总经办管理手册

总经办管理手册

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1、本手册由总经理授权总经办组织编制与修订。

2、本手册的解释说明权属公司总经办。

3、本手册的未尽事宜经授权后，由公司总经办补充。

•本手册自公司批准之日起执行，修改亦同

•本手册每年评审、修订一次，由总经办组织，以确保本手册持

续适宜、有效。

•本手册主要起草人：

•本手册归口管理单位/部门：总经办

•本手册批准人：

目录

一、总经办组织结构........................................................4

二、总经办工作职责........................................................4

三、总经办工作权限.......................................................5

四、总经办岗位规范.......................................................6

1、总经办主任岗位规范....................................................6

2、行政管理员岗位规范....................................................7

3、文秘岗位规范..........................................................8

4、司机岗位规范..........................................................9

5、保安岗位规范..........................................................10

6、保洁员岗位规范........................................................11

五、总经办关键工作流程管理规范..........................................11

1招聘管理规范.........................................................11

2员工离职管理规范....................................................21

3内部调动管理规范....................................................26

4内部竞聘管理规范....................................................31

5员工培训管理规范....................................................37

6目标绩效管理规范....................................................45

7薪酬调整管理规范....................................................52

8发文管理规范........................................................55

9文档管理规范........................................................57

10会议管理规范........................................................59

11车辆管理规范........................................................62

12记录表单控制一览表..................................................65

一、总经办组织结构

3

二、总经办工作职责

工作内容工作职责

1.1负责根据公司战略规划拟定或修订公司组织机构；

1.2负责组织编制、修订公司各部门职责与权限及其岗位规范

1.3负责制定公司人力资源管理各项制度，经公司批准后组织落实

1.4负责协调和组织各部门定岗定编、员工招聘、人才选拔，持续不断地向各部门输送优秀人才

1、人力资源管理

1.5负责建立公司薪资体系并组织实施、调整和管理

1.6负责建立公司绩效管理体系并组织实施、调整和管理

1.7负责建立公司培训管理体系并组织实施、调整和管理

1.8负责公司人事档案、社会保险与劳动合同管理

2.1负责组织完善公司各项管理制度并组织落实与监督

2.2负责策划与组织推行目标管理体系

2、企业管理2.3负责策划、组织实施公司的管理改进

