煤矿队部会议室管理制度

煤矿队部会议室管理制度第一章总则

为了加强煤矿队部会议室的管理，提高会议效率，确保会议内容的落实，特制定本管理制度。

一、本制度适用于煤矿队部所有会议的组织、召开、管理及监督。

二、会议应遵循高效、务实、节俭的原则，注重会前准备、会中讨论和会后落实。

三、会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括队部例会、安全生产会议等；临时会议根据工作需要随时召开。

四、参会人员应严格遵守会议纪律，按时参加会议，不得无故缺席、迟到、早退。

五、会议组织者应确保会议内容充实、议题明确，严格控制会议时间，提高会议效率。

六、会议纪要应详细记录会议内容、讨论结果和落实措施，确保会议成果得以有效执行。

七、会议室管理人员负责会议室的预订、布置、设备维护等工作，确保会议室的正常使用。

八、本管理制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

九、煤矿队部应对本管理制度的执行情况进行监督、检查，对违反规定的行为予以纠正，并根据情节轻重给予相应处理。

十、本管理制度的解释权归煤矿队部所有。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议组织者应根据工作需要，明确会议目的、议题和议程，提前通知参会人员。

2.会议组织者应提前与会议室管理人员沟通，预订会议室，确保会议时间、地点合理安排。

3.会议组织者负责准备会议所需资料、设备，并在会议开始前进行检查。

二、会议通知

1.会议组织者应在会议召开前，通过电话、短信、邮件等方式，将会议时间、地点、议题等内容通知参会人员。

2.会议通知应包含会议主题、议程、参会人员名单、会议要求等要素，确保参会人员提前做好准备。

三、会议签到

1.会议开始前，会议组织者应安排专人负责签到工作，确保参会人员按时到场。

2.签到表应记录参会人员姓名、部门、签到时间等信息，以便于统计和考核。

四、会议主持

1.会议主持人应按照议程逐项组织讨论，确保会议内容充实、有序进行。

2.会议主持人应引导参会人员积极发言，控制会议时间，避免偏离主题。

五、会议记录

1.会议记录人应详细记录会议内容、讨论结果和重要决策。

2.会议记录应客观、真实、完整，便于会后跟踪落实。

六、会议表决

1.对于重大决策或议题，会议主持人应组织参会人员进行表决。

2.表决方式可采取口头表决、举手表决或投票表决，确保决策的民主性和科学性。

七、会议总结

1.会议结束时，会议主持人应对会议成果进行总结，明确落实责任人和完成时限。

2.会议总结应包括会议主要成果、待解决问题、下一步工作计划等内容。

八、会议资料归档

1.会议结束后，会议组织者应将会议纪要、签到表等资料整理归档，以便于查阅和追溯。

2.归档资料应按照规定保存期限进行保管，到期后按程序销毁。

九、会后跟踪落实

1.会议组织者应跟踪督促会议决策的落实，及时了解进展情况。

2.对于未按期完成的任务，会议组织者应查明原因，采取措施予以解决。

3.会议组织者应在下一次会议时，报告会议决策的落实情况，确保工作持续推进。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的初稿，并提交给会议主持人审核。

2.会议主持人应在收到会议纪要初稿后的2个工作日内完成审核，确保纪要内容准确无误。

3.审核通过的会议纪要应由会议组织者及时发布给所有参会人员，并根据需要抄送相关部门或个人。

二、会议决策的分解与责任落实

1.会议纪要中明确的决策和任务应进行分解，明确责任部门、责任人和完成时限。

2.会议组织者应与责任人沟通确认任务要求，确保责任人理解任务内容和目标。

3.责任人应按照会议纪要的要求，制定具体实施计划，并按计划推进工作。

三、会议纪要的跟踪与监督

1.会议组织者应建立跟踪机制，对会议决策的执行情况进行定期检查。

2.对于重大决策或关键任务，会议组织者应设立专门的监督小组，负责跟踪监督执行情况。

3.会议组织者应定期向煤矿队部领导汇报会议决策的落实进展，确保领导层及时了解工作动态。

四、问题反馈与协调解决

1.在会议决策执行过程中，如遇到问题或困难，责任人应及时向会议组织者反馈。

2.会议组织者应积极协调相关部门和资源，协助责任人解决问题，确保工作顺利进行。

3.对于无法解决的问题，会议组织者应及时上报煤矿队部领导，寻求支持和帮助。

五、会议纪要的更新与归档

1.随着工作的推进，会议组织者应定期更新会议纪要，记录决策执行的最新情况。

2.更新的会议纪要应重新发布给相关人员和部门，确保信息同步。

3.会议纪要及其更新稿应按照规定进行归档，便于日后查阅和评估。

六、会议决策落实的评估与总结

1.会议组织者应在任务完成后对会议决策的落实情况进行评估，总结经验教训。

2.评估结果应作为改进会议管理和决策执行的依据，不断提高会议效率和效果。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采取预约制度，需使用会议室的部门或个人应提前与会议室管理人员联系，填写会议室预订申请表。

2.会议室预订应优先满足定期会议的需求，临时会议根据实际情况进行安排。

3.会议室管理人员负责审核预订申请，确认会议室使用时间、场地布置等要求，并及时通知预订者。

二、会议室使用

1.使用会议室时，应确保会议室内外环境整洁，不得随意损坏设备、设施。

2.会议室内严禁吸烟、进食，保持良好的会议氛围。

3.会议组织者应确保会议按时开始、结束，不得占用其他已预订会议的时间。

三、会议室设备管理

1.会议室管理人员负责会议室设备的日常维护、保养，确保设备正常运行。

2.使用会议室时，如需操作设备，应先向会议室管理人员学习掌握设备使用方法。

3.会议室设备使用过程中，如出现故障，应及时报告给会议室管理人员，以便及时维修。

四、会议室安全与保密

1.会议室使用期间，应确保门窗关闭，防止无关人员进入。

2.会议室内不得存放涉密文件、资料，防止泄露企业机密。

3.会议结束后，会议组织者应检查会议室，确保无遗留物品，避免安全隐患。

五、会议室环境卫生

1.会议室使用前后，会议组织者应安排专人负责清洁卫生，保持会议室整洁。

2.会议室管理人员应定期对会议室进行深度清洁，确保会议室环境良好。

3.会议室内的垃圾桶应及时清理，防止滋生细菌，影响参会人员健康。

六、会议室管理评价与改进

1.会议室管理人员应定期收集会议室使用者的意见和建议，改进会议室管理工作。

2.对于会议室管理中存在的问题，应及时分析原因，制定整改措施，不断提高会议室管理水平。

3.定期对会议室管理人员进行培训，提升其业务能力和服务水平。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起实施，原有相关规定与本管理制度不符的，以本管理制度为准。

二、本管理制度的解释权归