2024年企业印章使用与保管规范细则

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2024年企业印章使用与保管规范细则本合同目录一览1.印章的定义与分类1.1印章的定义1.2印章的分类2.印章的使用范围2.1允许使用印章的范围2.2禁止使用印章的范围3.印章的保管3.1印章的存放3.2印章的携带3.3印章的保险4.印章的使用流程4.1印章使用的申请4.2印章使用的审批4.3印章使用的记录5.印章的责任人5.1印章使用责任人的确定5.2印章保管责任人的确定6.印章的交接6.1印章的移交6.2印章的接收7.印章的丢失与损坏7.1印章丢失的处理7.2印章损坏的处理8.印章的复制与销毁8.1印章的复制8.2印章的销毁9.印章使用的监督与检查9.1印章使用的监督9.2印章使用的检查10.印章使用的违规处理10.1印章使用的违规行为10.2违规行为的处理措施11.印章使用的培训与指导11.1印章使用培训的内容11.2印章使用指导的方式12.印章使用的记录与归档12.1印章使用记录的要求12.2印章使用记录的归档13.印章使用的信息technology管理13.1印章使用的信息化系统13.2印章使用的信息安全14.印章使用与保管的其他规定14.1印章使用与保管的补充规定14.2印章使用与保管的变更规定第一部分：合同如下：第一条印章的定义与分类1.1印章的定义印章是指企业为了证明其身份和权利，进行正式文件签署和其他法律行为而制作的有特定形状和内容的标记。1.2印章的分类印章分为企业法定印章和普通印章。企业法定印章包括企业公章、财务章、法人章等；普通印章包括部门章、项目章等。第二条印章的使用范围2.1允许使用印章的范围企业法定印章可用于签署合同、协议、重要文件等，具有法律效力的文件。普通印章可用于内部管理、日常文件签署等。2.2禁止使用印章的范围印章不得用于非法活动、私人事务、非企业正式文件等。任何情况下，不得将印章外借给个人或第三方使用。第三条印章的保管3.1印章的存放印章应存放在安全可靠的印章盒或保险箱中，确保印章不受损坏、丢失或被盗。3.2印章的携带印章在携带过程中，必须由授权人员负责，确保印章的安全，防止印章被他人非法使用。3.3印章的保险印章应办理相应的保险手续，以保障企业在印章丢失、损坏等情况下的合法权益。第四条印章的使用流程4.1印章使用的申请使用印章的人员应提前向上级主管提出书面申请，说明使用原因、范围和期限。4.2印章使用的审批上级主管对印章使用申请进行审批，审批通过后，将印章发放给申请人员。4.3印章使用的记录使用印章的人员应在使用后及时填写印章使用记录，包括使用时间、使用范围、使用文件等，并进行归档保存。第五条印章的责任人5.1印章使用责任人的确定印章使用责任人是指具有印章使用权限的人员，对印章的使用和保管负责。5.2印章保管责任人的确定印章保管责任人是指负责印章日常保管的人员，对印章的安全负责。第六条印章的交接6.1印章的移交印章在交接时，双方需当面核对印章数量和状态，确认无误后，由双方在交接记录上签字。6.2印章的接收印章接收人员需对印章进行认真检查，确保印章的完整和正常使用。如有问题，应立即向上级主管报告。第七条印章的丢失与损坏7.1印章丢失的处理一旦发现印章丢失，立即向上级主管报告，并采取相应措施，如报警、追溯使用记录等，以最大限度地减少损失。7.2印章损坏的处理如印章损坏，应立即停止使用，并向上级主管报告。根据损坏程度，决定是否重新制作印章。如需要重新制作，按规定的程序进行。第八条印章的复制与销毁8.1印章的复制印章复制需经企业高层批准，由专业人员进行，确保复制品的准确性和安全性。复制过程中，严格控制复制数量，确保不超出自用范围。8.2印章的销毁印章销毁应由企业高层审批，指定专人负责，采用可靠的方法彻底销毁，确保印章不再被非法使用。销毁过程需有详细记录，并由负责人签字确认。第九条印章使用的监督与检查9.1印章使用的监督企业应设立监督机构，对印章使用情况进行定期检查，确保印章使用符合规定，未出现违规行为。9.2印章使用的检查检查内容包括印章的使用记录、保管情况、是否存在违规使用等。检查结果应有书面报告，对发现的问题进行整改。第十条印章使用的违规处理10.1印章使用的违规行为印章使用违规行为包括但不限于：非法使用印章、印章丢失不报、印章复制超量、印章使用记录不完整等。