2.4负责向各部门传达、布置、检查、督办总经理办公会决定的事项，并及时督办和反馈结果

2.5负责根据需要和领导指示，开展调查研究，为总经理办公会的决策提供参谋

3.1负责组织公司企业文化建设的整体策划与管理

3.2负责各类报刊的订阅与管理

3.3负责公司宣传窗的策划与制作

3、企业文化建设

3.4负责对外宣传的统一管理

3.5负责网站建设与维护

3.6负责策划、组织、实施公司各类文体活动

4.1负责公司行政事务的对外日常联络工作，来宾来访的接待、礼品的发放

4.2负责公司车辆（公务车）的调度、年检、日常维护，负责公司通讯设施的安装与维护

4.3负责公司厂车、保卫、消防、安全、食堂、绿化和公共卫生等事项的管理工作

4.4负责办公用品的发放与管理

4.5负责协调处理各部门之间的关系

4、行政后勤管理4.6负责员工意见、建议、投诉、纠纷的处理

4.7负责公司法律事务工作，统一协调处理公司决策、经营和管理中的法律事务

4.8负责公司商标、专利申请的管理及公司工商注册、年审年检相关事务

4.9负责组织编制各类行政报表与材料并上报

4.10负责员工工服、名片、胸卡的制作与管理

4.11负责公司考勤管理

5、信息化管理5.1负责公司管理信息系统的策划、建设与发展

5.2负责组织统•构建并管理公司的网络系统

5.3负责信息系统软硬件厂商的搜集、选择与管理

5.4负责建立健全公司信息系统的安全保密机制，防止公司重要信息资源的外泄与数据的丢失

6.1负责公司各类来访来客的接待和联谊、公关事宜的组织、安排与落实

6、公共关系管理6.2负责与政府相关职能部门建立并维持良好的合作关系

6.3负责建立健全公司危机管理机制并落实

7.1负责制定公司会议管理制度，并监督执行

7、会议管理7.2负责负责公司各类会议的筹备、召开等会议组织工作、会议记录和存档

7.3负责公司会议室、会议设备的统一调配与管理

8.1负责安排公司领导出访出差与来宾来访的接待

8.2负责公司有关文稿的起草

8.3负责文件文字、文号等规范化审核

8.4负责公司管理和行政文件的收发、审核、归档和控制

8、文秘服务与档案8.5负责外来文件收发、传递、处理、归档和控制

管理8.6负责制定档案管理制度，并监督执

8.7负责编制档案文件资料目录、卡片、索引等

8.8负责对各类档案材料（包括技术性图书、磁盘及相关资料）的收集、登记、统计与保管

8.9负责办理文件、档案的借阅、利用、销毁、移交等相关手续

8.10负责对各部门单位档案文件管理的指导、培训与监督

三、总经办工作权限

1、公司重大活动知情权

2、对公司管理制度的解释权。

2、公司管理制度的制订、修订的审核权。

3、公司管理制度执行的监督权。

4、会议决议的督办查办权

5、各部门职责权限和定岗定编审核权。

6、人才选拔建议权

7、员工录用与辞退的建议权

8、会议资源调配权。

9、对破坏环境绿化、卫生和公共财物行为的处罚权。

10、有权制止、提请处罚不符合公司文化的各种行为。

11、车辆调度权

12、对违反档案管理制度行为的处理建议权

13、文件规范化审核权

14、网络资源使用的分配权

15、信息化系统软硬件供应商的建议权

16、本部门员工调动、奖惩、考核权

四、总经办岗位规范

1、总经办主任岗位规范

岗位编号所在部门总经办岗位名称主任定员1

直接上级总经理直接下级行政管理员、文秘、司机、保安、保洁员、食堂管理员薪酬等级

职责概述在总经理领导下负责公司制度管理、行政后勤、人力资源管理、公共关系与法律事务的具体工作。

任职基本条件

5

性别不限年龄35岁以上|学历要求大专以上

专业要求企业管理或人力资源专业

工作经验3年以上办公室管理工作经验。

可升迁至此的岗位路线行政管理员f本岗位

岗位关系可由此升迁的发展路线本岗位一副总

可相互转换的岗位无

工作类别岗位职责工作权限

1、负责根据公司战略规划拟定或修订公司组织机构；1公司重大活动知情权

2、对公司管理制度的

2、负责组织编制、修订公司各部门职责与权限及其岗位规范

解释权。

3、负责组织制定公司人力资源管理各项制度，经公司批准后组织落2.管理制度的制、修订

人力资源

4、负责组织各部门定岗定编、员工招聘、人才选拔工作的审核权。

管理3.管理制度执行的监

5、负责建立公司薪资体系并组织实施、调整和管理

督权。

6、负责建立公司绩效管理体系并组织实施、调整和管理4、总经理办公会议决

7、负责建立公司培训管理体系并组织实施、调整和管议的督办查办权

5、部门职责权限和定

1、负责组织完善公司各项管理制度并组织落实与监督

岗定编审核权。

2、负责策划与组织推行目标管理体系6、人才选拔建议权

3、负责策划、组织实施公司的管理改进7、员工录用与辞退的

建议权

4、负责向各部门传达、检查、督办总经理办公会决定的事项，并进行督办查办

8、、有权制止、提请处

5、负责根据需要和领导指示，组织开展调查研究，为总经理办公会的决策提供参谋罚不符合公司文化的

