬件设备，如投影仪、音响、白板等。

-环境布置：会议室应保持整洁、安静，座位安排合理，确保舒适且有利于会议进行。

会议室使用：

-使用规范：会议期间，参会人员应遵守会议室使用规范，保持安静，不在会场内吸烟或进食。

-资源保护：参会人员应爱护会议室设备，合理使用，避免不必要的损耗。

会议室维护：

-定期检查：会议管理部门应定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

-报修与更新：对于损坏的设备，应及时报修；对于老旧设备，应定期更新，以满足会议需求。

会议室安全：

-安全检查：会议开始前，应进行安全检查，确保消防设施正常，紧急出口畅通。

-保密要求：涉及敏感内容的会议，应采取措施确保会议内容不被泄露。

会议室服务：

-服务支持：会议管理部门应提供必要的服务支持，如提供茶水、会议资料分发等。

-反馈收集：会议结束后，收集参会人员对会议室服务的反馈，不断优化会议室管理。

会议室预订管理：

-预订系统：建立会议室预订系统，方便员工查询会议室使用情况，提高预订效率。

-使用记录：记录会议室使用情况，为未来会议室需求规划和资源