部门联席会议管理制度

部门联席会议管理制度第一章总则

为确保部门联席会议的高效、有序进行，提高会议质量，明确会议职责，特制定本管理制度。

一、目的与原则

1.本制度旨在规范部门联席会议的组织、召开及管理，加强部门间的沟通与合作，提高决策效率。

2.会议应遵循公开、公平、公正的原则，充分发扬民主，确保各部门合法权益。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部各部门之间的联席会议。

2.各部门可根据本制度，结合实际情况，制定具体的实施细则。

三、会议类型

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期召开，如每周、每月、每季度等。

2.临时会议：根据工作需要，由相关部门提出申请，经批准后召开。

四、会议组织

1.会议主持人：由会议召集人或委托的主持人负责会议的组织、主持和总结。

2.会议记录人：由会议主持人指定，负责记录会议内容、整理会议纪要。

3.参会人员：包括各部门负责人及相关人员。

五、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音，如有紧急事项需离开会场，应向主持人请假。

2.会议内容应严格保密，未经允许，不得泄露会议讨论事项。

3.会议结束后，参会人员应按时离开会场，不得在会场内逗留。

六、本管理制度的解释权归公司管理部门，自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。各部门应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议效果。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议主题及议程：会议召集人应根据工作需要，确定会议主题，拟定会议议程，并于会议召开前至少3个工作日通知参会人员。

2.会议资料准备：各部门应根据会议议程，提前准备相关资料，并于会议召开前至少2个工作日提交给会议主持人。

3.会议通知：会议召集人应通过邮件、电话等方式，通知参会人员会议时间、地点、议程等信息。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前10分钟到达会场，进行签到。

2.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程及参会人员。

3.各部门负责人按照议程，汇报相关工作，并提出需要解决的问题。

4.会议讨论：参会人员就会议议题展开讨论，提出意见和建议。

三、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，总结各方意见，形成决策。

2.对于重大事项，应进行表决。表决方式可以采用口头表决、举手表决或投票表决。

3.表决结果由会议记录人记录在案，并作为会议纪要的附件。

四、会议总结

1.会议主持人对会议进行总结，概括会议成果，明确责任人和完成时间。

2.会议主持人宣布会议结束，对参会人员表示感谢。

五、会议记录

1.会议记录人应详细记录会议内容，包括议题、讨论情况、决策结果等。

2.会议记录应在会议结束后3个工作日内整理完毕，并提交给会议主持人审核。

3.会议主持人审核通过后，会议纪要应在2个工作日内发送给参会人员，以便跟踪落实。

六、会议督办

1.会议主持人应跟踪督促会议决策的执行，确保各项工作按时完成。

2.各部门负责人应主动汇报工作进展，及时解决工作中遇到的问题。

3.对于未按期完成的任务，会议主持人应及时了解原因，采取措施予以解决。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传阅

1.会议纪要经会议主持人审核通过后，由会议记录人通过邮件、公司内部通讯系统等方式发送给所有参会人员及相关部门。

2.会议纪要应明确标注紧急程度、执行期限和责任部门，确保相关人员及时了解并执行会议决策。

3.各部门应将会议纪要传阅给相关人员，确保每位员工了解会议内容。

二、会议决策的执行与监督

1.各部门负责人应按照会议纪要中明确的任务分工和时间节点，组织人员执行会议决策。

2.会议主持人或指定专人负责对会议决策的执行情况进行跟踪监督，确保各项任务按期完成。

3.对于执行过程中遇到的问题和困难，责任部门应及时向会议主持人汇报，寻求支持和协调。

三、进度汇报与评估

1.各责任部门应定期向会议主持人汇报工作进度，包括已完成的任务、正在进行的任务以及存在的问题。

2.会议主持人应组织相关人员对工作进度进行评估，确保会议决策的执行质量。

3.对于未按期完成的任务，应分析原因，制定整改措施，并重新明确完成时间。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应作为公司重要文件进行归档，以便日后查阅。

2.会议纪要的归档应按照公司档案管理制度进行，确保资料的完整性和安全性。

3.需要查阅会议纪要的人员，应向会议记录人或管理部门提出申请，经批准后方可查阅。

五、会议纪要的持续改进

1.会议主持人应根据会议纪要执行情况，总结经验教训，为今后类似会议提供借鉴。

2.各部门应积极参与会议纪要的改进工作，提出优化建议，提高会议决策的执行效率。

3.定期对会议纪要的执行情况进行回顾，不断完善会议管理制度，提升公司管理水平。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向管理部门预订，并注明会议时间、参会人数、所需设备等。

2.管理部门根据预订情况进行统筹安排，确保会议室合理使用。

3.若出现会议室冲突，按照“先申请、先使用”的原则进行协调。

二、会议室布置

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理安排，确保舒适、实用的会议环境。

2.会议室内应配备必要设施，如投影仪、音响、白板等。

3.会议开始前，相关部门负责检查会议室设备是否正常运行，确保会议顺利进行。

三、会议室使用

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持室内整洁。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，按时进入会场，不得随意离开。

3.会议结束后，各部门负责清理会议室，确保遗留物品和垃圾带走。

四、会议室设备管理

1.会议室设备由管理部门负责维护、管理，使用部门应妥善使用，发现问题及时报告。

2.未经管理部门允许，不得擅自将会议室设备带出。

3.定期对会议室设备进行检修、保养，确保设备正常运行。

五、会议室安全与保密

1.会议室应采取必要的安全措施，如防火、防盗等。

2.会议室内禁止存放涉密文件，以防泄露公司机密。

3.会议结束后，相关部门应确保会议室门窗关闭，电源、设备等关闭，确保安全。

六、会议室管理制度的监督与改进

1.管理部门应加强对会议室管理制度的监督，定期检查执行情况，发现问题及时整改。

2.各部门应积极参与会议室管理制度的改进，提出优化建议，提高会议室使用效率。

3.定期对会议室管理制度进行评估，不断完善，以适应公司发展需求。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。