2024年企业合同归档管理细则要点

标准合同模板范本甲方：XXX乙方：XXX20XXPERSONALRESUMERESUMEPERSONAL标准合同模板范本甲方：XXX乙方：XXX20XXPERSONALRESUMERESUMEPERSONAL

2024年企业合同归档管理细则要点本合同目录一览1.归档管理概述1.1归档范围1.2归档标准1.3归档流程2.归档资料分类2.1分类标准2.2分类体系2.3分类管理3.归档资料整理3.1资料整理要求3.2资料编号规则3.3资料装订要求4.归档资料存储4.1存储环境要求4.2存储设备选择4.3存储安全管理5.归档资料查阅5.1查阅权限5.2查阅流程5.3查阅记录6.归档资料借阅6.1借阅手续6.2借阅期限6.3借阅归还7.归档资料销毁7.1销毁审批7.2销毁程序7.3销毁记录8.归档资料保管8.1保管责任8.2保管期限8.3保管检查9.归档资料信息化管理9.1信息化建设9.2电子档案管理9.3信息安全保障10.归档管理培训与指导10.1培训内容10.2培训方式10.3指导与监督11.归档管理考核与奖惩11.1考核指标11.2考核程序11.3奖惩措施12.归档管理协调与沟通12.1协调机制12.2沟通渠道12.3问题处理13.归档管理外部合作13.1合作范围13.2合作方式13.3合作流程14.归档管理应急预案14.1应急情况分类14.2应急处理流程14.3应急演练与培训第一部分：合同如下：第一条归档管理概述1.1归档范围本合同归档范围包括企业合同及其相关的补充协议、谈判记录、审批文件、签署文本、履行情况记录等全部合同资料。1.2归档标准归档资料应符合国家相关法律法规和企业内部管理规定，确保资料的真实性、完整性、有效性和可追溯性。1.3归档流程归档流程包括资料收集、分类、整理、编号、存储、查阅、借阅、销毁等环节，各环节应严格按照规定程序操作。第二条归档资料分类2.1分类标准根据合同内容、性质、对象等因素，对归档资料进行合理分类，确保资料检索的便捷性和准确性。2.2分类体系建立合同分类体系，包括合同类型、合同对方、合同内容等维度，形成层次清晰、结构合理的分类体系。2.3分类管理对归档资料进行分类管理，确保资料的有序存放，便于查阅和利用。第三条归档资料整理3.1资料整理要求归档资料应按照分类顺序进行整理，确保资料的完整性和连续性。3.2资料编号规则归档资料应赋予唯一的编号，编号规则包括合同编号、类别、年份、序号等要素。3.3资料装订要求归档资料应采用适当的装订方式，保证资料的耐久性和便于查阅。第四条归档资料存储4.1存储环境要求4.2存储设备选择根据归档资料的数量和保存期限，选择合适的存储设备，如纸质档案柜、电子档案柜等。4.3存储安全管理建立存储安全管理体系，确保归档资料的安全和保密。第五条归档资料查阅5.1查阅权限查阅归档资料应按照企业内部管理规定，确定查阅人员的权限。5.2查阅流程查阅流程包括查阅申请、审批、登记、查阅、复制等环节，各环节应严格按照规定操作。5.3查阅记录查阅归档资料时，应做好查阅记录，包括查阅人员、查阅时间、查阅内容等。第六条归档资料借阅6.1借阅手续借阅归档资料应办理相应的手续，包括借阅申请、审批、登记等。6.2借阅期限借阅归档资料的期限应根据资料的重要性和紧急程度确定，最长不超过三个月。6.3借阅归还借阅到期后，应及时归还归档资料，并进行归还确认。第八条归档资料销毁8.1销毁审批归档资料销毁前，应进行审批，审批程序包括提交销毁申请、审核、批准等。8.2销毁程序销毁程序包括销毁清单编制、销毁方式选择、销毁过程监督等，确保销毁资料无法恢复。8.3销毁记录销毁归档资料时，应做好销毁记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁人员等。第九条归档资料保管9.1保管责任归档资料的保管责任由企业相关部门承担，确保资料的安全和完整。9.2保管期限归档资料的保管期限应根据国家法律法规和企业内部管理规定确定。9.3保管检查定期对归档资料进行保管检查，确保资料的完好无损。第十条归档资料信息化管理10.1信息化建设建立归档资料信息化管理系统，实现资料的电子化、网络化和智能化。10.2电子档案管理电子档案应按照相关标准进行著录、存储、检索、备份等管理。10.3信息安全保障采取必要的信息安全措施，确保电子档案的数据安全和不泄露。第十一条归档管理培训与指导11.1培训内容归档管理培训内容包括归档制度、归档流程、归档要求等。