6、负责组织公司企业文化建设的整体策划与管理各种行为。

9、车辆调度权

企业管理7、负责公司有关文稿的起草

10、各部门绩效考核的

8、负责公司管理文件的审核监督权

9、草拟、审核公司对外行文、函电及报告，处理政府机关来文、其他单位来文来函1k对外行文的审核权

12、安全生产的监督检

、负责指导落实与检查公司安全生产责任制，杜绝安全隐患

10查权

11、负责公司车辆（公务车）的调度13、行政费用的审核权

12、负责公司行政费用开支的审核。14、公司管理文件审核

权

、负责协调处理各部门之间的关系

1315、下属员工的调配、

1、负责公司各类来访来客的接待和联谊、公关事宜的组织、安排与落实考核奖惩权。

2、负责与政府相关职能部门建立并维持良好的合作关系

公共关系

3、负责建立健全公司危机管理机制并组织落实

4、负责公司法律事务工作，统一协调处理公司决策、经营和管理中的法律事务

岗位应知岗位应会

1、IS09000标准相关知识2、5s管理知识1.撰写各类文稿2.计算机操作

3.劳动法、合同法、公司法等相关法律3.熟悉政府部门办事程序4.制修订公司各项管理制度

4.人力资源管理相关知识5.目标管理

定期工作标准

1、每月组织总经理办公会议5,公司年度员工培训计划

2,每月公司考核数据汇总统计6,每季度组织1次员工座谈会

3、每月组织1次安全生产检查7、编制部门年度/季度/月度工作计划和总结

4、组织月度/季度/年度部门员工考核

2、行政管理员岗位规范

岗位编号所在部门总经办岗位名称行政管理员定员1

直接上级总经办主任直接下级无薪酬等级

职责概述在总经办主任的领导下，负责做好公司行政后勤管理工作

任职基本条件

性另！J不限年龄30以上学历要求高中以上

专业要求企业管理专业

工作经验2年以上办公室工作经验。

可升迁至此的岗位路线无

岗位关系可由此升迁的发展路线本岗位f总经办主任

可相互转换的岗位文秘

工作类别岗位职责工作权限

1、负责公司行政事务的对外日常联络工作，来宾来访的接待、礼品的发放

2、负责公司通讯设施的安装与维护

3、负责公司保卫、消防、安全、食堂、绿化和公共卫生等事项的管理工作1、会议决议的督办查

办

4、负责办公用品的发放与管理

2、会议资源调配权

行政后勤5、负责公司行政文件的审核

3、对破坏环境绿化、治

6、负责员工意见、建议、投诉、纠纷的处理

管理安、卫生和公共财物行

7、负责公司商标、专利申请的管理及公司工商注册、年审年检相关事务

为的处罚权。

8、负责组织编制各类行政报表与材料并上报

4、有权制止、提请处罚

9、负责员工工服、名片、胸卡的制作与管理不符合公司文化的各种

10、负责公司考勤管理行为

1、负责公司管理信息系统的策划、建设与发展5、网络资源使用的分配

2、负责组织统一构建并管理公司的网络系统权

信息化

3、负责信息系统软硬件厂商的搜集、选择与管理

管理6、公司行政文件的审核

4、负责建立健全公司信息系统的安全保密机制，防止公司重要信息资源的外泄权

与数据的丢失7、信息化系统软硬件供

1、负责制定公司会议管理制度，并监督执行应商的建议权

会议管理2、负责负责公司各类会议的筹备、召开等会议组织工作、会议记录和存档

3、负责公司会议室、会议设备的统一调配与管理

岗位应知岗位应会

1、IS09000标准相关知识1、通讯设施维护

2、5s管理知识2、编制行政文件

3、劳动法、合同法、公司法等相关法律3、商标与专利申请

4、信息化管理相关知识4、主持会议

定期工作标准

1、每月组织1次消防安全检查

2、每月组织1次卫生检查

3、每月1次考勤统计

3、文秘岗位规范

岗位编号所在部门总经办岗位名称文秘定员1

直接上级总经办主任直接下级无薪酬等级

职责概述在总经办主任的领导下，负责做好员工招聘、人事档案、文秘服务与档案管理及员工社保工作

任职基本条件

性别不限年龄25岁以上学历要求高中以上

专业要求文秘专业

工作经验1年以上文秘或人事管理工作经验。

可升迁至此的岗位路线无

岗位

可由此升迁的发展路线本岗位f总经办主任

关系

可相互转换的岗位行政管理员

工作类别岗位职责工作权限

人事管理1、负责根据招聘计划具体实施员工招聘工作，办理招聘录用与离职手1、员工录用建议权

7

续，办理员工投保、退保事宜2、对违反档案管理制

2、负责公司人事档案、社会保险与劳动合同管理度行为的处理建议权

1、负责安排公司领导出访出差与来宾来访的接待3、文件规范化审核权

2、负责文件文字、文号等规范化审核

文秘服务3、负责完成办公室主任安排的文字打印与复印工作

4、负责公司管理和行政文件的收发、归档和控制

5、负责外来文件收发、传递、处理、归档和控制

1、负责制定档案管理制度，并监督执行

2、负责编制档案文件资料目录、卡片、索引等

3、负责对各类档案材料（包括技术性图书、磁盘及相关资料）的收集、登记、

