ORACLE财务管理系统培训手册之总帐模块

ORACLE财务管理系统培训手册之总帐模

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ORACLE财务管理系统培训手

册一总帐模块（GL）

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文档操纵

文档操纵..................................................................................................n

UNIT1总帐模块概述................................................................................1

单元培训目标.........................................................................................1

LESSON1总帐模块介绍.................................................................................2

LESSON2总帐模块与其他模块的关系.....................................................................3

LESSON3总帐模块的一个会计业务周期...................................................................4

UN1T2基本概念...............................................................................6

单元培训目标.........................................................................................6

LESSON1弓单性域(Flexfield)与值集(ValueSet)....................................................................................................................7

LESSON2科目结构与帐簿...............................................................................9

LESSON3菜单、职责与预制文件........................................................................12

LESSON4关于工具栏、功能键与文件夹的使用............................................................15

UNIT3总帐业务处理流程..........................................................................17

单元培训目标........................................................................................17

LESSON1业务背景与数据录入操作步骤..................................................................18

LESSON2余额查询与报表提交..........................................................................24

UNIT4凭证录入管理...............................................................................29

单元培训目标........................................................................................29

LESSON1凭证来源与分类，总帐会计期间................................................................30

LESSON2凭证修改与调整..............................................................................32

LESSON3反冲凭证....................................................................................34

LESSON4利用经常性与成批分配凭证的产生凭证..........................................................35

LESSON5通过总帐接口引入外部或者子模块凭证..........................................................44

UNIT5凭证复核与登帐.............................................................................46

单元培训目标........................................................................................46

LESSON1总帐模块中两种凭证复核方式..................................................................47

LESSON2凭证登帐....................................................................................50

UN1T6帐户余额查询与保护........................................................................52

单元培训目标........................................................................................52

LESSONI公司间与悬帐帐户的概念与使用................................................................53

LESSON2汇总模板....................................................................................56

LESSON3帐户余额查询与追索..........................................................................58

LESSON4帐户成批保护................................................................................60

UNIT7多公司的帐务核算..........................................................................62

单元培训目标........................................................................................62

LESSON1公司间交易(CENTRA)............................................................................................................................................63

LESSON2数据映射与帐簿合并..........................................................................68

LESSON3系统设置考虑................................................................................74

UNIT8总帐报表..................................................................................79

单元培训目标........................................................................................79

LESSON1OracleFSG......................................................................................................................................................................80

LESSON2目录集与行顺序..............................................................................88

LESSON3报表输出....................................................................................92

UNIT9总帐预算管理...............................................................................94

单元培训目标........................................................................................94

LESSON1Oracle预算与预算操纵.........................................................................95

LESSON2定义、输入预算与使用预算....................................................................96

UNIT10总帐中的外币业务........................................................................104

单元培训目标.......................................................................................104

LESSON1Oracle总帐外币业务.........................................................................105

LESSON2定义汇率，余额重估.........................................................................107

LESSON3币种转换与外币报表.........................................................................111

总结......................................................................................115