11.2培训方式培训方式包括内部培训、外部培训、在线培训等。11.3指导与监督对归档管理工作进行指导与监督，确保归档管理工作的顺利进行。第十二条归档管理考核与奖惩12.1考核指标归档管理考核指标包括归档及时性、归档完整性、归档准确性等。12.2考核程序考核程序包括定期考核、特殊考核、考核结果反馈等。12.3奖惩措施根据考核结果，对归档管理工作进行奖励或惩罚。第十三条归档管理协调与沟通13.1协调机制建立归档管理协调机制，解决归档管理中的问题和矛盾。13.2沟通渠道沟通渠道包括内部沟通渠道和外部沟通渠道。13.3问题处理对归档管理中出现的问题进行及时处理，确保归档管理工作的正常进行。第十四条归档管理外部合作14.1合作范围归档管理外部合作范围包括与政府机关、行业协会、专业机构等合作。14.2合作方式合作方式包括数据共享、业务合作、技术支持等。14.3合作流程合作流程包括合作意向沟通、合作协议签订、合作项目实施等。第十五条归档管理应急预案15.1应急情况分类归档管理应急预案应对火灾、水灾、盗窃等可能导致归档资料损毁的紧急情况进行分类。15.2应急处理流程针对不同应急情况，制定相应的应急处理流程，确保归档资料的安全。15.3应急演练与培训定期进行归档管理应急预案的演练和培训，提高应对突发事件的能力。第二部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件1：归档管理范围及分类标准详细列出归档管理的范围和分类标准，包括合同类型、合同对方、合同内容等维度。附件2：归档资料整理编号规则详细规定归档资料的编号规则，包括编号的构成、编制方法和要求。附件3：归档资料存储环境要求详细说明归档资料存储的环境要求，包括防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防腐、防磁等条件。附件4：归档资料查阅借阅流程详细规定归档资料的查阅和借阅流程，包括查阅申请、审批、登记、查阅、复制等环节。附件5：归档资料销毁程序详细说明归档资料销毁的程序，包括销毁申请、审批、销毁方式选择、销毁过程监督等。附件6：归档资料保管责任分配详细列出归档资料保管的责任分配，包括责任部门、责任人和责任范围。附件7：归档资料信息化管理系统使用说明详细说明归档资料信息化管理系统的使用方法、功能模块、操作指南等。附件8：归档管理考核指标及评分标准详细列出归档管理的考核指标和评分标准，包括归档及时性、归档完整性、归档准确性等。附件9：归档管理协调沟通机制详细说明归档管理的协调沟通机制，包括协调程序、沟通渠道和问题处理流程。附件10：归档管理外部合作协议范本提供归档管理外部合作协议的范本，包括合作范围、合作方式、合作流程等内容。附件11：归档管理应急预案详细列出归档管理的应急预案，包括应急情况分类、应急处理流程、应急演练与培训等。说明二：违约行为及责任认定：1.归档资料的收集、整理、编号、存储、查阅、借阅、销毁等环节不符合合同规定的要求。2.归档资料的保管不善，导致资料损毁、丢失或泄露。3.未按照约定时间归还归档资料，或未按规定办理借阅手续。4.未按照约定进行归档管理的考核和评估，或未及时处理归档管理中出现的问题。责任认定标准：1.违反上述违约行为，应承担相应的责任，包括但不限于赔偿损失、承担违约金等。2.违约行为的认定应根据合同规定和相关法律法规进行。3.违约责任的具体认定和处理应由违约方承担，并按照合同约定和法律规定进行。示例说明：如果一方未按照约定时间归还归档资料，导致资料损毁或丢失，应承担相应的赔偿责任。具体赔偿金额和方式应根据合同约定和实际情况进行认定。说明三：法律名词及解释：1.归档管理：指企业对合同及其相关资料进行收集、整理、编号、存储、查阅、借阅、销毁等环节的管理活动。2.归档资料：指企业合同及其相关的补充协议、谈判记录、审批文件、签署文本、履行情况记录等全部合同资料。3.归档范围：指合同归档管理所涉及的具体资料内容和范围。4.归档标准：指对归档资料进行分类、整理、编号等环节所遵循的标准和要求。5.归档流程：指归档资料从收集到销毁的整个流程和程序。6.归档资料分类：指根据合同内容、性质、对象等因素，对归档资料进行合理的分类和归类。7.归档资料整理：指对归档资料进行有序的整理、编号、装订等操作，确保资料的完整性和可追溯性。8.归档资料存储：指对归档资料进行安全的存储和保管，防止资料的损毁、丢失或