对外单位会议室管理制度

对外单位会议室管理制度第一章总则

第一条目的与依据：为确保对外单位会议室（以下简称“会议室”）的使用高效、有序，提高会议质量，根据相关管理规定，特制定本制度。

第二条适用范围：本制度适用于所有对外单位组织的各类会议的管理工作。

第三条基本原则：

1.公开、公平、公正原则：会议室的使用应遵循公开、公平、公正的原则，确保各单位利益均衡，避免资源浪费。

2.高效、务实原则：会议组织应注重效率，提倡务实作风，简化程序，减少形式主义。

3.环保、节能原则：会议组织过程中应注重节能减排，提倡绿色环保。

第四条组织机构：设立会议室管理部门，负责会议室的日常管理和维护工作，以及对会议的组织、协调、监督和指导。

第五条责任分配：

1.会议组织单位应对会议的筹备、召开、纪要整理及跟踪落实等工作负责。

2.会议室管理部门负责会议室的分配、调度、设施维护等工作。

第六条会议分类：根据会议性质和内容，将会议分为例行会议、专题会议、临时会议等。

第七条会议时间：会议时间应根据实际情况合理安排，尽量避开高峰时段，确保会议的顺利进行。

第八条参会人员：参会人员应具备相应的业务能力和素质，遵守会议纪律，积极参与讨论，为会议决策提供有力支持。

第九条保密规定：会议内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，应严格按照国家保密法律法规进行管理。

第十条违规处理：对违反本制度的单位和个人，将视情节严重程度，给予相应的通报批评、处罚等处理。

第十一条制度修订：本制度可根据实际情况进行修订，修订后的制度经批准后予以公布实施。

第十二条解释权：本制度的解释权归对外单位会议室管理部门所有。

第二章会议流程

会议筹备

1.会议申请：会议组织单位应根据会议性质、规模及时间，提前向会议室管理部门提交书面申请，明确会议主题、参会人员、会议时间等信息。

2.审批流程：会议室管理部门收到会议申请后，进行审批，并在2个工作日内反馈审批结果。

3.会议通知：会议组织单位在获得审批通过后，及时向参会人员发送会议通知，明确会议主题、时间、地点、议程等。

会议准备

1.会议材料：会议组织单位应提前准备会议材料，包括会议议程、背景资料、相关文件等，并在会议开始前至少1天发送给参会人员。

2.设施检查：会议室管理部门应对会议室设施进行检查，确保设备正常运行，包括音响、投影仪、空调等。

3.环境布置：根据会议性质和需求，对会议室进行适当的环境布置，如摆放桌椅、准备饮用水等。

会议召开

1.会议签到：会议开始前，会议组织单位应安排签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议议程：会议按照预定议程进行，主持人负责引导讨论，确保会议有序进行。

3.讨论与决策：会议过程中，参会人员围绕会议主题充分发表意见，主持人对讨论结果进行总结，形成决策。

会议纪要

1.纪要记录：会议组织单位应指定专人负责记录会议纪要，详细记录会议主题、讨论内容、决策结果等。

2.纪要整理：会议结束后，会议纪要应在2个工作日内整理完毕，并发送给参会人员确认。

3.纪要审批：会议纪要经参会人员确认无误后，由会议组织单位领导审批，并在规定时间内发布。

会议后续

1.任务分配：根据会议决策，会议组织单位应明确任务分工，将责任落实到具体单位和个人。

2.跟踪落实：会议组织单位应对会议决策的执行情况进行跟踪，确保决策得到有效落实。

3.反馈与评估：会议组织单位应定期收集会议决策执行情况的反馈，对会议效果进行评估，不断优化会议流程。

第三章会议纪要的跟踪落实

跟踪落实机制

1.建立明确的跟踪落实责任制，将会议纪要中的任务明确分配到具体责任人，确保每一项决策都有人负责执行。

2.设立跟踪落实的时间节点，要求责任人在规定的时间内汇报进展情况，确保会议决策的及时执行。

进展汇报与监督

1.责任人需定期向会议组织单位汇报任务执行情况，包括已完成的任务、正在进行中的任务和存在的问题。

2.会议组织单位应设立监督机制，对责任人的汇报进行审核，确保汇报的真实性和准确性。

问题协调与解决

1.对于在跟踪落实过程中出现的问题，会议组织单位应及时协调相关部门和人员，提出解决方案。

2.对于重大问题，应提交给上级领导或相关部门审议，以便及时调整决策，确保会议目标的有效实现。

结果评估与反馈

1.会议组织单位应定期对会议纪要的执行结果进行评估，分析执行效果与预期目标的差距，为后续会议提供改进依据。

2.建立反馈机制，鼓励参会人员对会议决策的执行情况提出意见和建议，以促进会议纪要的不断完善。

改进措施与优化

1.根据跟踪落实的评估结果，会议组织单位应制定相应的改进措施，优化会议流程和管理制度。

2.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行总结，形成经验教训，为今后类似会议的组织和管理提供参考。

档案管理与归档

1.会议纪要及其跟踪落实的相关资料应进行统一归档，确保资料的安全、完整和可追溯性。

2.建立档案管理制度，明确档案的查阅、借阅和销毁等流程，以保证会议纪要的合规使用。

第四章会议室管理规定

会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各单位需提前向会议室管理部门提交书面申请，明确会议时间、参会人数、设备需求等信息。

2.会议室管理部门根据申请进行审核，并在2个工作日内反馈预订结果。

会议室使用

1.会议组织单位应在预定时间内使用会议室，如需提前或推迟使用，需提前通知会议室管理部门进行调整。

2.使用会议室时，应爱护设施设备，遵守操作规程，不得擅自更改设备设置。

会议室设施与维护

1.会议室管理部门负责定期检查会议室设施，确保设备正常运行。

2.如遇设施故障，应及时报告会议室管理部门进行维修，以免影响会议正常进行。

会议室环境卫生

1.会议组织单位应保持会议室环境卫生，会议结束后负责清理场地，恢复原状。

2.会议室管理部门定期对会议室进行清洁和消毒，确保会议室环境的整洁与卫生。

会议室安全管理

1.会议室管理部门应制定安全管理制度，确保会议室使用过程中的安全。

2.会议组织单位需遵守会议室安全规定，如有安全隐患，应及时报告并配合相关部门进行处理。

会议室费用管理

1.会议室使用费用按照相关规定收取，会议组织单位需在规定时间内支付费用。

2.会议室管理部门应定期公布会议室使用费用情况，接受监督。

违规处理

1.对违反会议室管理规定的单位和个人，会议室管理部门有权进行通报批评、处罚等处理。

2.情节严重者，将取消其会议室使用资格，并追究相应责任。

持续改进

1.会议室管理部门应定期收集会议室使用反馈，针对问题进行改进，提升会议室管理服务水平。

2.鼓励各单位提出改进意见和建议，共同优化会议室管理