档案管理

统计与保管

4、负责办理文件、档案的借阅、利用、销毁、移交等相关手续

5、负责对各部门单位档案文件管理的指导、培训与监督

岗位应知岗位应会

1、办理员工招聘录用与离职手续

1、IS09000标准相关知识

2、建立人事档案

2、5s管理相关知识

3、办理员工保险

3、档案管理知识

4、档案管理

定期工作标准

4、司机岗位规范

岗位编号所在部门总经办岗位名称司机定员-1

直接上级总经办主任直接下级无薪酬等级

职责概述负责完成公司安排的出车任务与车辆的维护保养。

任职基本条件

性别不限年龄25岁以上学历要求高中以上

专业要求具有驾驶证

工作经验1年以上驾龄

可升迁至此的岗位路线无

岗位

可由此升迁的发展路线本岗位f行政管理员

关系

可相互转换的岗位无

工作类别岗位职责工作权限

1、负责根据总经办主任的安排完成出车任务，确保交通安全

车辆驾驶、有权拒绝不符合公司

2、负责及时处理交通违章记录1

规定的出车任务

1、负责车辆的维护保养，确保车辆整洁与车况良好

2、车辆维护保养的建议

车辆维护2、负责车辆的年检与相关费用的缴纳

权

3、负责按规定到指定地点维修车辆，并提供详尽的支出明细

岗位应知岗位应会

1、熟悉交通法规；1、车辆驾驶

2、熟悉公司车辆管理制度；2、车辆维护

3、了解汽车维修的相关知识3、处理违章记录

每天必做工作定期工作标准

1、每周1次车辆清洗

1、车况检查

2、车辆年检

5、保安岗位规范

岗位编号所在部门总经办岗位名称保安定员8

直接上级总经办主任直接下级无薪酬等级

职责概述负责厂区消防、保卫、交通和人员与物资进出公司的管理

任职基本条件

性另不限年龄28岁以上学历要求高中以上

专业要求不限

工作经验1年以上保安工作经验。

可升迁至此的岗位路线无

岗位

可由此升迁的发展路线本岗位一行政管理员

关系

可相互转换的岗位无

工作类别岗位职责工作权限

1、负责公司有关防火防盗、保卫等规章制度的执行并做好记录

2、定期组织检查公司各部位的防火安全和保卫设施并做好记录，及时发现隐

患并上报，督促和监督有关部门限期整改

1、消防安全的检查权

、负责公司消防器材、设施的配置、维护、更换、定检工作，保证完好有效

消防保卫32、有权制止一切违反公

管理4、在总经办主任的指挥下处理治安、火灾等突发性事件，及时调查事件原因司消防、治安、交通与出

5、组织义务消防队的日常训练、演习、扑救火灾工作入管理的行为

6、负责对实施员工进行防火安全培训3、出入公司人员与物质

7、负责公司各区域的治安巡逻与检查的检查权

1、负责出入公司大门的人员与物质的登记与检查4、员工考勤的监督权

2、负责员工考勤的监督5、有权阻止不符合公司

门卫管理

3、负责各部门报刊与信函的递送规定的车辆通行

4、完成总经办主任交办的其他工作任务

交通管理负责厂区车辆的交通指挥与停放管理

岗位应知岗位应会

1、消防安全管理相关知识2、熟悉公司消防、治安、

交通与门卫的规章制度；3、了解公司产品的相关知1、消防检查与演戏2、消防培训3、交通指挥

识4、熟悉治安管理相关法律法规。

每天必做工作定期工作标准

1、出入登记与检查

2、考勤监督1、每周1次消防检查

3、消防巡逻2、每半年组织1次消防演练

4、报刊信函的传递

6、保洁员岗位规范

岗位编号所在部门总经办岗位名称保洁员定员3

直接上级总经办主任直接下级无薪酬等级

职责概述负责公司公共卫生的清洁、清扫与整理，确保公司公共场所的整洁有序

任职基本条件

9

性别不限年龄25以上学历要求不限

专业要求不限

工作经验不限

可升迁至此的岗位路线无

岗位

可由此升迁的发展路线本岗位f行政管理员

关系

可相互转换的岗位无

工作类别岗位职责工作权限

1、负责公司责任区域的清洁卫生

2、负责公司责任区域的杂物整理

卫生保洁

3、负责保洁工具的维护保养，确保卫生与有用

4、负责完成总经办主任交办的其他工作任务

岗位应知岗位应会

公司环境卫生相关规章制度分辨整理有用与无用物品

定期工作标准

每天进行责任区域的卫生保洁

五、总经办关键工作流程管理规范

招聘管理规范

1目的

为规范公司的员工招聘录用管理工作，保障公司人力资源配置满足公司发展需求

2适用范围

公司各部门员工招聘录用

3职责

1、用人部门：负责提出用人申请，参与应聘人员的面试，对试用员工进行考核评价；

2、文秘：文秘负责组织实施人员招聘，包括制定招聘计划、发布招聘信息、组织现场招聘、

应聘人员的初选、组织安排面试或笔试、录用手续办理和聘用人员档案管理等；

3、总经办主任：负责审核招聘计划，参加应聘人员的面试

4、副总经理：负责批准分管部门普通员工的聘用。

5、总经理：负责批准班组长以上管理人员的聘用。

4工作流程

工作流程图责任部门/人相关文件/表格

(用人需求/人力资源规划用人部门《员工招聘需

(2)

