oa会议管理制度

oa会议管理制度第一章总则

为确保公司会议的效率与效果，规范会议管理，提高决策执行力，特制定本OA会议管理制度。本制度适用于公司内部所有层级会议，包括但不限于董事会议、总经理办公会议、部门例会等。

一、会议目的

1.传达公司战略、政策及规章制度；

2.分析和解决工作中存在的问题，提高工作效率；

3.增进部门间的沟通与协作，促进团队建设；

4.培训员工，提升员工业务能力和综合素质。

二、会议原则

1.减少无效会议，提倡高效会议；

2.明确会议主题，确保会议内容充实；

3.严格控制会议时间，避免拖延；

4.尊重与会人员，充分听取意见和建议；

5.会后及时总结，确保会议成果得以落实。

三、会议类别

1.定期会议：按照规定的时间、周期召开的会议；

2.临时会议：根据工作需要，临时决定召开的会议；

3.专题会议：针对某一特定议题召开的会议；

4.多部门协调会议：涉及多个部门协作的会议。

四、与会人员

1.与会人员应根据会议主题和内容，提前做好相关准备工作；

2.与会人员应准时参加会议，不得迟到、早退；

3.与会人员应积极参与讨论，发表意见和建议；

4.与会人员应遵守会议纪律，保持会议秩序。

五、会议保密

1.会议内容涉及公司机密事项，与会人员应严格保密；

2.会议纪要等文件应妥善保管，不得随意泄露；

3.违反会议保密规定的人员，将按照公司相关制度进行处理。

六、制度修订

本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。修订后的制度应经公司领导审批后公布实施。

本制度的解释权归公司行政管理部门。如有疑问，请向行政管理部门咨询。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司工作计划和实际需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：列出会议主要议题，明确每个议题的讨论时间，并将议程提前发送给与会人员。

3.确定与会人员：根据会议主题和内容，邀请相关部门和人员参加，确保涉及议题的全面覆盖。

4.通知与会人员：通过OA系统、邮件、电话等方式，提前通知与会人员会议时间、地点、议程等信息。

5.准备会议材料：整理与会议议题相关的背景资料、数据报表等，提前发送给与会人员。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员在会议开始前进行签到，确保会议出席情况的真实性。

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题和议程，明确会议目标。

3.主题发言：会议主持人或相关部门负责人针对议题进行主题发言，阐述观点和意见。

4.讨论环节：与会人员针对议题展开讨论，提出建议和解决方案。

5.总结发言：会议主持人或主要领导对讨论成果进行总结，明确下一步工作要求和计划。

三、会议记录

1.指定专人负责会议记录，确保记录的准确性和完整性。

2.记录内容包括：会议时间、地点、与会人员、主要议题、讨论内容、结论等。

3.会议记录应在会议结束后尽快整理完成，并发送给与会人员核对。

四、会议决策

1.会议决策应遵循民主集中制原则，充分听取与会人员的意见和建议。

2.重大事项决策应进行表决，表决结果作为会议决策依据。

3.会议决策结果应在会议纪要中明确记录，并按公司规定进行公示。

五、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，感谢与会人员的参与。

2.与会人员应将会议纪要、决议等文件带回部门，及时传达和落实。

3.会议结束后，组织者应对会议室进行整理，确保场地干净整洁。

六、会议反馈

1.与会人员应将会议内容向部门内部进行传达，确保工作要求的落实。

2.各部门负责人应定期检查会议决策的执行情况，发现问题及时解决。

3.对于会议中提出的建议和意见，相关部门应予以重视，并采取相应措施进行改进。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要应由指定的记录人负责整理，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议基本信息、讨论要点、决策结果、行动计划及责任分配等关键内容。

3.会议纪要整理完成后，应尽快发送给所有与会人员及相关部门进行确认。

4.确认无误后，由行政管理部门统一发布正式版会议纪要。

二、行动计划的责任分配与执行

1.根据会议纪要中的决策，明确各行动项的责任人和完成时限。

2.责任人应清晰了解自己的任务要求，并主动承担起执行责任。

3.各部门负责人应监督和推进本部门的行动计划，确保按时完成。

三、跟踪与监督

1.行政管理部门应设立专门的跟踪机制，对会议纪要中的行动项进行定期跟踪。

2.通过OA系统或其它管理工具，记录行动项的执行进度，并及时更新状态。

3.对于执行过程中出现的问题，应及时上报，并采取措施解决。

四、反馈与评估

1.责任人应定期向行政管理部门反馈行动项的完成情况。

2.行政管理部门应定期组织会议，对会议纪要的执行情况进行评估。

3.根据评估结果，对执行效率高、效果好的部门和个人给予表彰，对执行不力的进行督促和指导。

五、持续改进

1.通过对会议纪要执行情况的反馈和评估，发现管理流程中存在的问题和不足。

2.及时调整和优化会议管理流程，提高会议决策的执行力和效率。

3.定期对会议管理制度进行回顾和更新，确保其与公司发展需求保持一致。

六、问责机制

1.对于未按会议纪要执行或执行不力的责任人，应视情况采取相应的问责措施。

2.问责机制应公开透明，确保所有员工都能从中吸取教训，提高执行力。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，通过OA系统进行在线预订。

2.预订时应详细填写会议主题、时间、参会人数等信息，以便于行政管理部门进行合理安排。

3.预订成功后，预订人需在会议前确认会议室设施齐全，如有问题应及时与行政管理部门联系。

二、会议室使用

1.会议室使用应严格按照预订时间进行，不得随意占用或更改。

2.会议室内应保持安静、整洁，与会人员应爱护室内设施，遵守会议室相关规定。

3.会议期间，禁止吸烟、进食，确保会议室环境良好。

三、会议室设施与管理

1.行政管理部门负责会议室设施的维护与管理，确保设施正常运行。

2.定期检查会议室内的设备，如投影仪、音响、话筒等，确保会议顺利进行。

3.会议室应配备足够的会议用品，如笔记本、笔、水杯等，以满足会议需求。

四、会议室清洁与保养

1.会议结束后，与会人员应将会议室清理干净，确保场地整洁。

2.行政管理部门定期对会议室进行深度清洁和保养，包括地毯、窗帘等。

3.对于损坏的设施，应及时报修，确保会议室的正常使用。

五、会议室安全

1.会议室应配置适当数量的消防设施，并定期检查，确保安全。

2.会议室内禁止堆放易燃、易爆物品，确保消防通道畅通。

3.与会人员应了解会议室安全出口的位置，遇紧急情况时能迅速疏散。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的行为，行政管理部门有权进行制止和纠正。

2.对于故意损坏会议室设施或严重违反规定的人员，将按照公司相关制度进行处理。

3.定期对会议室管理规定进行宣传和培训，提高员工的遵守