外部会议管理制度

外部会议管理制度第一章总则

第一条目的与原则：为确保外部会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议责任，制定本管理制度。外部会议管理制度遵循高效、规范、严谨、公开的原则。

第二条适用范围：本制度适用于公司外部各类会议，包括但不限于与合作单位、政府部门、行业协会等举行的定期会议、临时会议、研讨会、论坛等。

第三条会议类别：外部会议分为例行会议、临时会议和专题会议。例行会议指定期举行的外部会议，如年度工作会议、季度协调会等；临时会议指根据工作需要临时决定召开的外部会议；专题会议指针对特定主题或项目召开的外部会议。

第四条参会人员：参会人员分为主持人、主讲人、记录人和参会代表。主持人负责组织、引导会议进程；主讲人负责就会议主题进行发言；记录人负责记录会议内容；参会代表参与会议讨论。

第五条会议通知：会议组织者应在会议召开前合理时间向参会人员发出会议通知，明确会议时间、地点、议程、参会人员等。

第六条会议纪律：参会人员应遵守会议纪律，按时参加会议，保持会场秩序，尊重他人发言，不得泄露会议保密内容。

第七条保密规定：涉及公司机密或敏感信息的外部会议，应按照公司保密规定执行。参会人员需签订保密协议，确保会议内容不外泄。

第八条考核与问责：对违反会议管理制度的行为，公司将按照相关规定进行考核与问责。

第九条制度修订：本管理制度可根据公司发展需要和外部环境变化进行修订，修订后的管理制度经审批后公布实施。

第十条附则：本管理制度的附则包括会议室管理规定、会议纪要的跟踪落实等，具体规定见后续章节。参会人员应认真学习、遵守本管理制度，共同提高外部会议的质量和效果。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：明确会议目的、议题和预期成果，确保会议主题具有针对性和实用性。

2.制定会议方案：根据会议主题，制定会议议程、参会人员、会议时间、地点等。

3.会议通知：在会议召开前，提前向参会人员发送会议通知，确保参会人员了解会议相关信息。

4.会议资料准备：收集与会议主题相关的资料，整理会议文件，提前分发给参会人员。

5.会议室预约：根据参会人数、会议时间等需求，提前预约合适的会议室。

二、会议签到

1.会议签到：参会人员应在会议开始前到达会场，进行签到。

2.签到方式：可采用纸质签到、电子签到等多种方式。

3.签到记录：记录参会人员签到情况，以便于会议结束后进行参会人员统计。

三、会议召开

1.会议主持人：主持人应提前到达会场，检查会议设备，确保会议顺利进行。

2.会议开始：主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议议程：按照预定议程进行会议讨论，确保每个议题都有充分的时间进行讨论。

4.发言与讨论：参会人员围绕会议主题进行发言和讨论，鼓励充分表达意见和建议。

5.会议记录：指定记录人员对会议内容进行记录，确保会议纪要的准确性。

四、会议决策

1.决策程序：对于需要决策的事项，应充分讨论，形成共识。

2.表决：对于需要表决的事项，按照公司相关规定进行表决。

3.决策结果：会议主持人宣布决策结果，明确责任人和完成时间。

五、会议总结

1.会议总结：会议主持人对会议成果进行总结，强调会议重点和下一步工作计划。

2.会议纪要：会议结束后，记录人员整理会议纪要，经主持人审核后发送给参会人员。

3.会议评估：收集参会人员的意见和建议，对会议效果进行评估，不断优化会议流程。

六、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，感谢参会人员的参与。

2.参会人员离开会场，清理会议现场。

3.会议组织者对会议进行总结，为下一次会议提供经验借鉴。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要应由指定的记录人员在会议结束后及时整理，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、主要讨论内容、决策结果等关键信息。

3.会议纪要经主持人审核无误后，应在规定时间内通过电子邮件、公司内部通讯平台等方式发送给所有参会人员及相关利益方。

二、会议决策的执行与跟踪

1.会议纪要中明确的决策事项应指定责任人和执行期限。

2.责任人应根据会议决策制定详细的工作计划，并按计划执行。

3.跟踪管理：设立专门的跟踪机制，对会议决策的执行情况进行定期检查和督促，确保决策落实到位。

三、问题反馈与协调

1.在会议决策执行过程中，如遇到问题或困难，责任人应及时反馈，并寻求协调解决。

2.对于重大问题，可再次召开会议进行讨论，必要时调整决策方案。

3.建立快速响应机制，确保问题能够得到及时有效的解决。

四、会议纪要的存档与查阅

1.会议纪要应作为公司重要文件进行存档，便于日后查询和追溯。

2.建立会议纪要查阅制度，确保相关人员能够在需要时方便地查阅到相关会议纪要。

3.会议纪要的存档应遵守公司保密规定，确保信息安全。

五、会议纪要的考核与评价

1.定期对会议纪要的执行情况进行考核，评价会议决策的实际效果。

2.考核结果作为相关人员工作绩效的评价依据，纳入个人和团队绩效考核体系。

3.通过考核评价，不断优化会议纪要的跟踪落实机制，提高会议决策的执行力和工作效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门或会议室管理部门提出申请。

2.预订时应提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便于安排合适的会议室和配备必要的设施。

3.预订成功后，会议组织者应按时使用会议室，如有变动，需提前通知行政部门进行修改。

二、会议室配置与设施

1.会议室应根据不同规模和需求，配备相应的设施，如投影仪、音响系统、白板、会议桌椅等。

2.行政部门负责定期检查会议室设施，确保设备正常运行，及时更新和维护。

3.会议室应保持干净整洁，提供必要的环境布置，如花卉、饮用水等。

三、会议室使用规范

1.会议期间，参会人员应遵守会议室使用规范，保持安静，不随意移动设施，不损坏公物。

2.严禁在会议室吸烟、进食或有其他影响会议进行的行为。

3.会议结束后，参会人员应协助清理会议室，恢复原状。

四、会议室安全管理

1.会议室使用期间，应确保安全出口畅通，消防设施完好。

2.会议组织者应对参会人员进行必要的安全提示，如紧急疏散路线、消防设施使用方法等。

3.行政部门应定期进行安全检查，排除安全隐患。

五、会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据公司工作时间合理设定，满足日常会议需求。

2.特殊情况下，如需在非工作时间使用会议室，应提前申请，并遵守公司的相关规定。

六、会议室预订优先级

1.会议室预订应遵循优先级原则，重要会议和紧急会议优先安排。

2.当会议室资源紧张时，行政部门可根据会议的重要性和紧急程度进行协调和调整。

七、会议室使用反馈

1.会议结束后，会议组织者应向行政部门提供会议室使用反馈，包括设施状况、服务满意度等。

2.行政部门根据反馈意见，不断改进会议室管理服务，提高会议室使用效率。

第五章附则

1.本管理制度自发布之日起生效，原有相关规