煤矿协调会会议管理制度

煤矿协调会会议管理制度第一章总则

为确保煤矿协调会的高效、有序进行，提高会议质量，明确会议目的，制定本会议管理制度。本制度适用于煤矿协调会会议的组织、召开、管理及监督，适用于会议所有参与人员。

一、会议宗旨

煤矿协调会旨在加强各部门之间的沟通与协作，研究解决煤矿生产、安全、技术等方面的重大问题，提高煤矿管理水平，确保煤矿安全生产。

二、会议原则

1.集中精力，突出重点，提高效率。

2.会前充分准备，会中认真讨论，会后及时落实。

3.尊重事实，客观公正，充分发扬民主。

4.保密原则，会议内容、决议等仅限于会议参与者及相关部门。

三、会议类型

1.定期会议：按照规定的时间、周期召开，如周例会、月例会等。

2.临时会议：根据工作需要，随时召开。

四、参会人员

1.会议主持人：由煤矿领导或指定人员担任，负责主持会议。

2.与会人员：包括各部门负责人、相关人员及特邀专家等。

3.记录人：由会议组织部门指定，负责记录会议内容、整理会议纪要。

五、会议纪律

1.会议期间，与会人员应保持手机静音或关机，不得随意离场。

2.会议内容、决议等应严格遵守保密制度，不得泄露给无关人员。

3.与会人员应准时参加会议，如有特殊情况不能参加，需提前向会议主持人请假。

六、本会议管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。各部门应认真贯彻执行本制度，共同维护会议秩序，提高会议效果。

第二章会议流程

为确保煤矿协调会会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各阶段任务，以下为会议流程的具体规定：

一、会议筹备

1.会议组织部门根据工作需要，确定会议主题、时间、地点、参会人员等，并在会议召开前至少3个工作日发出会议通知，明确会议议程、目的及要求。

2.与会人员收到会议通知后，需在规定时间内反馈参会情况，如有特殊情况不能参加，应提前向会议主持人请假。

3.会议组织部门负责收集、整理会议所需资料，并在会议召开前至少1个工作日送达与会人员。

二、会议议程

1.会议主持人宣布会议开始，介绍与会人员，明确会议主题、议程和预期目标。

2.依照会议议程，各部门负责人或相关人员汇报工作进展、存在问题及建议。

3.与会人员针对汇报内容展开讨论，提出意见和建议。

4.会议主持人对讨论进行总结，形成会议决议。

三、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，组织与会人员进行表决或决策。

2.表决或决策结果需记录在案，并由记录人整理入会议纪要。

3.会议决议应明确责任部门、责任人、完成时限等，确保决策的落实。

四、会议总结

1.会议主持人对本次会议进行总结，强调会议决议的落实及下一步工作要求。

2.与会人员对会议效果进行评价，提出改进意见。

3.会议组织部门收集、整理会议评价，为不断提高会议质量提供参考。

五、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，记录人整理会议纪要，并在会议结束后1个工作日内发送给与会人员。

2.会议组织部门负责监督、检查会议决议的落实情况，并及时向煤矿领导汇报。

六、会议延期或取消

1.如遇特殊情况，会议组织部门可根据实际情况申请延期或取消会议。

2.延期或取消会议的通知需提前至少1个工作日发出，确保与会人员及时调整工作安排。

本章规定自发布之日起实施，各部门应严格按照会议流程执行，共同维护会议的严肃性和高效性。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保煤矿协调会会议决议的有效执行，加强对会议纪要的跟踪落实，制定以下规定：

一、会议纪要的编制与发布

1.会议结束后，记录人应在24小时内完成会议纪要的初稿，包括会议议程、主要讨论内容、决议事项等，并提交给会议主持人审核。

2.会议主持人应在收到会议纪要初稿后的2个工作日内完成审核，并提出修改意见。

3.记录人根据审核意见进行修改，形成正式会议纪要，并在会议结束后的3个工作日内发送给所有与会人员及相关部门。

二、会议决议的分解与责任落实

1.会议纪要中明确的决议事项应分解为具体任务，明确责任部门、责任人和完成时限。

2.责任部门应根据分解的任务制定详细的执行计划，并报会议组织部门备案。

3.会议组织部门负责跟踪督促各责任部门按照计划执行决议，并及时汇报执行进度。

三、执行情况的反馈与监督

1.责任部门应在任务完成后及时向会议组织部门反馈执行情况，包括完成的任务、存在的问题及改进措施。

2.会议组织部门定期汇总各责任部门的执行情况，并向煤矿领导报告，确保会议决议得到有效落实。

3.对于未按期完成的任务，会议组织部门应查明原因，督促责任部门采取措施，尽快完成。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应作为煤矿协调会的重要文件进行归档，保存期限至少为3年。

2.会议纪要归档后，应建立查阅制度，便于相关人员查询、了解会议内容。

3.涉及保密内容的会议纪要，查阅时应严格按照保密规定执行。

五、会议纪要的跟踪落实评价

1.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行评价，分析存在的问题，提出改进措施。

2.会议组织部门应结合评价结果，不断完善会议纪要跟踪落实机制，提高会议决议的执行效率。

本章规定自发布之日起实施，各部门应高度重视会议纪要的跟踪落实，确保会议决议得到有效执行，促进煤矿协调会作用的发挥。

第四章会议室管理规定

为确保煤矿协调会会议室的正常使用，提供良好的会议环境，制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.各部门需使用会议室时，应提前向会议组织部门提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数等信息。

2.会议组织部门根据预订申请，统筹安排会议室使用，确保会议需求得到满足。

3.如遇特殊情况需要调整会议室预订，各部门应及时通知会议组织部门，以便做好相应调整。

二、会议室布置

1.会议室布置应简洁、大方，符合会议主题。

2.会议组织部门负责安排会议室的座位、音响、投影等设备，确保设备正常运行。

3.会议前，会议组织部门应检查会议室卫生、设施设备等，确保会议环境整洁、舒适。

三、会议室使用

1.会议期间，与会人员应遵守会议室规定，保持安静，不随意走动。

2.爱护会议室设施设备，不得擅自调整或损坏。

3.会议结束后，各部门应负责清理会议室，将座椅归位，关闭电源、水源等，确保会议室恢复原状。

四、会议室设备管理

1.会议组织部门定期检查会议室设施设备，发现问题及时报修，确保设备正常运行。

2.会议室设备使用过程中，如有损坏，责任部门需承担维修或赔偿责任。

3.会议组织部门建立会议室设备使用台账，记录设备使用、维修等情况，为设备管理提供依据。

五、会议室安全管理

1.会议室使用期间，应确保消防通道畅通，消防设施设备完好。

2.会议组织部门定期进行安全检查，排除安全隐患。

3.与会人员应遵守会议室安全规定，遇到紧急情况时，按照应急预案进行疏散。

本章规定自发布之日起实施，各部门应严格遵守会议室管理规定，共同维护会议室的秩序和设施，为煤矿协调会提供良好的会议环境。

第五章附则

为确保煤矿协调会会议管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本管理制度由会议组织部门负责解释。

二、本管理制度自发布之日