临时会议接待管理制度范本

临时会议接待管理制度范本第一章总则

为确保临时会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议接待管理职责，特制定本管理制度。

一、适用范围

1.本制度适用于公司内部临时性会议的接待管理工作。

2.对于定期会议，可参照本制度执行，并根据实际情况予以调整。

二、会议宗旨

1.提倡高效、简洁的会议风格，反对形式主义、官僚主义。

2.会议应围绕主题进行，注重实际效果，避免空谈、扯皮。

3.会议应充分发挥集体智慧，为决策提供有力支持。

三、会议接待原则

1.主动服务，热情周到，确保与会人员感受到尊重和关怀。

2.严格执行会议保密制度，确保会议内容不泄露。

3.合理安排会议议程，确保会议时间紧凑、高效。

四、会议类型

1.临时性会议：根据工作需要，临时组织的相关会议。

2.计划性会议：根据工作计划，预先安排的相关会议。

五、会议组织与管理

1.会议的组织与管理由会议主持人负责。

2.会议主持人应具备以下能力：

a.具备较强的组织协调能力；

b.具备较高的业务素质和领导能力；

c.具备良好的沟通和表达能力。

六、会议纪律

1.与会人员应按时参加会议，不得迟到、早退。

2.会议期间，与会人员应保持手机静音或振动，如有紧急情况，需离开会场，应向主持人请假。

3.会议期间，与会人员应遵守会议纪律，不得交头接耳、随意走动。

七、本制度的解释权归公司行政管理部门。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议发起人应根据工作需要，明确会议主题，并在会议通知中注明。

2.会议通知：会议发起人应在会议开始前，至少提前一天向与会人员发出会议通知，通知内容应包括会议时间、地点、主题、议程等。

3.会议资料准备：会议主持人或相关人员应根据会议主题和议程，提前准备相关资料，并在会议开始前分发给与会人员。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前进行签到，会议管理员负责统计签到情况。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和与会人员。

3.会议发言：根据会议议程，各发言人依次发言，其他与会人员可就发言内容进行讨论。

4.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括发言要点、讨论结果等。

三、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，提出决策建议。

2.与会人员对决策建议进行表决，达成共识。

3.会议主持人总结决策结果，并对相关工作进行部署。

四、会议总结

1.会议主持人对会议进行简要总结，强调会议成果和下一步工作要求。

2.与会人员就会议效果、组织管理等提出意见和建议。

3.会议主持人感谢与会人员的参与，并宣布会议结束。

五、会议后续工作

1.会议纪要的整理：会议记录人应在会议结束后，及时整理会议纪要，并在规定时间内发送给与会人员。

2.会议纪要的审批：会议主持人负责审批会议纪要，确保纪要内容准确无误。

3.会议纪要的落实：相关人员应根据会议纪要，落实相关工作，并在规定时间内向会议主持人汇报进展情况。

六、会议资料的归档

1.会议结束后，会议管理员应将会议资料、纪要等进行归档，以备查阅。

2.归档资料应包括会议通知、会议议程、会议纪要、与会人员名单等。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要应在会议结束后及时整理完成，并由会议主持人审批通过。

2.审批通过的会议纪要应通过电子邮件、公司内部通讯平台等方式，发送给所有与会人员及相关部门，确保相关人员了解会议内容与决策。

3.会议纪要应明确标注执行期限、责任人，以便于跟踪执行情况。

二、会议决策的执行与监督

1.责任人应根据会议纪要中的决策事项，制定具体实施方案，并按计划推进。

2.会议主持人或指定专人负责对决策执行情况进行定期或不定期的监督检查，确保决策落实到位。

3.对于执行过程中出现的问题，责任人应及时向会议主持人汇报，并寻求解决方案。

三、会议纪要执行情况的反馈与评估

1.责任人应在规定时间内向会议主持人汇报会议纪要的执行情况，包括已完成事项、进展情况、存在的问题及解决措施等。

2.会议主持人应对执行情况进行评估，对未完成或执行不力的事项，追究相关责任人的责任，并督促其改进。

3.对于会议纪要执行过程中的优秀表现，应给予表彰和奖励，以提高会议纪要执行效率。

四、会议纪要的持续改进

1.定期收集与会人员对会议纪要执行情况的反馈意见，查找存在的问题，并提出改进措施。

2.结合实际执行情况，对会议纪要内容进行修订，使其更具操作性和实用性。

3.不断完善会议纪要跟踪落实机制，提高会议决策的执行力度。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要执行完毕后，应将其归档，便于日后查询和审计。

2.建立会议纪要档案管理制度，确保归档资料的完整性、安全性。

3.定期对会议纪要档案进行整理、更新，以适应公司发展和业务需求的变化。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采取预约制度，由会议发起人或会议组织者提前向行政管理部门或指定人员提出申请。

2.预订时应提供会议时间、参会人数、所需设备等信息，以便于行政管理部门进行合理安排。

3.行政管理部门收到预订申请后，应及时回复确认，并在会议室安排上予以优先保障。

二、会议室布置与设施

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理配置，确保会议环境舒适、功能齐全。

2.会议室应配备必要的设施，如投影仪、音响设备、白板、笔记本电脑等，以满足不同会议需求。

3.行政管理部门应定期检查会议室设施，确保设备正常运行，并及时更新和维护。

三、会议室使用规范

1.会议期间，与会人员应爱护会议室设施，遵守使用规范，不得随意损坏或搬离设备。

2.会议结束后，与会人员应将会议室恢复原状，关闭电源、水源，确保门窗关闭。

3.严禁在会议室吸烟、进食，保持会议室整洁卫生。

四、会议室安全与保密

1.会议室应设置专门的安全通道，确保与会人员的安全疏散。

2.会议期间，行政管理部门应加强会议室的安全巡查，防止无关人员进入。

3.对于涉及公司机密内容的会议，应采取相应的保密措施，如设置密码锁、签署保密协议等。

五、会议室管理责任

1.行政管理部门应建立健全会议室管理制度，明确管理责任，提高会议室使用效率。

2.会议室管理员负责日常管理与维护工作，确保会议室的正常使用。

3.对于违反会议室管理规定的行为，应追究相关责任人的责任，并予以处罚。

六、会议室改进与反馈

1.定期收集与会人员对会议室使用情况的反馈意见，查找存在的问题，并提出改进措施。

2.结合公司发展和业务需求，不断优化会议室资源配置，提高会议室使用效益。

3.鼓励员工提出会议室管理改进建议，对于优秀建议给予表彰和奖励。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司行政管理部门。

二、本制