UNIT1总帐模块概述

单元培训目标

♦熟悉Oracle总帐模块的要紧功能与特征

♦熟悉Oracle总帐模块与其他模块的关系

♦熟悉Oracle总帐模块的一个会计业务周期

LESSON1总帐模块介绍

Oracle总帐模块(OracleGeneralLedger)是整个Oracle应用系统的核心模块，是

系统内所有财务往来的汇合地，其他子模块内的财务与现金活动都将最终反映到总帐

模块中。一个公司中任何涉及财务的业务通常被输入到Oracle的子模块中，比如：对

客户的销售发票与收款输入到应收模块(OracleReceivables)中，向供应商的采购发

票与付款记录在应付模块(OraclePayables)中，之后，子模块中的财务信息(会计

分录)都将通过标准转换程序转帐到总帐模块中。关于未输入至任何子模块中的业

务，如收入、成本的结转，能够使用输入输入日记帐(EnterJournals)方式直接录入

到总帐中。

并非所有的公司都要使用全部的财务或者其他模块，一个公司能够选择使用或者

不使用某个特定的模块，比如选择不使用固定资产模块(OracleAssets),而是将固

定资产增加、折旧、报废等会计信息直接输入到总帐中。相反的，假如使用固定资产

模块，那么所有与资产变动有关的会计信息都将通过资产模块自动传送至总帐模块。

有一点需要注意，使用Oracle总帐模块与Oracle其他子模块务必建立在这样的原则

±：任何业务或者财务往来只能录入一次，不论是在子模块还是在总帐模块中，因

此，任何业务错误的修改与更正都务必从源头开始，假如使用子模块录入业务，务必

在子模块中修改或者更正，而不能在总帐中输入更正日记帐。

Oracle总帐模块的要紧功能能够概括如下：

1.会计与财务信息的记录与集取

2.完成财务监测与操纵

3.进行财务信息的分析与报告

使用Oracle总帐模块，能够使一个企业建立统一集成的总帐与分类帐，利用灵活

的方式快速准确地产生各类日记帐，利用总帐的日记帐审核机制加强业务操纵与减少

差错。利用Oracle总帐模块，企业还能够获得很多功能与特性，如强大的外币处理，

有效的预算管理与操纵，灵活的公司间帐务处理与帐务合并，灵活的报表定义与使用

等。此外，利用总帐与其他系统的集成如ADI与OLAP,能够灵活快速的为企业管理

与决策人员提供财务信息。

LESSON2总帐模块与其他模块的关系

Oracle总帐模块与其他模块的关系是一中总帐与分类帐的关系，总帐记录并储存

财务业务的会计余额信息，子模块记录并储存财务业务的明细信息，他们的关系图如

下：

采购

以应付(OraclePayables)模块与总帐模块关系为例:

公司能够利用应付模块记录储存与供应商往来的明细业务，当在应付模块中接收

并录入一张供应商发票时，应付模块除了记录这张发票对应的供应商、发票日期、金

额、编号与说明信息外，通过标准的转帐程序，应付模块将在总帐中产生下列的会计

分录：

借：成本/费用

贷：应付款

同样地，录入一笔付款时，应付模块除了记录此付款地日期、银行帐户、付款供

应商、核销地发票等信息外，还将在总帐中产生付款业务地会计信息：

借：应付款

贷：现金/银行

LESSON3总帐模块的一个会计业务周期

Oracle总帐模块的一个会计业务周期如下图:

OpenPeriod

Journalonvert

Entries

Correct

SBErrors

Review

Jouma

Details

Run

Reports

Review

Account

BalancesPost

ConsolidateJournals

Revalue

1.打开总帐会计期

2.录入手工凭证，包含：•手工标准凭证

•外币凭证

•统计凭证

3.从子模块引入凭证，如：应收、应付、库存等模块

4.利用定义好的经常性凭证模板生成凭证

经常性凭证模板包含：•框架凭证模板一有固定帐户无金额（生成须手工填写）

•标准凭证模板一固定帐户与固定金额

•公式凭证模板一有固定帐户，金额尤特定计算公式获得

5.利用成批分配凭证模板生成凭证，如将当月折旧费用按部门分摊

6.凭证复核：能够利用联机录入或者查询界面进行复核，也能够运行报表程序将凭证

打印出来后复核

7.手工或者自动过帐（后台登帐）

8.检查是否存在登帐后的凭证错误，假如有，进行凭证反冲调整

9.进行（假如有外币业务）外币重估与汇兑损益的处理

10.进行外币转换，为合并报表做准备

11.帐簿合并（假如存在多帐簿）

12.编制财务报表并复核与分析

13.关闭当前会计期，并打开下一会计期

UNIT2基本概念

单元培训目标

♦懂得Oracle模块中弹性域与值集的基本概念

♦懂得科目结构（COA）与帐簿的基本概念

♦熟悉菜单、职责、工具栏与文件夹的使用

LESSON1弹性域(Flexfield)与值集(ValueSet)

