资产办会议费管理制度

资产办会议费管理制度第一章总则

资产办会议费管理制度旨在规范会议的组织与管理，优化会议流程，确保会议效率，降低会议成本，加强会议纪要的跟踪落实，以及规范会议室的使用。以下是资产办会议费管理制度总则的各项条款：

第一条范围与适用对象

本制度适用于资产办所属各部门、各单位召开的各类会议，包括但不限于工作例会、专题协调会、项目评审会等。所有参会人员均应遵守本制度规定。

第二条目的与原则

（一）提高会议效率，减少无效、重复会议；

（二）合理控制会议规模，降低会议成本；

（三）确保会议决策的科学性、民主性和合法性；

（四）加强会议纪要的跟踪落实，确保会议决策的执行。

第三条会议类别与级别

根据会议性质、参会人员、议题内容等，将会议分为以下类别和级别：

（一）类别：例行会议、专题会议、临时会议；

（二）级别：高层会议、中层会议、基层会议。

第四条会议的召集与组织

（一）会议召集人负责确定会议主题、议程、参会人员、会议时间、地点等；

（二）会议组织部门负责会议通知、会场布置、会议材料准备、会议签到等工作；

（三）会议召集人应提前将会议议程通知参会人员，以便参会人员做好准备。

第五条会议纪律

（一）会议应严格按照议程进行，禁止无故拖延会议时间；

（二）参会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参加，应提前向会议组织部门请假；

（三）会议期间，参会人员应保持会场秩序，关闭手机或将其调至静音状态，禁止随意离场；

（四）会议内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，参会人员应严格保密。

第六条会议费用管理

（一）会议费用包括场地租赁、会议材料、参会人员交通、住宿、餐饮等；

（二）会议组织部门应合理预算会议费用，严格按照预算执行；

（三）会议费用报销应提供相关票据，严禁虚报、多报、重复报销。

第七条制度解释与修订

本制度的解释权归资产办所有。资产办可根据实际情况，对本制度进行修订和完善。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的责任和要求，特制定以下会议流程：

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议召集人应根据工作需要，明确会议的主题和目标，确保会议的必要性和实效性。

2.制定会议议程：会议组织部门应根据会议主题，制定详细的会议议程，包括会议时间、地点、议题、预计时长等。

3.确定参会人员：根据会议议题，明确参会人员范围，包括主持人、报告人、参会部门及人员等。

4.发送会议通知：会议组织部门应在会议召开前，提前发送会议通知，包括会议主题、议程、时间、地点等信息，确保参会人员做好准备。

5.准备会议材料：会议组织部门应提前准备好会议所需的各种材料，包括会议议程、报告PPT、相关文件等，并在会议前发放给参会人员。

二、会议召开

1.会前签到：会议开始前，由会议组织部门负责签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍参会人员。

3.按照会议议程逐项进行：会议主持人应严格按照议程逐项进行，确保会议内容全面、深入。

4.讨论与发言：会议期间，参会人员应积极参与讨论，发表意见和建议，共同为会议议题出谋划策。

5.会议记录：指定专人负责会议记录，详细记录会议内容、参会人员发言、决策结果等。

三、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，总结各方意见，形成决策方案。

2.对决策方案进行表决，如需投票，应遵循少数服从多数的原则。

3.会议主持人宣布决策结果，并对未通过的方案进行说明。

四、会议总结

1.会议主持人对本次会议的成果和不足进行总结，提出改进措施。

2.对会议纪要的编写、审核和发布工作进行安排。

五、会议闭幕

1.会议主持人宣布会议结束，对参会人员表示感谢。

2.会议组织部门负责整理会场，回收会议材料，确保会场整洁。

六、会议后续工作

1.编写会议纪要：会议结束后，会议记录人应尽快编写会议纪要，包括会议时间、地点、参会人员、议程、讨论情况、决策结果等。

2.发布会议纪要：会议纪要经审核通过后，由会议组织部门发布给相关领导和参会人员。

3.跟踪落实会议决策：会议组织部门应跟踪督促会议决策的执行，确保各项工作落到实处。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，强化会议纪要的指导作用，本章对会议纪要的跟踪落实工作进行详细规定：

