会议保障人员管理制度

会议保障人员管理制度第一章总则

第一条目的与依据

本制度旨在规范会议保障人员的组织、管理、职责及行为，以提高会议效率，确保会议质量，实现公司决策的科学化、规范化。本制度依据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国行政监察法》以及公司相关规章制度制定。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部所有层级会议的保障人员，包括但不限于董事会、管理层会议、部门例会等。

第三条会议保障人员定义

会议保障人员是指为会议的顺利进行提供必要服务和支持的各类人员，包括会议组织者、秘书、记录人、服务人员等。

第四条基本原则

（一）统一领导，分工负责。会议保障工作应在会议组织者的统一领导下进行，各保障人员按照分工承担相应责任。

（二）规范操作，高效服务。保障人员应严格按照本制度及工作流程操作，确保会议高效、有序进行。

（三）保守秘密，严守纪律。保障人员应严格遵守保密制度和会议纪律，不得泄露会议内容和讨论情况。

第五条职责分配

（一）会议组织者负责制定会议计划、确定会议议程、邀请参会人员、安排会议保障工作。

（二）会议秘书负责协助会议组织者进行会议筹备，确保会议资料齐全，指导记录人完成会议记录。

（三）会议记录人负责准确记录会议内容、整理会议纪要，并在会议结束后及时提交。

（四）服务人员负责会议室布置、设备检查、会议期间的服务及会后场地清理等工作。

第六条培训与发展

公司应定期对会议保障人员进行业务培训，提升其专业技能和服务水平，同时为其职业发展提供通道和机会。

第七条监督与考核

会议保障人员的工作应接受公司相关部门的监督与考核，对表现优秀的人员给予表彰，对违反规定的人员进行相应处罚。

本制度的后续章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容，以确保会议保障工作的顺利进行。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议组织者根据公司工作计划及实际需要，确定会议主题、时间、地点和参会人员。

2.会议组织者制定会议议程，明确会议讨论的重点、解决的问题及预期目标。

3.会议秘书协助会议组织者进行会议筹备，包括通知参会人员、准备会议资料、预定会议室等。

4.会议保障人员提前检查会议室设备设施，确保会议期间正常使用。

二、会议召开

1.会议开始前，服务人员负责签到、发放会议资料，并引导参会人员入场。

2.会议组织者宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议按照既定议程进行，各议题负责人对相关内容进行报告、讨论。

4.会议期间，会议记录人负责准确记录会议内容，特别是会议决策、意见和建议。

三、会议决策

1.会议组织者根据讨论情况，组织参会人员进行决策。

2.决策过程要求充分发扬民主，尊重不同意见，确保决策的科学性、合理性。

3.会议决策结果应明确、具体，具备可操作性。

4.会议记录人将决策结果详细记录，以便会后形成会议纪要。

四、会议总结

1.会议组织者在会议结束时进行简要总结，强调会议决策的执行和落实。

2.会议组织者指定相关人员负责会议纪要的整理和分发。

3.会议组织者对参会人员表示感谢，并鼓励大家积极参与公司各项工作。

五、会议结束

1.会议结束后，服务人员负责整理会议室，确保场地干净整洁。

2.会议记录人在规定时间内完成会议纪要的整理，提交给会议组织者审核。

3.会议组织者对会议纪要进行审核，确保内容准确无误，并将会议纪要分发给相关人员。

本章详细阐述了会议流程的五个阶段，旨在确保会议的顺利进行，提高会议效率。后续章节将继续介绍会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与分发

1.会议记录人根据会议内容和决策结果，整理会议纪要，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、主要议题、讨论情况、决策结果等关键信息。

3.会议纪要整理完成后，提交给会议组织者进行审核。

4.会议组织者对会议纪要进行认真审核，确保无误后，分发给相关人员，包括但不限于参会人员、执行部门及相关领导。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.各执行部门应根据会议纪要中的决策内容，制定具体的实施方案和工作计划。

2.会议组织者或指定专人负责跟踪会议决策的执行情况，定期了解进展，确保决策落实到位。

3.对于执行过程中遇到的问题和困难，应及时向会议组织者汇报，寻求解决方案。

4.会议组织者可根据实际情况，调整执行计划，确保会议决策的有效实施。

三、会议纪要的反馈与评估

1.执行部门在完成会议决策相关任务后，应及时向会议组织者反馈执行结果。

2.会议组织者组织相关人员对会议决策的执行效果进行评估，总结经验教训，为今后类似会议提供参考。

3.对于执行效果良好的决策，应予以表彰和奖励；对于执行不力的情况，应分析原因，制定改进措施。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要经过审核、分发后，应由专人负责归档，以便日后查阅。

2.归档时应确保会议纪要的完整性和保密性，严格按照公司档案管理规定进行操作。

3.需要查阅会议纪要的人员，应向负责归档的人员提出申请，并遵循公司保密制度相关规定。

本章主要介绍了会议纪要的整理、跟踪、反馈、归档等环节，旨在确保会议决策的有效落实。后续章节将继续阐述会议室管理规定等内容。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者或秘书提前向行政部门或会议室管理人员提交预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、预计参会人数、所需设备等详细信息。

3.行政部门或会议室管理人员根据预订申请，合理安排会议室，确保会议需求得到满足。

4.若会议室资源紧张，应优先保障公司重要会议和紧急会议的需求。

二、会议室布置与设备管理

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行，确保舒适、实用的会议环境。

2.会议保障人员负责检查会议室设备，包括音响、投影仪、白板等，确保设备正常运行。

3.会议期间，如有设备故障，应及时联系技术人员进行维修，以免影响会议进程。

4.会议结束后，服务人员负责整理会议室设备，关闭电源，确保会议室整洁、安全。

三、会议室使用规范

1.参会人员应遵守会议室使用规范，保持安静，不随意离开座位，不在会议室进食。

2.会议期间，禁止在会议室吸烟、饮酒，遵守公司消防安全规定。

3.会议组织者应确保会议按时开始、结束，避免影响其他会议的进行。

4.参会人员应爱护会议室设施，如有损坏，需照价赔偿。

四、会议室清洁与维护

1.会议结束后，服务人员应及时清理会议室，保持场地干净整洁。

2.定期对会议室进行保洁，包括地面、墙面、家具等，确保会议室环境卫生。

3.会议室管理人员应定期检查会议室设施，发现问题及时报修，确保会议室长期处于良好状态。

本章对会议室管理规定进行了详细阐述，旨在为会议提供良好的环境和服务。后续章节将继续介绍附则等内容。

第五章附则

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