弹性域(Flexfield)遍布于整个OracleApplication中，Oracle地许多应用性能

都归功于特定的弹性域设计，它是Oracle描述某一事务或者实体的一种方法。一个弹

性域由多个段组合起来，每个段是弹性域内的单个子字段(在数据库中，段以单个的

表列形式出现)，比如，我们能够利用四段结构(公司段，成本中心段，科目段，项

目段)来描述公司内的帐户结构，010.102.550304.P001代表南京分公司(010)经理办

公室(102)在一个建筑项目(P001)上发生的管理费用一办公费的帐户。

Oracle应用产品中包含两中类型的键弹性域：关键弹性域(KeyFlexfields)与描

述性弹性域(DescriptiveFlexfields)。关键弹性域通常描述了由弹性域标识的实体的

特殊特性，在Applications中，关键弹性域包含：总帐科目，库存物品，固定资产

等。描述性弹性域尽管不需要象键弹性域内的段那样要产生有意义的代码，但是它们

也描述了实体的其他特性，该实体的描述性特性在您使用的表单的其它部分被标识。

描述性弹性域在Applications数据库表中被视为属性列(attributecolumns),而关

键弹性域通常被视为段列(segmentcolumn)。

弹性域中每一个段对应一个值集(Valuesets),一个值集能够包含许多具体值集

值。在段中输入或者选择值时，弹性域会验证每个段的有效值集(一个值集)。值集

通常是预先定义的，通过定义“验证段”，系统将会把用户输入此段的值与此段值集

中的值作比较，假如终端用户输入无效的段值，则有效值列表会自动显示以使用户能

够选择有效值。

应用与使用弹性域，能够获得很多优点，满足您的下列业务需要：

♦自定义应用产品以符合当前业务惯例，比如会计代码，产品代码与其它

代码。

♦自定义应用产品以获取在其它情况下应用产品无法跟踪的数据。

♦具有由一个或者多个段构成的“智能字段”，每个段均包含一个值与一个含

义。

♦依靠应用产品来验证您在智能字段中输入的值与值组合。

♦根据表单数据与应用数据来更换智能字段的结构。

♦无需编程即可自定义数据字段来符合您的业务需要。

♦查询智能字段以获得特定信息。

下图是一个关键弹性域与说明性弹性域在Applications窗体中的表现示意图:

