EPC总承包建筑工程文档资料管理制度及实施措施

EPC总承包建筑工程文档资料管理制度及实施措施1.1文档资料管理制度1）GB/T50328-2014《建设工程文件归档整理规定》2）SH/T3503-2007《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》3）SH/T3543-2007《石油化工建设工程项目施工过程技术文件规定》4）盈创公司管理体系文件。（1）AHYC/P01《文件控制程序》（2）AHYC/P19《工程施工过程控制程序》（3）AHYC/P21《工程施工工艺控制程序》（4）AHYC/QG-04.01《施工技术管理标准》1.2文档资料管理措施1）项目部综合管理组归口文档资料管理，建立好内外部文档资料信息管理流程。2）认真做好文档资料信息管理各环节工作，及时收集、加工整理和存储有关信息。3）应用公司、现场的计算机信息管理网络及软件管理平台进行信息管理，实现网络化办公，提高信息管理现代化水平。4）按照公司文件和资料控制程序做好设计文件、甲方、监理等外来文件的收发和管理，并做好文件收发记录。5)文件管理执行AHYC/P01《文件控制程序》相关规定，有关内容如下：（1）技术文件和有关资料，均应加盖“受控”印章，并按本程序第4.6.1.5条规定做出相关标识。（2）发放前，由文件编制单位填写《文件发放记录》并经部门负责人批准，发放时，文件接受人在《文件发放记录》上签署姓名和日期。（3）文件破损严重，影响使用时，应到文件主管部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件的标识仍使用原文件的标识，并在原文件发放记录上做更新发放记录。（4）收到各种红头管理文件时，由接收人填入《收文登记表》，属于“受控文件”（封面有“受控”印章的）还需要在《受控管理文件目录清单》中登记。（5）各单位收到各种专项技术文件后，凡是以“生产令号”或工程项目计划编号标识的技术文件，由接收人填入《受控技术文件目录清单》。（6）收到各种通用技术文件和管理文件时，由接收人分别填入《受控技术文件目录清单》或《受控管理文件目录清单》。（7）产品设计和制造工艺技术文件的更改按特种设备设计制造安装改造维修质量保证体系《作业（工艺）控制程序》和《产品图样及技术文件管理标准》中有关条款进行。（8）其他技术文件的更改由文件归口管理部门提出更改意见并实施。（9）文件更改的审批权限，与其编制时审批权限一致。（10）文件经多次更改或需进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废，文件归口管理部门负责换发新版本。（11）作废的文件由文件归口管理部门负责收回，统一处置。（12）需作资料留存的作废文件由文件归口管理部门负责加盖“作废保留”印章，隔离保存。（13）产品、工程完工后，设计图样及专项工艺文件由各单位负责收集并加盖“完工”标识印章，由本单位技术组统一保留，于当年底交生产部/机动部/工程部统一处置。（14）对顾客要求变更的图样或停止施工的产品图样及专项工艺文件，由设计工艺部/工程部/机动部负责从施工分公司、生产车间收回、标识、封存。（15）文件经编制、审核、批准后，需归档的原版文件、资料由文件归口管理部门交质量管理部存档，质量管理部负责保存；电子版归档文件均应有备份并进行标识。（16）归档文件原则上只供在档案室借阅，不外借，确需临时借出，借阅人员应填写《档案借阅登记表》，经质量管理部部长批准后，方可外借，借阅者应在指定日期内归还文件，逾期不归还，由文件管理者收回，并按经济责任制考核。（17）各部门/单位兼职档案员要经常检查各类在用文件的有效性，发现问题及时处理。（18）所有文件持有者应妥善保管，不得擅自删改、涂抹、撕页、外借；如遇丢失，按本程序4.6.2.1条e款的程序办理补发手续，工作岗位变动时应持文件进行变更并登记，调离公司者文件归口管理部门要收回文件并记录，否则，不予办理调离手续。（19）直接引用的各类外来文件，由文件归口管理部门负责人批准后，方可使用。文件的发放与归档参照本程序第4.6和4.9条的规定执行。标准、文件性质超越主管部门权限，则送交管理者代表审阅、批示后执行。（20）经理办公室/质量管理部/安全环保部负责按《法规和其他要求控制程序》对国家相关法律、标准和规范等外来文件进行管理与控制。（21）各部门/单位定期核查本单位文件的有效性，确保使用有效版本的文件。（22）计划经营部对发放到公司外部的受控文件（如供外协厂的加工图纸、外协技术要求等）应进行发放登记及更改、作废的控制。（23）工程部负责工程项目的设计文件、监理、业主或工程管理单位发到公司的文件的接收、发放、登记工作。（24）按照SH/T3503、SH/T3543和公司文件公司交工技术文件管理规做好工程资料的编制、收集和汇编，工程完工后，按照合同约定移交工程资料。（25）搞好本项目各施工单位间，项目部与公司各职能部门间，项目部与与整个项目各管理单位、各施工单位间的信息流管理，执行公司相关控制程序，并采取参加建设单位、监理单位举办的各种会议和项目部调度会、分析会，检查、评比等措施，加强相互间的信息沟通。（26）认真、及时、准确地做好工程各项记录，交工技术文件全部采用计算机处理，并在规定的时间前移交和归档。（27）交工技术文件编制执行GB/T50328-2014《建设工程文件归档整理规定》、SH/T3503-2007《石油化工