银行会议管理制度

银行会议管理制度第一章总则

银行会议管理制度旨在规范我行各类会议的组织、召开及管理，确保会议高效、有序进行，提高决策效能，加强团队协作，促进我行各项业务健康发展。以下总则对会议管理制度的基本原则、适用范围、责任主体等作出规定。

一、基本原则

1.统一领导、分级管理：会议管理应遵循统一领导、分级管理的原则，明确各级会议的组织、召开、审批权限及程序。

2.高效务实、注重实效：会议应注重实际效果，减少形式主义，确保会议内容充实、有针对性。

3.公开透明、民主决策：会议过程应保持公开透明，充分听取各方意见，确保决策民主、科学。

4.保密原则：涉及敏感信息、商业秘密的会议，应严格按照保密规定进行管理。

二、适用范围

本制度适用于我行各级单位召开的各类会议，包括但不限于：董事会、监事会、经营管理层会议、部门例会、专题协调会等。

三、责任主体

1.会议组织者：负责会议的筹备、组织、召开及会后相关工作。

2.会议主持人：负责主持会议，确保会议按照预定议程进行。

3.与会人员：按时参加相关会议，积极参与讨论，并对会议决议进行贯彻落实。

4.会议记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要，并及时发送给相关人员。

5.会议室管理员：负责会议室的日常管理、设备维护及会议服务。

四、会议类别及召开要求

1.定期会议：按照规定周期召开的会议，如部门例会、经营管理层会议等。

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议，如专题协调会、紧急会议等。

3.会议召开要求：会议组织者应提前制定会议议程，明确会议目的、议题、参会人员等，并于会议召开前通知与会人员。

五、会议纪律

1.会议期间，与会人员应保持手机静音或振动，如有紧急事项需离开会场，应向主持人请假。

2.会议内容应严格保密，未经允许不得泄露。

3.与会人员应遵守会议纪律，不得迟到、早退，不得在会场内大声喧哗、吸烟等。

4.会议结束后，与会人员应按照会议纪要的要求，认真履行职责，确保会议决议得到有效落实。

六、制度修订

本制度根据我行业务发展及管理需要，适时进行修订。修订后的制度经审批后，自发布之日起生效。原有制度与本制度不一致的，以本制度为准。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的操作规范，现将会议流程具体规定如下：

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议的主题和目标，确保会议的必要性和实效性。

2.制定会议议程：列出会议的主要议题、讨论重点和预计时间，合理安排议程顺序。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，明确参会人员范围，包括主持人、报告人、与会人员等。

4.通知与会人员：提前将会议时间、地点、议程等信息通知与会人员，并提醒做好会前准备。

5.准备会议材料：收集与会议议题相关的资料，整理成会议材料，提前发放给与会人员。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前签到，会议组织者应做好签到记录。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

3.按照议程进行会议：报告人依次就会议议题进行报告，与会人员针对议题展开讨论。

4.会议主持人把控会议节奏，确保会议按预定议程进行，并对讨论进行总结。

三、会议决策

1.针对会议议题，与会人员充分发表意见，展开民主讨论。

2.会议主持人根据讨论情况，提出决策建议。

3.采取表决或投票等方式，对决策建议进行表决。

4.形成会议决议，明确责任人和完成时限。

四、会议记录

1.会议记录人负责记录会议内容，包括会议主题、议程、讨论要点、决策结果等。

2.会议记录应真实、准确、完整，不得遗漏重要信息。

3.会议结束后，及时整理会议纪要，并于规定时间内发送给与会人员。

五、会议总结与反馈

1.会议组织者应收集与会人员的意见和建议，对会议效果进行评估。

2.针对会议决议的落实情况，定期进行跟踪检查，并向相关人员反馈。

3.对会议中存在的问题和不足，及时进行总结，为今后改进会议管理提供参考。

六、会议资料的归档与保管

1.会议结束后，会议组织者应将会议纪要、签到表、表决记录等相关资料整理归档。

2.按照规定期限保管会议资料，确保资料的完整性和安全性。

3.如有需要，会议资料可随时提供给相关人员查阅。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效实施，强化会后工作的执行力度，本章对会议纪要的跟踪落实进行具体规定如下：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要应由指定的会议记录人在会议结束后及时整理，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论要点、决策结果及责任分配等关键信息。

3.会议纪要经主持人审核批准后，应在规定时间内通过邮件、内部系统等途径发送给所有与会人员及相关部门。

二、会议纪要的阅读确认

1.接收到会议纪要的人员应认真阅读，并在规定时间内确认已阅。

2.如对会议纪要内容有疑问或异议，应在确认环节提出，由会议记录人或组织者予以解答或调整。

三、会议决议的责任分配与执行

1.会议纪要中明确的任务和责任，应具体分配到个人或部门。

2.责任人应按照会议决议的要求，制定详细的执行计划，并报上级领导审批。

3.各责任部门和人员应按照执行计划，按时完成工作任务，并定期向上级报告进展情况。

四、会议决议的跟踪监督

1.会议组织者或指定专人负责对会议决议的执行情况进行跟踪监督。

2.定期检查决议落实进度，对存在的问题及时协调解决，确保决议顺利实施。

3.对于未能按期完成的任务，应分析原因，制定整改措施，并报告上级领导。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要经确认无误后，应按照规定进行归档，以便日后查阅。

2.会议纪要的归档应遵循保密原则，确保信息安全。

3.需要查阅会议纪要的人员，应按照相关规定提出申请，经批准后方可查阅。

六、会议纪要的评估与改进

1.定期对会议纪要的执行情况进行评估，总结经验教训，提出改进措施。

2.根据评估结果，对会议管理制度进行不断完善，提高会议决策的执行效率。

3.鼓励各部门和人员提出会议纪要跟踪落实过程中的问题与建议，共同优化会议管理流程。

第四章会议室管理规定

为提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行，制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，需使用会议室的单位或个人应提前向会议室管理员提出申请。

2.预订会议室时，应明确会议时间、参会人数、所需设备等，以便管理员进行合理安排。

3.会议室管理员根据预订情况，统筹安排会议室使用，并在会议前做好相应准备工作。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，与会人员应遵守会议室纪律，不得吸烟、乱丢杂物。

2.使用会议室时，应爱护会议室内的设施设备，如发现问题，及时向管理员报告。

3.未经允许，不得擅自更改会议室布局、搬动设备，不得将会议室用于非会议活动。

三、会议室设备管理

1.会议室管理员负责定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

2.会议组织者在使用会议室前，应提前熟悉设备操作，如有需要，可向管理员寻求帮助。

3.会议结束后，与会人员应确保设备关闭，电源插座拔掉，避免安全隐患。

四、会议室清洁与维护

1.会议室管理员负责会议室的日常清洁与维护，确保会议室环境整洁、设施完好。

2.会议结束后，管理员应检查会议室卫生情况，及时清理垃圾，保持会议室干净卫生。

3.定期对会议室进行深度清洁和设备维护，确保会议室使用效果。

五、会议室安全管理

1.会议室应采取必要的安全措施，如消防设施、紧急疏散通道等。

2.会议组织者应确保会议期间的安全，如需进行特殊活动，应提前告知管理员，并采取相应安全措施。

3.会议室管理员应定期进行安全检查，发现问题及时整改，消除安全隐患。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的单位和个人，会议室管理员有权进行制止，并报告上级领导。

2.根据违规情节严重程度，对相关责任人进行通报批评、罚款等处理。

3.会议室管理员应加强对会议室管理规定的宣传和培训，提高单位和个人的自觉遵守意识。

第五章附则

为确保银行会议管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本制度自发