K(JMCC_SOB)-00118-SEP-200113:14:12Jf7IX

KI

行帐户借项(CNY)贷项(CNY)说明[I

20000.00提现

2一所2100201.100201ro.(R-叨I山IiJU川提现

20000.0020000.00

帐户说明省公司.缺省.银行存款人民市.中行虎踞旃办理处.缺省.缺者

公司日省公司

I缺省

100201银行存款/民币

子目1002011中行虎踞路分理处

分类缺省

其中：帐户结构是一个关键性弹性域(AccountsFlexfields),它由六个段构成，每个

段对应一个值集。子目段中10020007(银行存款一中行虎踞路分理处)是值集

“JMCC_SUBACC”中的一个值集值。

为了说明每笔表达业务对应的支票编号，系统设置了一个说明性弹性域，它由

一段构成，每次录入的段值将储存在凭证行表中的atrributel表列中。

LESSON2科目结构与帐簿

总帐模块中科目结构(ChartofAccount)是关键弹性域(Accounting

Flexfield)的一个典型应用，它唯一地标记总帐科目并为每个会计科目表提供一个灵

活地结构。能够设置科目结构使其具有任意数目地段，最大可达30个。大多数公司至

少要用3个段：公司段、成本中心段、科目段，根据实际情况，能够定义多段结构地

科目结构用以描述企业地会计帐户。在这套教材中，我们以电信行业为例，它的科目

结构由六段构成，如下图所示：

♦公司段：记录省公司与各市分公司

♦成本中心段：记录每个成本部门，经理室、财务部等

♦科目段：参照国家外资股份制科目的使用设定

♦子目段：它是一个从属段(dependentsegment),依靠于公司段的段值，

用以记录各分公司特有的科目值，如银行存款等明细科目

♦分类段：与收入有关的科目在此段上进行分类，如数字收入或者模拟收入等

♦项目段：记录具体的项目编号

OracleApplications中的帐簿由一个会计科目表、一个日历与一种职能货币(本

位币)构成。共享相同的会计科目表、会计日历、职能货币的法人的财务业务能够记

在一个相同的帐簿中。下图是帐簿设置的界面，其中：科目结构使用了“JMCC一会计

科目表”(六段结构)，会计日历使用了“JMCC总帐日历”(每年共13个会计期，

第13个期间为调整期)。此帐簿中涉及若干会计帐户与帐簿操纵的选项，这里进行简

要的说明。

♦留存收益帐户：在您打开会计年度的第一期时，总帐会按照留存收益帐户对上一

年度中的所有收入与费用帐户的净余额进行过帐。假如在帐套中

有多个公司或者余额实体，总帐会自动为每个公司或者余额实体

创建一个留存收益帐户。

♦暂记帐户：假如您选择同意暂记过帐不平衡日记帐分录，总帐会自动过帐此

帐户的差额。假如在帐套中有多个公司或者余额实体，总帐会为每

个余额实体创建一个暂记帐户。

♦内部往来帐户：假如您选择自动平衡公司间的日记帐，总帐可确保帐套余额实体

中的所有日记帐分录保持平衡（借项等于贷项）。假如关于特定的

余额实体来说，日记帐分录不平衡，总帐会自动过帐相应公司间帐

户的差额。假如在帐套中有多个公司或者余额实体，总帐会为每个

余额实体创建一个公司间帐户。

♦保留准备帐户：假如您输入一个不平衡的保留分录，总帐会自动过帐您在此处指

定的帐户差额。假如在帐套中有多个公司或者余额实体，总帐会

为每个余额实体创建一个保留准备帐户。：

操纵选项：

♦同意暂记过帐：同意用户过帐不平衡的日记帐分录（借项不等于贷项），并通过

过帐暂记帐户的抵销额来自动平衡这些日记帐分录。假如启用此

选项，您务必为帐套输入一个暂记帐户。假如不同意暂记过帐，

您将仅能过帐经平衡的日记帐分录。

♦公司间日记帐余额：同意用户过帐公司间不平衡的日记帐分录（关于某个特定公

司或者平衡实体来说借项不等于贷项），并根据指定的公司间帐

户来自动平衡这些公司间日记帐。假如启用此选项，您务必为此

帐套输入一个公司间帐户。假如不选择平衡公司间的日记帐，则

您仅能通过余额段（通常为公司段）来过帐平衡的公司间日记

帐。

♦启用平均余额：同意您使用帐套以进行平均余额处理。一旦启用平均余额处理，

总帐会自动存储汇总余额，此余额用来计算平均与日终余额。

♦启用日记帐审批：同意您使用帐套中的总帐日记帐审批功能。假如已启用“日记

帐审批”，同时要求对日记帐分录的日记帐来源进行审批，则在

采取进一步措施之前，务必通过适当的管理层审批此日记帐。假

如没有启用日记帐审批，即使要求对日记帐来源进行审批，也不

可能执行此审批过程。

♦启用日记帐分录税：同意您在总帐中人工输入可征税日记帐分录。启用帐套的此

项功能时，系统会自动计算有关联的税额并生成税务日记帐行。

LESSON3菜单、职责与预制文件

OracleApplications是一个图形化的应用软件，它的操作界面由工具栏、浏览器

窗口、菜单与快捷键等构成。其中菜单是多个功能的组合，它能够包含子菜单或者菜

单项目，每一个菜单项目对应一个或者一组特定的功能。下图是一个菜单界而：

湾浏竟器.GeneralLedgers叩erUserJfX

功能文档流程

Journals:Enter

Enterjournals----------

