高校会议管理办法

高校会议管理办法第一章总则

第一条目的与依据

为加强高校会议管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性、民主性和合法性，根据《中华人民共和国教育法》、《中华人民共和国高等教育法》及学校的相关规定，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于学校各类会议的管理工作，包括但不限于校务会议、学术会议、行政会议、教职工代表大会、学生代表大会等。

第三条基本原则

（一）公开透明原则：会议应尽量公开进行，保障广大师生的知情权、参与权和监督权。

（二）精简高效原则：严格控制会议数量和规模，提高会议效率，减少形式主义。

（三）民主集中制原则：充分发扬民主，确保决策的科学性，同时实行集中统一领导。

（四）权责明确原则：明确会议的组织、参与、监督等各方的权利和责任。

第四条会议分类

根据会议的性质、内容和目的，将会议分为以下几类：

（一）决策性会议：研究解决学校重大问题和决策事项。

（二）报告性会议：汇报工作、交流经验、探讨问题。

（三）学术性会议：开展学术交流、研讨和评审等活动。

（四）协调性会议：协调各部门工作，解决实际问题。

第五条组织机构

学校设立会议管理机构，负责全校会议的统筹、协调和监督工作。各部门应指定专人负责本部门的会议管理工作。

第六条会议纪律

参会人员应严格遵守会议纪律，按时参加会议，认真履行职责，保守会议秘密。

第七条本办法的解释权

本办法的解释权归学校会议管理机构所有。如本办法与上级法律法规相抵触，以上级法律法规为准。

第八条实施日期

本办法自发布之日起实施。原有相关规定与本办法不符的，以本办法为准。

第二章会议流程

第九条会议筹备

会议筹备工作由会议发起人或主管部门负责。筹备工作应包括以下内容：

1.明确会议主题、目的、议程和参会人员范围；

2.确定会议时间、地点和会议形式；

3.准备会议材料，包括但不限于会议通知、会议议程、相关文件、报告等；

4.发布会议通知，确保参会人员提前了解会议内容，做好参会准备；

5.安排会场布置，包括座次、音响、投影等设施设备的调试；

6.提前与参会人员确认时间，确保会议出席率。

第十条会议签到

会议开始前，应设立签到台，由专人负责参会人员的签到工作。签到记录应包括参会人员姓名、单位、签到时间等信息。

第十一条会议议程

会议议程由会议主持人负责，会议议程应包括以下内容：

1.宣布会议主题、目的和议程安排；

2.各项议题的讨论、报告、表决等环节；

3.会议总结，明确会议成果和下一步工作计划。

第十二条会议讨论

会议讨论环节应遵循以下原则：

1.各抒己见，充分发表意见；

2.尊重不同意见，避免发生争执；

3.主持人应确保讨论有序进行，避免偏离主题；

4.讨论过程中，做好会议记录。

第十三条会议表决

会议表决应在充分讨论的基础上进行，表决方式可根据会议性质和议题内容选择以下方式：

1.口头表决；

2.举手表决；

3.无记名投票表决。

第十四条会议记录

会议记录应详细记录以下内容：

1.会议时间、地点、参会人员；

2.会议议程；

3.各议题的讨论情况、表决结果；

4.与会人员的意见和建议；

5.会议成果和下一步工作计划。

第十五条会议总结

会议总结由会议主持人或指定人员在会议结束时进行，主要包括以下内容：

1.概括会议成果，明确会议决策事项；

2.对会议期间未解决的问题进行分析，提出解决方案；

3.对下一步工作计划和任务进行部署。

第十六条会议资料的归档

会议结束后，会议组织部门应将会议通知、会议议程、会议记录、表决结果等相关资料整理归档，以备查阅。

第十七条会议反馈

会议组织部门应在会议结束后，向未参会的相关人员通报会议情况，确保信息传达的及时性和准确性。同时，收集参会人员的意见和建议，不断改进会议组织工作。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十八条会议纪要的编制

