行政办会议管理制度

行政办会议管理制度第一章总则

一、目的与依据

为确保公司行政办公会议的有序进行，提高会议效率，明确会议决议的执行与跟踪，根据公司相关管理制度，特制定本会议管理制度。

二、适用范围

本制度适用于公司行政办公会议的组织、召开、纪要整理、跟踪落实及会议室管理等工作。

三、会议宗旨

1.提高工作效率，减少无效会议；

2.明确决策责任，确保决策执行；

3.充分发扬民主，广泛听取意见；

4.提升团队协作，促进公司发展。

四、会议类型

1.定期会议：每周、每月、每季度、每年固定时间召开的会议；

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议；

3.专题会议：针对特定主题召开的会议。

五、会议组织

1.会议召集：由行政办公室负责召集，会议主持人由行政办公室主任或指定人员担任；

2.会议通知：会议召集人应在会议召开前至少一天，向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容；

3.会议签到：参会人员应在会议开始前进行签到，会议召集人负责统计参会人员。

六、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音，不得随意离场；

2.会议发言应围绕议题进行，避免跑题；

3.会议决议事项应明确责任人、完成时限等；

4.会议结束后，参会人员应按时离开会议室。

七、本制度的解释权归公司行政办公室所有，自颁布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。行政办公室负责对本制度进行定期评估和修订，以适应公司发展需要。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议主持人根据公司工作计划及实际情况，确定会议议题，并于会议召开前至少三天报请行政办公室；

2.制定议程：行政办公室根据确定的议题，制定会议议程，明确各议题讨论顺序及时间安排；

3.发送会议通知：行政办公室在会议召开前至少一天，向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等内容；

4.准备会议材料：会议主持人及相关责任人应提前准备会议所需的材料，并于会议召开前至少一天提交给行政办公室。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前进行签到，行政办公室负责统计参会人员；

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议议程；

3.各议题责任人依次汇报议题内容，与会人员就议题展开讨论；

4.会议主持人汇总讨论意见，形成会议决议；

5.会议期间，行政办公室负责做好会议记录。

三、会议决议

1.会议决议应明确事项、责任人、完成时限等；

2.会议决议事项应形成书面文件，由行政办公室负责整理；

3.会议决议应在会议结束后及时通知相关责任人，并督促执行。

四、会议总结

1.会议结束后，会议主持人应对会议进行简要总结，强调会议决议的执行；

2.行政办公室负责收集会议纪要、决议等材料，整理归档；

3.会议主持人应向未参会人员传达会议决议及精神。

五、会议反馈

1.会议结束后，行政办公室应收集参会人员对会议流程、议题等方面的意见和建议，以提高会议质量；

2.行政办公室根据反馈意见，对会议管理制度进行不断完善和优化。

六、会议记录与纪要

1.行政办公室负责整理会议记录，形成会议纪要；

2.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、议题、讨论情况、决议等内容；

3.会议纪要经会议主持人审核后，发送给参会人员，并抄送相关责任人；

4.会议纪要应作为公司决策执行的依据，由行政办公室负责跟踪落实。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、纪要发布与通知

1.会议纪要经会议主持人审核无误后，由行政办公室在会议结束后两个工作日内发布；

2.行政办公室通过公司内部通讯系统或电子邮件等方式，将会议纪要发送给所有参会人员，并抄送相关责任人和必要的管理层人员；

3.对于涉及公司重大决策的会议纪要，应通过正式文件形式发放，并确保相关人员人手一份。

二、决议执行与监督

1.会议纪要中明确的决议事项，各责任部门和个人应按照既定的时间表和执行要求推进；

2.行政办公室负责对会议决议的执行情况进行跟踪监督，定期更新决议执行进度，并向公司高层报告；

3.对于执行过程中出现的问题和困难，责任人应及时向行政办公室反馈，寻求解决方案，确保决议顺利实施。

三、进度汇报与评估

1.各责任部门应在会议决议规定的完成时限内，向行政办公室提交进度汇报；

2.行政办公室汇总各责任部门的进度汇报，形成综合评估报告，并在下一次会议中通报；

3.对于未按期完成或执行不力的决议事项，行政办公室应分析原因，提出改进措施，并在后续会议中重点关注。

四、决策闭环与反馈

1.会议纪要中的决议事项完成后，行政办公室应组织相关人员对执行结果进行验收；

2.验收通过后，行政办公室将结果记录在案，形成决策闭环，并将相关信息反馈给公司高层和相关部门；

3.对于执行效果显著或存在问题的决议，行政办公室应组织相关人员进行总结，提炼经验教训，为未来决策提供参考。

五、持续改进与优化

1.行政办公室应根据会议纪要跟踪落实的情况，定期对会议管理制度进行评估和优化；

2.收集参会人员对会议纪要执行过程的意见和建议，不断改进会议纪要的编写和跟踪落实流程；

3.通过持续改进，提高会议效率和决策执行力，确保公司管理体系的顺畅运行。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由行政办公室负责管理；

2.需要使用会议室的部门或个人，应提前向行政办公室提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等；

3.行政办公室根据预订申请情况，合理安排会议室使用，避免冲突。

二、会议室配置

1.会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、音响、白板、会议桌椅等；

2.行政办公室负责定期检查会议室设施，确保设施完好、使用正常；

3.如需增加或更换会议室设施，相关部门应及时向行政办公室提出申请，经批准后予以实施。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持环境卫生；

2.会议期间，参会人员应爱护会议室设施，不得随意损坏；

3.会议结束后，使用部门应负责将会议室恢复原状，关闭电源、水源，确保门窗关闭。

四、会议室清洁与维护

1.行政办公室负责安排会议室的日常清洁工作，确保会议室卫生整洁；

2.使用部门在会议结束后，应将废弃物、垃圾等清理干净；

3.对于会议室设施的损坏，使用部门应及时报告行政办公室，以便及时维修或更换。

五、会议室安全管理

1.会议室使用期间，使用部门应确保消防安全，遵守公司消防安全规定；

2.严禁在会议室内存放易燃、易爆等危险物品；

3.行政办公室应定期对会议室进行安全检查，发现问题及时整改。

六、特殊会议室管理

1.对于涉及公司机密、重要决策的会议室，行政办公室应采取特殊管理措施，如设置门禁、保密协议等；

2.参与机密会议的人员，应遵守公司保密规定，不得泄露会议内容；

3.行政办公室负责对特殊会议室的使用情况进行监督，确保信息安全。

，以下为第二章会议流程的内容：

第二章会议流程

一、会议筹备

1.1会议主题与目的：会议召集人需明确会议主题，确保会议内容紧密围绕主题展开，达到预期目的。

1.2会议议程：会议召集人应根据会议主题制定详细的议程，包括各议题的讨论时间、发言人等。

1.3会议通知：会议召集人应在会议召开前至少一天，向参会人员发送会议通知，确保参会人员有足够时间准备。

二、会议召开

2.1会议签到：参会人员应在会议开始前进行签到，以确认参会人员到齐。

2.2会议主持：主持人负责引导会议进程，确保会议按照议程进行。

2.3议题讨论：各议题发言人应按照议程进行发言，其他参会人员可就议题展开讨论。

2.4会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括议题讨论、决策结果等。

三、会议决策

3.1决策程序：会议决策应遵循民主集中制原则，充分听取各方意见，形成共识。

3.2决策记录：会议决策结果应详细记录，明确责任人、完成时限等。

3.3决策公示：会议决策结果应在会议结束后的一定范围内进行公示，以便于监督