高职院校二级学院教学文档管理工作初探

高职院校二级学院教学文档管理工作初探摘要：教学文档是反映高职院校教学与改革历史进程的主要依据，教学文档质量也反映了高职院校教学与管理的层次，本文从教学文档的分类、归档及保管等几个方面谈谈如何做好高职院校教学文档管理工作。

关键词 ：高职教学文档分类归档保管

教学文档是组织教学、设计并指导教学运行，记载教学运行过程、评价教学效果、总结教学经验等各类文字资料的总称，是高职院校档案工作的主体和核心。教学文档管理工作是教学运行管理工作的重要组成部分，教学文档的质量和管理水平直接关系到高职院校教学规范化管理的程度和档案建设水平。现结合多年教学管理经验对高职院校教学文档管理工作进行总结，以期对规范高职院校教学文档管理工作有所裨益。

1教学文档管理的部门

教学文档管理分学院、二级学院、室三级管理，教务处为学院一级管理的教学文档收集整理主体部门，负责定期向学院档案室移交；二级学院为二级管理部门，负责各二级学院的教学文档收集整理归档工作；教研室与实训中心为三级管理部门，负责做好本教研室（实训中心）的教学文档工作。高职院校二级学院作为教学管理工作的重要组成部分，其教学文档的收集、整理、保存和利用等管理也是整个学院教学文档管理工作的重要组成部分，因此加强二级学院教学文档管理工作，是学院搞好教学档案建设、提高教学质量的保障。

2二级学院教学文档的分类

二级学院教学文档的收集、整理、归档、保管等工作主要由二级学院教务员负责，主要包括以下几个方面：①教学综合：上级部门下达的文件、计划、规定及各种规章制度；本部门制定的各种教学制度、规定、办法、条例、工作通知；教学检查与评估；各委员会材料；各类统计报表等资料。②专业建设：专业建设的相关文件；专业建设规划；开办新专业的调查、论证、申报、审批等原始材料；品牌专业、特色专业、重点专业建设、申报、审批等原始材料；专业建设与改革成果等资料。③课程建设：课程建设的相关文件；课程建设规划；精品课程建设、申报、审批等原始材料；课程建设成果等资料。④实训室建设与管理：实训室建设与管理的相关文件；实训室建设规划；实训室管理；校外实习基地建设与运行的相关资料；示范性校内实训室建设、申报、审批等原始材料。⑤师资队伍建设：师资队伍建设与管理的相关文件；师资队伍建设规划；青蓝工程建设相关材料；教师培训、进修、社会实践等相关材料；师资队伍建设成果等资料。⑥招生工作：招生工作相关文件；招生计划；录取材料；分班名单等资料。⑦学籍管理：有关学籍管理的文件资料；学生学籍登记表；学生成绩总册；学生名册；学生学籍变更审批材料等资料。⑧理论教学与实践教学：各专业教学计划、教学大纲、教学计划调整审批材料；校历表、课表、教学任务通知书、教学日志、学期授课计划、教学进程表；教师教案、学生作业本；实验（习）计划、大纲、指导书、实验情况记录表、学生实验（习）手册、实验、实习开出率统计材料；教学仪器设备使用、维护材料；学生职业技能鉴定材料；毕业实习计划、大纲、指导书、实习手册、毕业实习指导、巡视等材料、毕业设计（论文）指导相关材料、优秀毕业论文成果；学生专业调查、专业实践计划、总结及有关材料；课程试题库、试题样卷、标准答案、评分标准、学生成绩登记表、学生试卷及成绩分析；考场记录、学生考试违纪及处理情况记录；学生免修课程的申请及批复、课程选修材料、课程补考与重修资料；教学质量监控、教学督导材料等资料。⑨毕业：有关毕业工作的文件材料；毕业生工作计划、简报、总结；毕业资格审核、毕业证领取签收等资料。⑩教材：有关教材工作的文件；系部各专业使用教材目录；自编教材（讲义）建设材料；主、参编教材建设材料等资料。11教科研：有关管理文件；各类课题、科研建设相关材料；学术活动、学术工作方面的资料；社会服务、咨询相关材料；论文、着作统计等资料。12仪器设备：有关设备管理工作文件；工作计划、总结、调研材料；购置计划、报告及经费分配方案；招投标有关材料；仪器设备移交、报废、调拨报告及批复等资料。