,--------菜单项十个常用表单的列表

1.键弹性域段

父菜单Enter

Post2.健弹性爵---------

3.累计组"快捷菜单

子菜单

♦Import^J4.帐套

+Define5.SummaryAccounts

♦Generate

♦Schedule

+AutoAllocation

♦Budgets

+Inquiry

♦Currency

+Consolidation

+Reports

♦Setup

我们能够根据实际情况组合出合适的菜单，比如下图是某公司总帐管理职责所用到的

菜单定义界面，操作路径：(R)系统管理员〉(N)应用〉菜单

菜单

菜单GL_SUPERUSER

用户菜单名曲L_SUPERUSER

菜单类型

说明

序列提示子菜单功能说明授权

JournalsGLSUJOURNALEnter,generate,andpostactualhal

2BudgetsGLSUBUDGETDefine,enter,andgeneratebudg

.，，，，，.一.，，.，

3InquiryGLSUINQUIRYInquireonbalancesandjournals

CurrencyGLSUCURRENCYRevalueandtranslatebalances

TransactionsGLSUGISEnter,definerecurringandgener

5----rr-._____

6ConsolidationGLSUCONSOLIDATIODefinemappingsandelimination

7ReportsGLSUREPORTVDieefiwnecoancdurrereqnutersetqrueepsotrst,snotifici

8SetupGLSUSETUPSetupsystem

9OtherGLSUMANAGER

10AZNPRGLIGLProcessNavigator

1EnterEnterJournalsEnterjournals6

2PostPostJournalsPostjournals

3EncumbranceEnterEncumbrancesEnterencumbrances

4ImportGL^SU_J_IMPORTImportjournalsandreviewdata

5DefineGL_SU_J_DEFINEDefineMassAIIocationsandrecurl

6GenerateGL_SU_J_GENERATEGenerateMassAIIocationsandred

7ScheduleGL_SU_J_SCHEDULEScheduleMassAIIocationandreel

8AutoAllocationGL^SU_J_AUTOALLOC/DefineandviewstatusofAutoAII1|

9BudgetaryControlTran,Inquireonbudgetarycontroltran'l

10EnterJournals:PostPostintheEnterJournalsorEnte

责任(Responsbility)是Oracle应用产品的一种授权级别，不一致的职责对应与

使用特定的功能与系统报表，因此每次用户登陆系统时都要选择一个职责来操作系

统，每个用户均具有至少一种或者多种责任，同时几个用户能够共享同一责任。下图

是用户登陆时选择职责的界面：

X

查找%

MB

00｝江苏省公司总帐超级用户

南京市分公司内部往来职贡名称

010-南京市分公司总帐超级用户

020-镇江市分公司内部往来

020-镇江市分公司总帐超级用户

ApplicationDeveloper

GeneralLedgerSuperUser

GlobalHRManager

HRMSLocalizationSeedDataEntry

Inventory

SystemAdministrator

定义职责时，需要选择特定的菜单，也就是说每个职责是通过它的菜单行使特定

功能的，另外，每一个职责还对应特定的报表集，报表集限制了每个职责能够使用的

报表与请求。

下图是定义职责的界面，操作路径：(R)系统管理员〉(N)＞安全性＞职责〉定义

预置文件(Profile)是一组可影响应用运行方式的可更换选项。Oracle应用产品

提供的这些选项使您能够根据自己的需要更换应用性能。预置文件选项能够设置在下

列四个层次之一或者更多：站点、应用、责任与用户。系统管理员能够在这些层的任

何一层设置默认选项值。Oracle应用产品将预置文件层作为一个分层结构来处理，其

中“用户”是此结构中的最高层，接着是“责任”与“应用”，最后是最低层“站

点”。比如，总帐模块提供“GL帐套名”选项，假如职责“050-南京分公司本部总帐

管理”对应“JMCC帐簿”，则使用此职责所有的凭证操作都在JMCC帐簿中，而不

管地点级的参数值。假如职责层与应用层的“GL帐套名”选项对应的参数为空，职责

“050-南京分公司本部总帐管理”则选择JMCC帐簿。下图是定义预制文件的界面：

LESSON4关于工具栏、功能键与文件夹的使用

系统快捷工具栏的界面与使用介绍如下:

