《公司会议管理制度》

《公司会议管理制度》《公司会议管理制度》

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司会议的组织与管理，提高会议效率，确保会议决策的贯彻落实，根据公司章程及相关法律法规，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会、专题协调会等。

第三条会议分类

（一）定期会议：按照公司规定的时间、周期召开的会议，如董事会、总经理办公会、部门例会等。

（二）临时会议：根据工作需要，临时召集的专题协调会、紧急会议等。

第四条会议原则

（一）务实高效：会议应注重实际效果，提倡简洁明了、直击重点的发言，避免空泛议论。

（二）充分准备：会议召开前，应做好充分的准备工作，确保会议内容的针对性和实用性。

（三）民主集中：会议决策应充分听取各方面意见，确保决策的科学性、民主性，同时实行集中统一决策。

第五条参会人员

（一）公司全体员工均有义务参加公司各类会议。

（二）根据会议性质，会议组织者应确定参会人员范围，并通知相关人员按时参加。

第六条会议纪律

（一）参会人员应按时到场，不得迟到、早退。

（二）会议期间，应关闭手机或调至静音状态，保持会场秩序。

（三）会议内容涉及公司机密，参会人员应严格保密，不得泄露。

第七条会议记录

会议应指定专人负责记录，确保会议内容的完整性、准确性。

第八条本制度的解释权归公司董事会所有。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：明确会议目的、议题和预期成果，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议方案：根据会议主题，拟定会议时间、地点、参会人员、议程等。

3.通知参会人员：提前向参会人员发出会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容，并提供相关会议材料。

4.会场布置：根据会议类型和参会人数，合理布置会场，确保会场环境舒适、设备齐全。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前进行签到，确保会议组织者了解参会情况。

2.会议主持人：主持人负责组织会议，引导发言，确保会议有序进行。

3.会议议程：按照预定议程逐项进行，每个议题应有明确的时间安排，以保证会议效率。

4.讨论与发言：会议期间，参会人员应围绕会议主题充分发表意见，提倡积极、建设性的讨论。

三、会议决策

1.汇总意见：会议主持人应归纳、总结参会人员的发言，形成决策依据。

2.表决与决策：对于需要表决的事项，按照公司相关规定进行表决，形成会议决策。

3.决策记录：会议决策结果应详细记录，并由会议记录人整理归档。

四、会议总结

1.会议主持人应在会议结束时对会议成果进行总结，强调会议决策的执行要求和责任分工。

2.参会人员应对会议效果进行评价，提出改进意见和建议。

五、会议记录

1.会议记录人应认真记录会议内容，包括会议主题、议程、参会人员、发言要点、决策结果等。

2.会议记录应在会议结束后及时整理，经主持人审核后发送给参会人员，以便跟踪落实。

六、会议资料的归档与管理

1.会议组织者应将会议通知、会议议程、会议记录等资料进行归档，以备查阅。

2.对于涉及公司机密的会议资料，应严格按照公司保密规定进行管理。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由会议记录人在会议结束后及时整理，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议基本信息、讨论内容、决策结果、责任分工及执行期限等。

3.会议纪要由会议主持人审核无误后，及时通过邮件、公司内部系统等方式发布给所有参会人员及相关部门。

二、会议决策的执行与监督

1.各责任部门应按照会议纪要中的决策和责任分工，制定具体的执行计划，并按时推进。

2.会议组织者或指定专人负责对会议决策的执行情况进行跟踪监督，确保决策落实到位。

3.对于执行过程中出现的问题，应及时反馈给会议主持人，并协商解决。

三、进度汇报与评估

1.定期召开会议，对会议决策的执行进度进行汇报，评估执行效果。

2.会议主持人应根据汇报情况，对执行不到位的事项进行督促，确保各项决策按时完成。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应作为公司重要文件进行归档，以备日后查阅。

2.对于涉及公司机密内容的会议纪要，应严格按照公司保密规定进行管理。

五、改进与优化

1.根据会议纪要的执行情况，总结经验教训，不断改进会议组织和管理流程。

2.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行评估，优化决策执行机制，提高公司会议管理水平。

六、责任追究

1.对于未按会议纪要执行或执行不力的部门和个人，应视情况追究责任。

2.建立会议决策执行的责任追究制度，强化责任意识，确保会议决策得到有效落实。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用实行预订制度，各部门需提前向行政管理部提交会议室使用申请，明确会议时间、参会人数等信息。

2.行政管理部根据预订情况统筹安排会议室，确保会议资源合理分配。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食，不得随意损坏室内设施。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，保持安静，手机调至静音或振动状态。

3.会议室使用完毕，使用部门应负责清理现场，恢复原状，关闭电源、投影仪等设备。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由行政管理部负责维护和管理，确保设备正常运行。

2.使用部门在会议前应检查设备是否齐全、正常，如有问题及时向行政管理部报修。

3.严禁未经授权的人员私自拆卸、搬运会议室设备。

四、会议室安全与保密

1.会议室应配置必要的安全设施，如消防器材、紧急疏散指示等。

2.会议室内严禁存放易燃、易爆物品，确保消防安全。

3.对于涉及公司机密的会议，应采取必要的安全保密措施，如使用加密通信设备、限制会议记录传播等。

五、会议室服务与支持

1.行政管理部负责为会议提供必要的服务和支持，如会议签到、资料发放、茶水服务等。

2.会议组织者如有特殊需求，应提前与行政管理部沟通，确保会议顺利进行。

六、会议室使用费用

1.会议室使用费用根据公司相关规定执行，各部门需合理控制会议成本。

2.行政管理部定期对会议室使用情况进行统计，为各部门提供会议费用参考。

七、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的部门和个人，将视情节给予通报批评、罚款等处罚。

2.会议室管理人员应加强对会议室使用情况的巡查，确保规