用人部门/文秘

确定招聘渠道与费用(3)求表》

文秘

《员工招聘需

八

总经办主任

未求表》

通

总经理

招聘计划

未

通文秘

过招聘计划

文秘/总经办主任

/用人部门主管招聘计划

文秘

招聘广告

用人部门主管/

应聘登记表

文秘

面试评定表

员工劳动合同

新员工上岗通

知

转正考核表

5控制要点

⑴用人部门提前1个月向总经办提交《员工招聘需求表》，临时招聘至少提前10天向总经

办提交《员工招聘需求表》

⑵《员工招聘需求表》必须明确所聘人员的任职资格条件，由文秘与用人部门进行确认。

⑶文秘汇总各部门提交的《员工招聘需求表》，确定招聘渠道与招聘费用后制定《招聘计

划》

⑷总经办主任审核《招聘计划》后提交总经理批准

⑸文秘根据批准的《招聘计划》发布招聘广告，收集应聘材料，并对应聘人员对照招聘需

求进行初步筛选，对符合人员发出面试通知

⑹面试由总经办文秘组织，应聘人员填写《应聘登记表》。普通员工由用人部门主管进行

面试，面试合格者经分管副总经理批准后通知录用；班组长以上人员由总经办主任初步面试,

11

面试合格者由总经理或总经理委托副总经理进行复试，合格者经总经理批准后通知录用；面

试人员根据面试结果填写《面试评定表》，必要时由总经办组织对应聘人员进行笔试。

⑺对面试合格者由文秘发出《录用通知书》，通知录用并办理录用手续，签订《员工劳动

合同》

⑻对录用人员由文秘填写《试岗通知单》安排到相应部门进行上岗试用。

⑼新进员工由所在部门主管进行试用考核，并填写《转正考核表》，试用考核合格者由文

秘办理转正手续后正式上岗

（10）《应聘登记表》、《面试评定表》、《员工劳动合同》、《录用通知书》、《试岗通知单》与《转

正考核表》作为档案资料由文秘统一建立员工档案存档保管。

附录：表单记录

员工招聘需求表

需求职位需求人数部门预计报到日期

1.申请理由（请在合适口处打“J”）

□替补空缺职位

姓名：

理由：口调出口重新安排□晋升□辞职□终止合同

口其它（请说明_______________________）

□额外员工需求：口预算内口预算外

理由：口新设立职位□工作量增加□其它（请说明__________________）

□正式工□临时工

2.职位要求：

工作经历：

工作技能：

专业资格：

其它要求：

部门主管意见总经办意见总经理意见

注：本需求表应由部门主管填写并交总经办。请注意，除非将本表填写完整并递交核准，否

则总经办将不能开展任何招聘工作。

招聘计划

NQ招聘岗位人数需求部门到岗时间招聘渠道录用条件

招聘时间招聘费用预算招聘工作人员总经办主任总经理

录用通知书

_______________先生/女士：

一.欢迎您加入XX,本公司十分高兴有此机会邀请您加入我们团队，一同为公司的成长而努

力。

自年月日起，您将就任本公司岗位。请准备下列材料于

年月日，前来我公司报到：

□学历证书（原件）□身份证□离职证明

□证件照2张□其他_________________________________________

二.按照公司之规定，试用期为个月。

13

其他有关薪资、奖金、社会保险等福利待遇悉依本公司之规定办理。

如您对上述事项有任何疑问或建议，欢迎随时与本公司联络。

联系人：电话：

总经办：

年月日

本人愿接受总公司之聘请，自年月日起就任

岗位，任职期间愿遵守公司之各项有关规定。

立约人（签章）：

说明:水甲一式二金，签名后双方各执一份。

应聘登记表

应聘岗位：

姓名性别出生年月年月日

籍贯血型政治面貌学历

婚否身份证号码近

照

电话手机E-mai1

户籍

地址

通讯

邮编

地址

入校离校科系证件

学校名称备注

时间时间专业是否齐全

学

历

到职离职离职

单位名称岗位月薪

时间时间原因

个

人

经

历

称谓姓名年龄职业服务单位

家

庭

状

况

语言能力英语（口优□良□一般□差）其他：

希望待遇元/月可正式上班时间年月日

本人慎重申明以上所填各项均属确实，如有虚假情报，愿受不予录用或免职处分。

签名：填表时间：

新员工上岗通知单

_____________部门：

经公司审核同意，今有新员工名（具体名单见下表）到你处报到，试用期：年月

日〜年月日，公司已进行了岗前安全教育，请予接收并安排工作，试用期间由你

部结合岗位实际再进行岗位技能和操作安全培训，培训后，请将《新员工安全培训记录》返

回总经办存档，试用期按期或提前转正，请你部根据试用情况，适时上报。

特此

通知

总经办：