切换责任-显示责任窗口

窗口帮助-打开当前窗口的帮助

编辑字段-打开当前字段的编辑器窗口

值列表-显示当前字段的值列表

附件-打开附件窗口更新或者查看附件/添加新的附

转换-打开“转换”窗口

文件夹工具-打开文件夹工具选项板

清除记录-从此窗口清除当前记录

删除记录-从数据库中删除当前记录

新建记录-创建新的记录

查找-打开“查询查找”窗口以选择记录

摘要/全面资料-在当前记录的摘要与全面资料视图之间切换

清除表单—清除当前表单中的所有等待更换

打印一打印当前屏幕，或者在特定的情况下显示要打印的报表列表

储存并继续-储存所有更换并增加为下一个记录

储存-储存当前表单中的所有更换

定位至一打开定位（浏览器）窗口

OracleApplications提供了很多快捷键，熟练地使用这些快捷键与操作技巧，能够极

大地加快系统操作速度，比如：Ctrl+S提交储存，F11与Ctrl+Fll进行表单查询。

下图是快捷键窗口（按Ctrl+K调出）：

通过利用系统文件夹功能，能够灵活的调整界面显示方式，如隐藏/出示某些字

段、调整字段显示宽度、调整字段显示顺序、自动根据查询条件刷新等。下图是文件

夹使用与储存的界面：

保存文件夹........................X

GL-日记帐

自动查询

整每次都显示出)、K］以默认方式打开(0)

3不篁京而需共享(P)

⑥薪•而问(0」包后食臼坳

显示查询(§

确定|取消

UNIT3总帐业务处理流程

单元培训目标

♦通过具体的业务实例熟悉Oracle总帐模块的一个业务操作流程

♦能够简单地进行凭证录入，修改，复核，登帐，查询，报表等操作

LESSON1业务背景与数据录入操作步骤

业务背景：

通常而言，一个公司财务部的日常业务流程如下所述：

首先，打开会计期。接着通过手工输入或者从其他模块引入日记帐，提交上级主

管进行复核与审批。审批通过则进行过帐，否则根据拒绝原因进行相应调整，再提交

审批。在会计期末，根据公司的具体情况作相应地调整(如外币重估，报表合并

等)，制作财务报表。关闭会计期，以后所有业务计入下一会计期。基本流程如图3-

1,

图3-1：总帐业务流程图

♦业务流程在总帐模块中实现的步骤：

STEP1：打开会计期

1.(N)设置〉打开〉关闭，进入“打开与关闭会计期〃窗口。

2.总帐管理系统将显示最近打开的会计期。假如期间可能是最近才打开的会计

期，则此期间当前可能为关闭状态。

3.选择“打开下一期"。总帐管理系统将计算本期的期末帐户余额，并启动并发处

理以打开下一期，本期将仍保持"打开"状态。假如打开新会计年度的第一

期，总帐管理系统将自动更新留存收益帐户。

4.储存。

打开会计期的界面如图3-2所示:

打开和关闭期间（JMCC_SOB）

最近打开

打开下一期间但）打开下一年度（丫）

编号会计年度

期间起始日期终止日期I]

