燃气公司会议管理制度

燃气公司会议管理制度第一章总则

为确保燃气公司会议的效率与效果，规范会议流程，加强会议纪要的跟踪落实，以及优化会议室的管理，特制定本会议管理制度。本制度适用于公司各类会议，旨在通过明确会议召开的程序、职责分工、决策流程及后续执行，推动公司决策的透明化、科学化和民主化。

一、会议目的

1.促进公司内部沟通与协作，统一思想，明确目标。

2.解决公司运营管理中的问题，提高工作效率。

3.传达上级指示，部署公司工作，确保政策落实。

二、会议类型

1.定期会议：包括但不限于年度会议、季度会议、月度会议、周例会等。

2.临时会议：针对特定问题或紧急事项召开的会议。

三、参会人员

1.与会议议题相关的公司领导、部门负责人、员工及其他相关人员。

2.特邀嘉宾或顾问，根据会议需要邀请。

四、会议组织

1.会议的召集、主持、记录等职责由相关部门或人员承担。

2.会议通知应及时发布，明确会议时间、地点、议程等。

3.参会人员应按时参加，不得无故缺席、迟到或早退。

五、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，避免影响会议进程。

2.会议内容应保密，不得擅自泄露给未参会人员。

3.参会人员应尊重他人意见，遵守会议纪律，积极参与讨论。

六、本制度的解释权归公司董事会所有，自发布之日起执行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。公司各部门应严格遵守本制度，共同维护会议的严肃性和高效性。

后续章节内容请根据本管理制度框架和实际需求进行补充完善。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的操作步骤，特制定以下会议流程：

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标，制定会议议程。

2.明确会议类型，选择合适的会议室。

3.确定参会人员名单，通知参会时间、地点及所需准备的材料。

4.准备会议所需的设备、资料、茶水等。

二、会议通知

1.会议通知应至少提前3个工作日发送至参会人员。

2.通知中应包含会议主题、时间、地点、议程、参会人员、主持人等信息。

3.特殊情况下，可采取电话、短信、即时通讯工具等方式通知。

三、会议签到

1.会议开始前10分钟，由会务组负责组织签到。

2.签到表应记录参会人员姓名、部门、签到时间等信息。

3.签到情况作为参会人员出勤考核的依据。

四、会议议程

1.会议主持人按照议程顺序组织讨论。

2.每个议题的讨论时间应控制在规定范围内，避免拖延。

3.与会人员应围绕议题展开讨论，提出建议和解决方案。

五、会议决策

1.会议主持人对议题进行总结，形成决策。

2.决策结果应记录在会议纪要中，明确责任人和完成时间。

3.重大决策需提交公司董事会审批。

六、会议记录

1.会议记录应详细记录会议议程、讨论内容、决策结果等。

2.记录人应在会议结束后及时整理会议纪要，并发送至参会人员确认。

3.会议纪要应保存完好，便于日后查询。

七、会议总结与反馈

1.会议结束后，主持人应对会议成果进行总结，并对参会人员表示感谢。

2.参会人员应将会议内容传达至所在部门，确保执行到位。

3.会务组应收集参会人员对会议流程、组织等方面的反馈，不断优化会议管理。

八、会议资料的归档

1.会议结束后，会务组应将会议资料、纪要等整理归档。

2.归档资料包括但不限于会议通知、签到表、会议议程、会议纪要等。

3.归档资料应便于查找，确保公司内部信息共享。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，为确保会议决策的有效执行，加强对会议纪要的跟踪落实，特制定以下规定：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，记录人应在24小时内完成会议纪要的整理，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决策结果等。

3.会议纪要需经主持人审核批准后，及时发送给参会人员及相关部门。

二、会议纪要的确认与反馈

1.参会人员应在收到会议纪要后2个工作日内进行确认，如有异议，应及时提出。

2.会议纪要的确认情况作为参会人员履行职责的依据。

3.记录人应对参会人员的反馈进行整理，如有必要，可进行补充或修改。

三、会议决策的执行与监督

1.各部门应根据会议纪要中的决策内容，制定具体的执行计划，明确责任人和完成时间。

2.责任人应按照执行计划推进工作，定期汇报进展情况。

3.主管部门应加强对决策执行的监督，确保会议决策落到实处。

四、会议纪要的跟踪与评估

1.会务组应设立专门的跟踪机制，对会议纪要的执行情况进行定期评估。

2.评估内容包括但不限于决策执行进度、成果、存在的问题等。

3.评估结果作为公司内部考核、奖惩的依据。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.公司员工可根据工作需要，申请查阅相关会议纪要。

3.查阅会议纪要时，应遵循保密原则，不得擅自泄露会议内容。

六、会议纪要的持续优化

1.会务组应定期收集会议纪要执行过程中的问题及改进建议。

2.结合实际需求，不断优化会议纪要的格式、内容、发布流程等。

3.提高会议纪要的实用性，使其更好地服务于公司决策执行和管理工作。

第四章会议室管理规定

为提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向会务组提交会议室申请。

2.申请应包括会议时间、预计参会人数、所需设备等。

3.会务组根据申请情况进行统筹安排，确保会议室合理使用。

二、会议室配置

1.会议室应配备必要的设施设备，如投影仪、音响、白板、会议桌椅等。

2.定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

3.根据会议需求，提供相应的会议用品，如笔记本、签字笔、水杯等。

三、会议室使用

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持室内整洁。

2.会议结束后，参会人员应将座椅归位，关闭设备，整理会议室。

3.若会议延期或取消，预订部门需及时通知会务组，以便重新安排会议室使用。

四、会议室安全与保密

1.会议室应设置门禁系统，非授权人员不得擅自进入。

2.会议室内讨论的内容应保密，不得泄露给未授权人员。

3.重要会议需加强安保措施，确保会议安全顺利进行。

五、会议室维护与保洁

1.定期对会议室进行保洁，确保卫生状况良好。

2.对于损坏的设备，应及时报修，确保会议室的正常使用。

3.鼓励节约使用会议室资源，降低公司运营成本。

六、会议室预约管理

1.会务组应建立会议室预约管理台账，记录会议室使用情况。

2.预约管理台账应包括会议日期、时间、预订部门、参会人数等信息。

3.定期分析会议室使用情况，优化会议室配置和预约制度，提高使用效率。

本章规定适用于公司所有会议室的管理，会务组应严格执行，并定期对规定进行评估和修订，以适应公司发展需求。

第五章附则

为确保会议管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归公司董事会所有，如有未尽事宜，董事会可予以补充、修改。

二、本制度自发布之日起执行，公司各部门应严格遵守，共同维护会议的严肃性和高效性。

三