10.2违规行为的处理措施对违规行为，企业将依据相关规定，对责任人进行处罚，包括但不限于：警告、罚款、停职、解除劳动合同等。情节严重者，将追究法律责任。第十一条印章使用的培训与指导11.1印章使用培训的内容印章使用培训包括印章的定义、分类、使用范围、使用流程、保管要求等。培训内容应结合实际情况，提高员工的法律意识和责任心。11.2印章使用指导的方式印章使用指导可通过内部培训、发放手册、在线学习等方式进行。企业应定期组织培训，确保员工掌握印章使用的正确方法。第十二条印章使用的记录与归档12.1印章使用记录的要求印章使用记录应包括使用时间、使用人员、使用原因、使用文件等信息，要求字迹清晰、内容真实。12.2印章使用记录的归档印章使用记录应按照企业档案管理要求进行归档，便于查询、审计和检查。归档记录应确保完整、准确，不得随意篡改。第十三条印章使用的信息technology管理13.1印章使用的信息化系统企业应建立印章使用的信息化管理系统，实现印章使用的在线申请、审批、记录等功能，提高工作效率，降低管理成本。13.2印章使用的信息安全印章使用的信息化系统应确保信息安全，防止印章信息泄露、被非法使用。企业应定期对系统进行维护、升级，确保系统稳定运行。第十四条印章使用与保管的其他规定14.1印章使用与保管的补充规定本合同未尽事宜，可根据实际情况，由企业制定补充规定，报请相关部门审批后实施。14.2印章使用与保管的变更规定合同如有变更，需经企业高层审批，并以书面形式通知所有合同相关人员。变更内容应明确、具体，确保各方权益不受影响。第二部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件1：印章使用申请表详细要求：申请者需提供个人信息、使用原因、使用时间、使用范围等信息，由上级主管审批。附件2：印章使用记录表详细要求：记录印章使用的时间、地点、使用人员、使用文件等信息，由使用责任人填写并归档。附件3：印章保管责任人确认书详细要求：明确印章保管责任人的身份信息、保管职责和要求，由责任人签字确认。附件4：印章交接记录表详细要求：记录印章交接的时间、地点、双方签字等信息，确保印章交接过程有据可查。附件5：印章复制审批表详细要求：申请复制印章时，需提供复制原因、数量、使用范围等信息，由企业高层审批。附件6：印章销毁记录表详细要求：记录印章销毁的时间、地点、方法、负责人等信息，由销毁责任人签字确认。附件7：印章使用监督检查表详细要求：记录印章使用监督检查的时间、内容、发现问题及整改措施等信息。附件8：印章使用违规行为处理表详细要求：记录违规行为的时间、地点、涉及人员、处理措施等信息。附件9：印章使用培训资料详细要求：包含印章使用培训的内容、时间、地点、参与人员等信息。附件10：印章使用信息化管理系统操作手册详细要求：详细介绍印章使用信息化管理系统的操作步骤、功能介绍等。说明二：违约行为及责任认定：1.印章使用未经审批违约行为：未经审批擅自使用印章。责任认定：使用责任人需承担违约责任，包括但不限于罚款、停职等。示例说明：未经审批，使用企业公章签署了一份合同，导致企业损失5万元。根据合同规定，需承担相应的违约责任。2.印章丢失不及时报告违约行为：印章丢失后，未及时向上级主管报告。责任认定：保管责任人需承担违约责任，包括但不限于罚款、解除劳动合同等。示例说明：保管的印章丢失，未及时报告，导致企业损失10万元。根据合同规定，需承担相应的违约责任。3.印章复制超量违约行为：未经批准，超量复制印章。责任认定：复制责任人需承担违约责任，包括但不限于罚款、停职等。示例说明：未经批准，私自复制了5枚企业公章，用于非法目的。根据合同规定，需承担相应的违约责任。4.印章使用记录不完整违约行为：印章使用记录不完整，无法追溯印章使用情况。责任认定：使用责任人需承担违约责任，包括但不限于罚款、警告等。示例说明：赵六使用印章签署文件，但未填写使用记录，导致企业无法追溯印章使用情况。根据合同规定，赵六需承担相应的违约责任。说明三：法律名词及解释：1.企业：指具有独立法人资格，从事生产、经营活动的组织。2.印章：指企业为了证明其身份和权利，进行正式文件签署和其他法律行为而制作的有特定形状和内容的标记。3.法定印章：指企业根据法律规定必须使用的印章，如企业公章、财务章、