政府 会议室管理制度

政府会议室管理制度第一章总则

为确保政府会议室使用的高效、规范和有序，提高会议质量，制定本会议室管理制度。本制度适用于政府各部门组织的各类会议。

一、会议目的

1.会议旨在加强部门间的沟通与协作，提高工作效率，促进决策的科学化、民主化。

2.会议应聚焦议题，注重实效，减少形式主义，严格控制会议规模和时间。

二、会议类型

1.定期会议：按照规定的时间、周期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议，如专题研讨会、紧急协调会等。

三、会议组织

1.各部门应明确会议主题、议程、参会人员、时间、地点等，提前做好会议通知。

2.会议组织者负责会议的筹备、召开和总结，确保会议的顺利进行。

四、参会人员

1.与会议议题相关的部门负责人及工作人员应按时参加，确因特殊情况不能参加的，需提前向会议组织者请假。

2.会议参加人员应保持会议秩序，积极参与讨论，遵守会议纪律。

五、会议纪律

1.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态，不得随意离场，不得做与会议无关的事情。

2.会议内容涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，参会人员应严格遵守保密规定。

六、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。政府各部门应认真执行本制度，共同维护会议室管理秩序。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各阶段任务，制定以下会议流程：

一、会议筹备

1.确定会议主题和议程：根据工作需要，明确会议讨论的主题，制定会议议程，确保会议内容充实、有针对性。

2.确定参会人员：根据会议主题和议程，明确需要参会的部门及人员，并通知相关人员按时参加。

3.确定会议时间和地点：选择合适的会议时间，避免与参会人员已有工作安排冲突；根据参会人数和会议需求，选择合适的会议室。

4.发送会议通知：提前向参会人员发送会议通知，内容包括会议主题、议程、时间、地点等，要求参会人员做好会前准备。

5.准备会议材料：会议组织者应提前准备好会议所需的材料，如报告、数据、图表等，并确保材料的准确性和完整性。

6.会议设备检查：提前检查会议室内的设备，如投影仪、音响、话筒等，确保会议期间设备正常运行。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责参会人员的签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人宣布会议开始：会议主持人介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目的和要求。

3.各部门发言：根据会议议程，各部门负责人或代表依次发言，汇报工作、提出问题或建议。

4.讨论和决策：参会人员针对会议议题展开讨论，充分发表意见，会议主持人引导讨论方向，确保会议高效进行。

5.形成会议纪要：会议组织者或指定人员负责记录会议内容，包括议题、讨论过程、决策结果等。

三、会议结束

1.会议总结：会议主持人对会议成果进行总结，强调会议决策的执行和落实。

2.会议闭幕：会议主持人宣布会议结束，感谢参会人员的参与和贡献。

3.会议材料归档：会议结束后，会议组织者应及时将会议材料、纪要等归档保存，以备查阅。

四、会议后续

1.会议纪要的发放：将会议纪要发送给参会人员，要求相关人员了解会议决策，并按照决策要求开展工作。

2.决策落实和跟踪：会议组织者应对会议决策的执行情况进行跟踪，确保决策落实到位。

3.反馈和评估：会议结束后，收集参会人员对会议效果的反馈意见，不断优化会议流程，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议内容的记录，是会议决策的体现。为确保会议决策的有效执行，本章对会议纪要的跟踪落实进行规定如下：

一、会议纪要的编制与审批

1.会议纪要应准确记录会议主题、议程、讨论过程、决策结果等内容。

2.会议纪要由会议组织者或指定人员负责编制，并在会议结束后尽快完成初稿。

3.会议纪要初稿完成后，应征求参会部门及人员的意见，确保纪要内容的准确性和完整性。

4.会议纪要经审批通过后，由会议组织者正式发布。

二、会议纪要的发放与传阅

1.会议纪要应通过电子邮件、纸质文件等形式发放给参会人员及相关部门。

2.会议纪要的传阅范围应涵盖所有需要了解会议决策的人员，确保相关人员及时了解会议内容。

3.会议组织者应跟踪会议纪要的传阅情况，确保相关人员收到并阅读纪要。

三、会议决策的执行与落实

1.各部门应根据会议纪要中的决策要求，制定具体的执行方案，明确责任人和完成时限。

2.会议组织者应定期检查决策执行情况，对执行过程中出现的问题及时协调解决。

3.对于涉及多部门协作的决策，各部门应加强沟通与协作，确保决策顺利实施。

四、会议决策的反馈与评估

1.各部门在执行会议决策过程中，应定期向上级领导和会议组织者反馈执行情况。

2.会议组织者应对会议决策的执行效果进行评估，分析存在的问题和不足，为改进会议管理提供依据。

3.定期召开会议，对会议决策的执行情况进行总结，对优秀执行单位和个人给予表彰和奖励。

五、会议纪要的归档与保管

1.会议纪要应按照规定的归档流程进行归档，确保纪要的长期保存和查阅。

2.会议纪要的保管应严格遵守保密制度，防止泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私。

3.会议组织者应定期对归档的会议纪要进行检查，确保纪要的完整性和安全性。

第四章会议室管理规定

为保障会议室资源的高效利用，提供良好的会议环境，制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.政府各部门需使用会议室时，应提前向会议室管理部门提交预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、预计参会人数、会议类型等信息，以便管理部门合理分配会议室资源。

3.会议室管理部门根据预订申请的先后顺序和会议室使用情况，统筹安排会议室的使用。

二、会议室使用

1.使用会议室时，应保持室内整洁，不得随意挪动室内设施，不得在室内吸烟、进食。

2.会议室内设备使用前，应确保设备正常运行；使用中如遇故障，应及时联系技术人员处理。

3.会议结束后，使用部门应负责清理会议室，确保会议室恢复原状，关闭电源、门窗等。

三、会议室设备管理

1.会议室管理部门应定期检查和维护会议室设备，确保设备状态良好。

2.使用部门在借用会议室设备时，应办理借用手续，并按照规定使用设备。

3.使用部门应爱护会议室设备，如有损坏，需照价赔偿。

四、会议室安全管理

1.会议室管理部门应制定会议室安全管理制度，确保会议室使用过程中的安全。

2.会议室内应配置消防器材，定期进行安全检查，排除安全隐患。

3.使用部门在会议期间应遵守安全规定，如有突发事件，及时启动应急预案，确保人员安全。

五、会议室开放时间

1.会议室管理部门应明确会议室的开放时间，并根据实际需求调整开放时间。

2.特殊情况下，如需延长会议室使用时间，使用部门应提前向会议室管理部门申请，经批准后方可延长。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的部门或个人，会议室管理部门有权进行制止并要求整改。

2.对情节严重或屡次违规的部门或个人，会议室管理部门可向相关部门报告，按照规定给予处罚。

3.会议室管理部门应定期对会议室管理规定进行宣传和培训，提高各部门对规定的认识和遵守程度。

第五章附则

为确保会议室管理制度的实施，制定以下附则：

一、本制度自发布之日起实