一、会议纪要的编写与审核

1.会议纪要应真实、准确、完整地记录会议内容，包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等。

2.会议纪要编写人应在会议结束后尽快完成纪要的初稿，并提交给会议组织部门负责人进行审核。

3.会议组织部门负责人对会议纪要进行审核，确保内容准确无误，对重要事项进行强调，并对遗漏或不当之处进行补充和修改。

4.审核通过的会议纪要需经会议主持人或相关领导签字确认。

二、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要经签字确认后，由会议组织部门及时发布给所有参会人员和相关领导。

2.会议组织部门应通过邮件、内部通讯系统等途径，确保会议纪要传达给每一位应知会的人员。

3.对于涉及重大决策或重要事项的会议纪要，应采取适当的方式进行公示，以便全体员工了解和监督。

三、会议决策的执行与跟踪

1.会议组织部门应根据会议纪要中的决策事项，制定详细的执行计划，明确责任单位、责任人、完成时限等。

2.责任单位及责任人应按照执行计划，积极开展工作，确保会议决策的落实。

3.会议组织部门应定期对会议决策的执行情况进行跟踪检查，了解工作进度，发现问题及时协调解决。

4.对于执行过程中出现的重大问题或困难，应及时报告会议主持人或相关领导，寻求支持和指导。

四、会议决策的反馈与评估

1.责任单位在完成会议决策事项后，应向会议组织部门反馈执行结果。

2.会议组织部门应对执行结果进行评估，对未按期完成或完成质量不高的事项，追究相关责任人的责任。

3.根据会议决策执行情况，会议组织部门应总结经验教训，为今后类似会议提供参考。

五、会议纪要的归档与保管

1.会议纪要应作为重要文件进行归档，由会议组织部门负责统一保管。

2.会议纪要的保管期限按照公司规定执行，确保在需要时能够及时查阅。

第四章会议室管理规定

为提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织部门负责管理。

2.需要使用会议室的单位或个人，应提前向会议组织部门提交会议室预订申请，包括会议时间、参会人数、会议类型等信息。

3.会议组织部门根据会议室使用情况，合理调配会议室资源，确保会议需求得到满足。

二、会议室布置与设施

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理规划，确保舒适、宽敞、有序。

2.会议室应配备必要的设施，如投影仪、音响设备、白板、会议桌椅等，并保持设施完好。

3.会议组织部门负责定期检查会议室设施，发现问题及时报修，确保会议顺利进行。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、大声喧哗，保持安静、整洁的环境。

2.参会人员应爱护会议室设施，严禁随意损坏、涂抹、刻画。

3.会议期间，禁止在会议室内进食，以免影响会议室卫生和设施保养。

4.会议结束后，参会人员应将个人物品带走，不得遗留会议室。

四、会议室清洁与维护

1.会议组织部门应安排专人对会议室进行定期清洁，确保会议室卫生状况良好。

2.会议室清洁工作包括地面、桌面、椅面、窗户等部位的清洁，以及垃圾桶的清理。

3.对于突发性的污损，会议组织部门应及时进行处理，确保会议室整洁。

五、会议室安全管理

1.会议室应采取必要的安全措施，如消防设施、安全通道等，并定期进行安全检查。

2.会议组织部门应制定应急预案，针对突发情况，如火灾、断电等，明确应急处理流程和责任人。

3.会议室使用过程中，如发生安全问题，应立即启动应急预案，确保参会人员安全。

六、会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据公司工作时间和会议需求进行合理安排。

2.特殊情况下，如需在非工作时间使用会议室，需提前向会议组织部门申请，并经批准后方可使用。

遵循以上规定，确保会议室的高效、合理使用，为各类会议提供良好的环境和服务。

第五章附则

为确保资产办会议费管理制度的实施效果，特制定以下附则：

一、本制度自发布之日起生效，