3教学文档归档的基本要求

3.1领导重视，规范教学文档管理工作。任何一项工作，有了领导的重视才能顺利的开展，领导对教学文档管理工作的重视程度，直接决定了他们对教学文档管理工作的态度。[1]各二级学院应在分管教学院长的领导下，做好以下几个方面的工作：①完善教学文档管理制度、管理办法和实施细则，使教学文档管理工作细化，确保教学文档长期有效的收集和保存；[2]②设置专职档案管理人员，专职负责二级学院的教学文档收集、整理、归档和管理等工作，明确其工作职责，熟悉二级学院各项教学文档管理规定，并加强档案管理人员的业务培训，不断提高档案管理人员的业务水平，以保证二级学院教学文档管理工作的顺利开展；③建立教学文档档案室，教学文档是教学及管理的原始资料，数量多，种类杂，保存要求高，必须建立专门的场所用于储存教学文档，并建立档案室管理规定，这不仅保证了教学文档的数量、质量，还方便教学文档的整理、保管和借阅。

3.2从源头抓起，保证教学文档归档的及时、准确、规范。①教学文档的收集、归档应及时，二级学院教学文档归档时间应是事件完成后，做到事件结束后随即完成收集、整理、归档等工作，以免文档丢失，保证教学文档的齐全、完整。②教学档案的文件材料应格式、标准统一，签字手续完备。教学文档管理人员在收集相关材料时要严格审查，要严格审查材料的格式、质量、签字手续是否齐全等方可进行归档，以保证教学文档的准确、规范，例如教师在制作授课计划、课程标准等，要严格按照学院统一的格式要求完成，文档没有原则性错误，并经教研室主任、学院分管教学院长签字后，教学档案人员方可接收。③教学文档的归档工作应按照学院的教学文档管理规定进行，学院有专门的教学文档管理规定，规定中明确教学文档存档目录、存档时间、存档部门等，教学文档管理人员要按照学院的存档目录进行归档，重新编排页码，需多部门存档的档案管理人员要及时报送相关部门等。如表一中所示：专业培养方案（教学计划）（含实践）存档目录为理论教学、实践教学与考核（JX15）需永久保存，教研室、二级学院均需存档，并要提交教务处存档。教学档案整理装订后应及时完成卷内文件目录，以方便教学文档的管理与查找。如表二所示。

4教学文档保管的基本要求

4.1保持档案室的环境，避免阳光直射，控制档案室的湿度、温度，保持档案室的环境适合档案存放，定期打扫室内卫生，保持档案室整洁、卫生。

4.2完善教学文档借阅手续，凡借阅档案者，都必须履行借阅登记手续，及时归还。借阅档案必须严加爱护，不得私自拆卷、污损、撕裂、抽换、涂改，擅自转借他人、消毁和丢失等。归还时应由档案人员和借阅者共同清点检查。教学文档借阅登记如表三所示：

表三教学文档借阅登记表

4.3注意教学文档的保管期限，及时处理。对于没有保存价值，保管期限已满且利用率不高的档案，提出销毁意见，经部门主管领导批准后方可销毁。要销毁的档案，档案人员需依照档案鉴定意见逐卷逐件检查，核对并进行登记造册。档案未经鉴定和履行审批手续，严禁销毁。销毁档案后，应将销毁清册及手续材料存入档案室长期保存。教学文档销毁登记如表四所示：

表四教学文档销毁登记表

总之，二级学院教学文档管理是整个学院教学文档管理的重要组成部分，其管理质量的高低直接关系到整个学院教学文档管理的水平，也是反映学院、学科和课程发展与改革历史进程的主要依据[3]，教学文档管理人员必须提高认识，遵守教学文档管理原则，不断提高自身业务水平，逐步完善教学文档管理工作。

参考文献：

[1]刘