无纸化会议管理制度细则

无纸化会议管理制度细则第一章总则

为了加强会议管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性、民主性和合法性，实现会议的无纸化、信息化，特制定本管理制度细则。

一、本制度适用于公司（或机构）内部各类会议的管理，包括但不限于董事会、总经理办公会、专题协调会等。

二、会议应遵循以下原则：

1.实事求是，公正公平；

2.高效务实，注重实效；

3.集思广益，民主决策；

4.保守秘密，确保信息安全；

5.环保节能，实现无纸化。

三、会议的组织与管理应严格按照本制度规定进行，各部门应切实履行职责，确保会议的顺利进行。

四、会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括年度会议、季度会议、月度会议等，临时会议根据工作需要随时召开。

五、会议通知、议程、资料、纪要等应通过公司内部信息系统或专用会议管理系统进行传输、发布和归档。

六、公司设立会议室管理部门，负责会议室的日常管理和维护，保障会议设施设备正常运行。

七、参会人员应遵守会议纪律，准时参加会议，不得无故缺席、迟到、早退。

八、本制度的解释权归公司（或机构）董事会（或相应管理部门）。

九、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。各部门应认真贯彻执行，共同维护会议的秩序和效果。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司工作计划和实际需要，明确会议的主题和目标。

2.制定会议议程：列出会议讨论的主要议题，明确各议题讨论的时间安排。

3.发送会议通知：通过内部信息系统或专用会议管理系统发送会议通知，包括会议时间、地点、议程、参会人员等。

4.准备会议资料：收集与会议主题相关的资料，整理成电子文档，提前发送给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前签到，确保会议出席情况的真实性。

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议发言：按照议程安排，各议题负责人进行发言，阐述观点和需求。

4.会议讨论：参会人员就各议题展开讨论，充分发表意见和建议。

5.会议决策：在充分讨论的基础上，主持人组织参会人员进行决策，形成会议决议。

三、会议纪要

1.会议纪要的记录：指定专人负责记录会议纪要，包括会议时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果等。

2.会议纪要的整理：会议结束后，整理会议纪要，确保内容准确、完整。

3.会议纪要的审批：将会议纪要发送给主持人或相关领导审批，确保纪要内容的准确性。

四、会议结束

1.主持人总结：会议结束时，主持人对会议进行总结，强调会议决议的执行和落实。

2.参会人员反馈：参会人员对会议效果、组织等方面提出意见和建议。

3.会议室整理：会议结束后，由会议室管理部门负责整理会议室，确保会议室整洁、设施完好。

五、会议后续工作

1.会议纪要的发布：审批通过后的会议纪要，通过内部信息系统或专用会议管理系统发布。

2.决策事项的落实：各部门根据会议决议，制定具体实施方案，明确责任人、完成时间等。

3.会议效果的评估：对会议效果进行评估，为下次会议提供改进依据。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的传达

1.纪要发布：会议纪要经审批通过后，应及时通过内部信息系统或专用会议管理系统向所有参会人员和相关人员发布。

2.纪要通知：对于重要会议决议，应通过邮件、电话等方式通知相关人员，确保每一位相关人员都能及时了解会议内容。

二、会议决议的责任分配

1.明确责任人：会议纪要中应明确指出每项决议的具体责任人，确保决议有明确的执行主体。

2.执行时间表：为每项决议制定详细的执行时间表，包括开始执行时间、阶段性目标和最终完成时间。

三、会议决议的执行监督

1.定期跟踪：设立专门的工作小组或指定专人负责对会议决议的执行情况进行定期跟踪。

2.状态报告：责任人应定期向管理层提交决议执行的状态报告，包括已完成的任务、正在进行中的任务和遇到的问题。

四、问题反馈与协调

1.问题上报：在执行过程中遇到的问题应及时上报，由负责跟踪的工作小组或专人进行记录和分析。

2.协调解决：对于需要协调解决的问题，由跟踪小组协调相关部门和人员，提出解决方案并跟进实施。

五、会议决议的验收

1.验收标准：制定明确的验收标准，确保决议执行结果符合预期目标。

2.验收流程：建立验收流程，对于完成的决议执行结果进行评估和验收。

六、反馈与改进

1.反馈机制：建立会议决议执行情况的反馈机制，收集执行过程中的意见和建议。

2.改进措施：根据反馈结果，及时调整和改进会议管理流程，提高会议决议的执行效率和效果。

七、考核与问责

1.考核制度：建立会议决议执行情况的考核制度，对执行不力的责任人进行考核。

2.问责机制：对于严重违反会议决议或执行不力的责任人，启动问责机制，确保会议决议得到有效执行。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.预订流程：设立会议室预订系统，规定预订流程，包括预订申请、审批和通知等环节。

2.预订原则：按照“先到先得”原则，合理分配会议室资源，确保会议需求的满足。

二、会议室使用规范

1.使用时间：会议开始前，会议室管理部门应确保会议室整洁、设施设备正常运行。会议结束后，使用部门需及时归还会议室。

2.使用要求：会议期间，参会人员应爱护会议室设施，遵守会议室使用规定，确保会议室环境整洁。

三、会议室设施设备管理

1.设备检查：会议室管理部门定期检查设施设备，确保其正常运行。

2.报修与维护：对于出现故障的设施设备，应及时报修，定期进行维护保养。

四、会议室安全保障

1.安全检查：会议前，进行安全检查，排除安全隐患。

2.保密要求：涉及公司机密的会议，应采取保密措施，确保会议内容不泄露。

五、会议室环境维护

1.环境卫生：会议室管理部门负责会议室的日常清洁工作，保持会议室环境整洁。

2.绿色环保：倡导绿色环保，减少会议室一次性用品的使用，提高资源利用率。

六、会议室服务支持

1.技术支持：提供专业的会议技术支持，包括音响、投影、视频会议等设备的使用。

2.会务服务：根据会议需求，提供会务服务，如茶水、资料发放等。

七、会议室管理考核

1.考核制度：建立会议室管理考核制度，对会议室管理部门的工作进行定期评估。

2.改进措施：根据考核结果，及时调整会议室管理策略，提高会议室使用效率和满意度。

八、违规处理

1.违规行为：明确会议室使用过程中的违规行为，如擅自占用会议室、损坏设施等。

2.处理措施：对违规行为进行严肃处理，包括警告、罚款等，确保会议室管理规定的执行。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司（或机构）董事会（或相应管理部门）。

二、本制度自发布之日起实施，如有变更，公司将及