学校会议室活动管理制度

学校会议室活动管理制度第一章总则

一、为了加强学校会议室的管理，确保会议的效率和质量，制定本管理制度。

二、本管理制度适用于学校内所有会议室的使用、管理和维护活动。

三、学校会议室活动管理遵循以下原则：

1.统一管理：学校设立专门的会议室管理部门，负责会议室的统一规划、调配、使用和管理。

2.定期维护：确保会议室设施设备完好，定期进行检查、维修和更新。

3.高效利用：合理规划会议时间，避免会议室闲置，提高会议室使用效率。

4.环保节能：注重会议室的节能减排，合理使用空调、照明等设备。

5.安全保障：加强会议室的安全管理，确保会议期间人员和财产安全。

四、本管理制度依据国家相关法律法规、学校规章制度以及实际工作需要制定，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

五、学校各部门、单位及教职工应严格遵守本管理制度，共同维护会议室的正常秩序。

六、会议室管理部门负责本管理制度的解释和修订工作，并于修订后及时公布。自公布之日起，本管理制度正式生效。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：明确会议的目的、议题和预期成果，为会议的筹备提供指导。

2.确定参会人员：根据会议主题和目标，邀请相关人员参会，包括主持人、主讲人、记录人等。

3.安排会议时间：合理规划会议时间，避免与参会人员的工作、学习冲突，确保参会人员能准时参加。

4.选择会议室：根据参会人数、会议设备需求等因素选择合适的会议室。

5.发布会议通知：提前发布会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容，要求参会人员按时参加。

二、会议签到

1.会议开始前，设置签到台，由专人负责签到工作。

2.参会人员应在会议开始前10分钟到达会议室，进行签到。

3.签到时，记录参会人员的基本信息，如姓名、部门等，以便统计参会情况。

三、会议议程

1.会议主持人按照预定议程主持会议，确保会议内容完整、有序。

2.会议主持人应引导参会人员围绕会议主题展开讨论，避免跑题。

3.会议期间，主讲人应充分准备，清晰阐述观点，为参会人员提供有益信息。

四、会议记录

1.会议记录人应认真记录会议内容，包括主要观点、讨论结果等。

2.记录人应在会议结束后，及时整理会议纪要，确保内容准确、完整。

五、会议总结

1.会议主持人应在会议结束时对会议进行总结，概括会议成果，指出不足之处，对下一步工作进行部署。

2.参会人员应积极参与会议总结，为改进会议效果提供意见和建议。

六、会议结束

1.会议结束后，主持人宣布散会。

2.参会人员应尽快离开会议室，以免影响下一场会议的正常进行。

3.会议记录人将会议纪要发送给相关部门和人员，以便跟踪落实会议内容。

七、会议资料的归档

1.会议结束后，会议组织者应及时将会议资料整理归档，包括会议通知、会议纪要、参会人员名单等。

2.归档资料应便于查阅，以便于后续跟踪和评估会议效果。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由指定的记录人在会议结束后及时整理，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括以下内容：会议主题、时间、地点、参会人员、主要讨论内容、决策事项、责任分配、后续工作要求等。

3.会议纪要编制完成后，应由会议主持人或指定负责人审核批准。

4.审批通过的会议纪要应在24小时内发送给所有参会人员及相关执行部门。

二、会议决策的执行与监督

1.各责任部门应根据会议纪要中的决策事项和责任分配，制定具体执行计划，并明确执行时间表。

2.会议纪要中明确的任务执行情况应由各责任部门定期汇报，确保决策得以有效实施。

3.会议主持人或指定负责人应定期检查会议决策的执行情况，对存在的问题及时协调解决。

三、会议纪要的跟踪与评估

1.会议室管理部门应建立会议纪要跟踪制度，对会议决策的执行情况进行持续跟踪。

2.定期召开会议评估会议纪要的执行效果，总结经验教训，为今后类似会议提供借鉴。

3.对于未按期完成的任务，应分析原因，制定整改措施，并明确新的完成时间。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照规定进行归档，便于今后的查阅和审计。

2.建立会议纪要查阅制度，确保相关人员能够方便快捷地查阅到所需的会议纪要。

3.对于涉及保密内容的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理，确保信息安全。

五、会议纪要的持续改进

1.定期收集会议纪要执行过程中的反馈意见，为改进会议管理提供参考。

2.根据实际工作中出现的问题和不足，不断优化会议纪要的编制、发布、跟踪和评估流程。

3.通过持续改进，提高会议纪要的管理水平，确保会议决策的落实效果。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门或单位需提前向会议室管理部门提交会议室使用申请。

2.申请应包括会议主题、时间、预计参会人数、所需设备等详细信息。

3.会议室管理部门根据申请内容进行审核，合理安排会议室使用，避免冲突。

二、会议室使用规范

1.使用会议室时，应爱护会议室设施设备，遵守操作规程，确保设备安全。

2.会议期间，保持会议室整洁，严禁吸烟、进食等不文明行为。

3.会议室使用完毕后，应及时清理场地，关闭电源、门窗，确保会议室安全。

三、会议室设备管理

1.会议室管理部门应定期检查、维护会议室设备，确保设备正常运行。

2.如遇设备故障，应及时报修，并协助维修人员尽快解决问题。

3.会议室管理部门可根据实际情况，定期更新会议室设备，提高会议效果。

四、会议室安全与保密

1.会议室管理部门应加强会议室安全保卫工作，确保会议期间人员和财产安全。

2.会议期间，严禁无关人员进入会议室，参会人员应随身携带身份证明，以备核查。

3.对于涉及保密内容的会议，应采取相应的保密措施，如设置保密提示牌、使用加密通讯设备等。

五、会议室资源调配

1.会议室管理部门应根据学校会议需求，合理调配会议室资源，提高会议室使用效率。

2.遇紧急或重要会议时，会议室管理部门有权调整会议室使用安排，确保会议顺利进行。

3.会议室管理部门应定期收集会议室使用反馈，不断优化会议室资源配置，满足学校各类会议需求。

六、会议室管理制度宣传与培训

1.会议室管理部门应定期开展会议室管理制度的宣传和培训工作，提高教职工对会议室管理制度的认识。

2.通过培训，使教职工熟练掌握会议室设备的使用方法，提高会议效率。

3.鼓励教职工为会议室管理工作提供意见和建议，共同提升会议室管理水平。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。