会议纪要应在会议结束后及时编制，由会议记录人负责。会议纪要应准确、完整、清晰地反映以下内容：

1.会议基本情况，包括会议时间、地点、参会人员、主持人等；

2.会议议程和各议题的讨论情况；

3.会议决策和表决结果；

4.与会人员提出的意见和建议；

5.会议总结及下一步工作计划。

第十九条会议纪要的审批与发布

会议纪要编制完成后，应提交给会议主持人或主管部门负责人审批。审批通过后，会议纪要应在规定时间内发布给所有参会人员及相关人员，确保信息传达的及时性和准确性。

第二十条任务分解与责任落实

根据会议纪要的内容，应将决策事项分解为具体的任务，明确任务的执行部门、责任人和完成时限。各部门应按照任务分解表，落实责任，确保决策事项的执行。

第二十一条跟踪监督与进度反馈

会议组织部门应设立专门的监督机制，对会议决策事项的执行情况进行跟踪监督。执行部门应在规定时间内反馈任务进度，对存在的问题及时报告并寻求解决方案。

第二十二条评估与总结

会议决策事项完成后，会议组织部门应组织评估会议决策的实施效果，总结经验教训，为今后类似会议提供参考。评估结果应记录在案，作为今后考核和改进工作的依据。

第二十三条信息共享与公开

会议纪要及其执行情况应在学校内部进行共享，确保广大师生了解会议决策及其执行情况。同时，根据信息公开原则，适当范围内的会议纪要和执行情况应向社会公开，接受监督。

第二十四条变更与调整

如会议决策在执行过程中出现特殊情况，需对会议纪要中的内容进行变更或调整，应按照以下程序进行：

1.提交变更或调整申请，说明理由和依据；

2.报请会议主持人或主管部门负责人审批；

3.审批通过后，及时通知相关人员，并重新发布会议纪要；

4.变更或调整后的会议纪要应与原纪要一并归档。

第二十五条档案管理

会议纪要及其相关资料应作为重要档案进行管理，按照档案管理规定进行归档、保存和销毁。会议纪要档案应便于查阅，确保信息安全。

第四章会议室管理规定

第二十六条会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向会议室管理部门提交申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.会议室管理部门根据申请情况进行统筹安排，确认无误后予以预订。

3.预订成功的部门应按时使用会议室，如需取消或变更预订，应提前通知会议室管理部门。

第二十七条会议室布置与设施

1.会议室管理部门应确保会议室内的设施设备完好，包括但不限于音响、投影、话筒、空调等。

2.根据会议类型和参会人数，会议室管理部门负责布置会议室，包括座次安排、桌椅摆放等。

3.会议室内应配备必要的办公用品，如纸张、笔、水杯等。

第二十八条会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食或乱丢杂物。

2.会议期间，参会人员应保持安静，手机等通讯设备应关闭或调至静音状态。

3.会议室内不得私自搬动设施设备，如需调整，请联系会议室管理部门。

第二十九条会议室安全管理

1.会议室内应配备消防设施，并定期检查，确保其正常使用。

2.会议室管理部门应制定应急预案，应对突发情况，确保会议安全。

3.会议期间，参会人员应遵守安全规定，不得携带危险物品进入会议室。

第三十条会议室清洁与维护

1.会议室管理部门负责会议室内外的清洁工作，确保会议环境的整洁。

2.会议结束后，使用部门应配合会议室管理部门做好现场清理工作。

3.定期对会议室设施设备进行维护保养，确保其正常运行。

第三十一条会议室开放时间

1.会议室管理部门应明确会议室的开放时间，并在预订系统中公示。

2.特殊情况下，如需在非开放时间使用会议室，需提前向会议室管理部门申请，经批准后方可使用。

第三十二条违规处理

1.对违反会议室管理规定的部门或个人，会议室管理部门有权进行提醒、警告或禁止其今后使用会议室。

2.如因违规行为导致会议室设施损坏，责任部门或个人应承担相应责任和赔偿。

第三十三条意见反馈与改进

1.会议室管理部门应设立意见箱或在线反馈渠道，收集参会人员对会议室管理工作的意见和建议。

2.根据反馈意见，会议室管理部门应及时改进工作，提高会议室管理水平。

第五章附则

第三十四条本办法的补充

本办法未尽事宜，可根据实际情况制定补充规定，报学校会议管理机构批准后实施。

第三十五条本办法的