Open11-0011200001-NOV-200030-NOV-2000

Open10-00102000010CT-200031-OCT-2000

Open9-009200001-SEP-200030-SEP-2000

,Open8-008200001-AUG-2000317KUG-2000

74)07200001JUL-200031JUL-2000

iClosed6.006200001JUN-200030JUN-2000

■：Closed5.005200001-MAY^OOO31-MAY-2000

；!Closed44)04200001-APR200030qPR2000

Closed3-003200001-MAR200031-MAR-2000

图3-2：打开与关闭会计期

打开会计期能够操纵日记帐分录与日记帐过帐，也能够计算报表的期末与年

终实际及预算帐户余额。会计期有打开、关闭、永久关闭、从不打开与将来一录

入五种状态。其中，只能在打开与将来一录入两种状态中录入日记帐，而且在将

来一录入状态中不能过帐。

比如，在窗口中点击“打开下一期”，则会计期间“05-2001”的状态改为

“打开”，同时会计期间"06-2001M的状态为“将来_录入”。

STEP2：手工录入一个凭证批与若干凭证

1.（N）凭证》输入，进入“查找日记帐”窗口（图3-3）。

图3-3：查找日记帐

2.点击“新建批”，进入“批”窗口。

能够将具有共同属性的日记帐分录创建为批。比如，可按类型与日期对日记

帐分录进行分组。一个批中能够有多个日记帐，或者者每个日记帐分录能够只有

一个独立的批。

批中的所有日记帐分录务必共享同一个期间。能够为任何打开的或者将来可

输入的会计期创建日记帐批，但只能在打开的会计期过帐批。

假如不需要输入批信息，能够直接输入日记帐。总帐管理系统将使用由唯一

的批标识及系统日期组合而成的来源（人工），自动为分录创建批。如图34。

图3-4：批

批：输入可选批名以标识总帐与日记帐分录报表中的批。同一会计期不能具有

重复的批名。假如不输入批名，总帐管理系统将根据来源创建一个默认名

称，此来源由一个唯一的批标识与系统日期组合而成。

期间：输入批组内的日记帐所属会计期。总帐管理系统会默认最近的打开期间。

余额类型："余额类型”是一个只能显示的字段。在输入实际日记帐时它会显示

“实际”，而在输入预算日记帐时显示“预算

说明：批组的摘要，能够缺省。

总额操纵：一批中包含的分录总数（建议不输）

“状态”区域将显示过帐、资金储备与日记帐审批的当前状态。

过帐：指该批凭证是否已通过帐。状态为：已过帐、未过帐。

资金：只该批凭证是否已经通过了预算检查。状态为：要求、已通过、警告、未

通过。

审批：指该批凭证是否已通过了审批。状态为：通过、正在进行、拒绝、要求。

创建日期：录入批组的日期，默认为系统当前日期。

3.点击“日记帐”按钮，进入“日记帐”窗口（图3-5）,输入凭证信息。

图3-5：日记帐

日记帐：分录名称，同批组名，也能够另外定义。假如在输入日记帐之前未输入批

名，总帐管理系统将使用该批中的第一个日记帐名称，以创建默认的批

名。

周期：分录所在的会计期，与批组中的周期一致。假如未在批层输入期间，请为

日记帐分录选择任意一个打开期间或者将来可输入期间。

类别：可通过值列表选择记帐凭证的类型，假如是手工输入的凭证，则所有的凭

证类别都为记帐。

余额类型：A表示实际，B表示预算。与批组中的金额类型一致。

说明：分录摘要。

总额操纵:一张日记帐中包含的分录总金额（建议不输）。

有效日期：日记帐的日期，若选择的是上一会计期，则该日期为上一会计期的最

后一天。

来源:人工，表示手工输入的。

转换：输入币种及外币的汇率类型。关于外币，需要选择汇率日期及汇率类型，建

议用公司汇率，由于公司汇率在系统中统一定义，假如选择用户汇率，则能够

手工定义。本位币能够缺省。若输入的为统计帐户的统计量，则选择币种

STATo

行：分录行的编号，为每个日记帐行输入行号，以操纵日记帐分录行在联机与

报表中显示的顺序。输入第一个日记帐分录行号之后，总帐管理系统将自

动为随后的行逐个增大编号。如有必要，能够更换行号。

帐户：分录行中的借贷帐户，能够用ctrl+L速选，进入“会计科目表”窗口，如

图36

图3-6：会计科目表

借项/贷项：输入分录行的借贷方金额。关于外币则录入原币金额，系统将自动根

据汇率值进行换算。

选择存盘：日记帐录入完毕后,可单击“按纽，存盘并继续录入。

注：其他明细、更换货币、其他活动为日记帐修改的选项，在输入日记帐时无

须选择。

STEP3：复核

1.提交日记帐批：在“日记帐”窗口中点击“其他活动”，进入“其他活动”

窗口（图3-7），点击”对批进行审批”，将日记帐批传送给审批者，该审批

者应是提交请求者的上级。

图3-7：其他活动

2.审批：其他一通知，在“查找通知”窗口中查询需审批的通知，进行审批。

3.重新分配：将请求转发，授权同意者对该日记帐批进行审批。

回应：进行审批，选择“审批”则审批通过该日记帐批，选择“拒绝”则该

图3-8：回复

通知全面资料：查看该请求的全面内容。

4.复核：发送请求者重新查询到该日记帐批，审批状态已改为“批准”或者

“拒绝”。

STEP4：登帐

在该日记帐批已通过审批后，可进行过帐。

1.(N)日记帐＞过帐，进入“过帐日记帐“窗口。

注：在输入或者复核日记帐分录时，也能够通过从“其它活动”窗口中选择

"过帐”按钮来过帐日记帐批。这样将过帐整个包含要输入或者复核的日记帐

批。

2.查询要过帐的日记帐批。也能够查询所有未过帐的日记帐批。能够查看批名与

过帐期间与余额类型，指明余额是否会影响预算、实际、或者保留等类型