行政主管座谈会-德明财经科技大学

總務處–文書組(A203)

工作項目工作內容說明協辦單位配合事項一、收文/分文

作業二、發文作業三、校印用印

作業四、郵件寄送

1.每日與教育部電子公文入口網

連線接收電子公文，連同當日

收到之紙本公文，依公文內容

編號、登錄及分文，每日下班

前2小時之收文均需分文並送

至各一級單位之單位收發。

1.收到已決行待發之函稿，將公

文繕印、校對、用印、封發或

以電子交換發文傳送。1.申請蓋用本校印信之文件，需

經校長或依分層負責規定授權

單位主管核可，使得蓋用印信。2.不辦文稿之文件，應填具「用

印申請書」，核可後由文書組

用印。1.投遞全校公務寄件郵件。1.各單位收發人員如發現公文分文有誤或認為非屬於其職掌範圍，經單位主管核閱後，應即時退回總務處文書組改分；退文改分，受移單位如有疑問，由主任秘書裁定，不得再行移還，以免輾轉延誤。1.各承辦人之發文函(稿)，請於各該主管簽核後即可上傳，俟秘書室退文時，文書組即可作業發文。有時效性之發文，承辦人應預留會辦簽核時間，如在時效最後截止前一日仍未簽核者，請通知文書組，以免延誤發文時效。1.大宗郵件請提早送文書組處理。2.10件以上之掛號郵件，請填寫寄件名冊2份。3.2000元以上及經常性之大宗郵件，請自備郵，由承辦人辦理核銷。總務處–出納組(A224)

工作項目工作內容說明協辦單位配合事項一、保管作業二、金融機關

業務作業三、收支作業四、零用金管

理作業五、報表管理

作業1.保管現金，有價證券及一切款項收

支事項、保管票據託收存並製給收據。1.與金融機關業務往來之存、提、匯

款、轉帳、薪資轉帳等各項業務。2.金融機關往來之設立、變更與註銷

之業務。1.收取各單位繳交現金、支票或各機

關存入補助款。2.各項支出依據會計室支出傳票、簽

開支票、用印核准後，轉發教職員

工學生或廠商。1.依德明財經科技大學零用金管理辦

法施行。1.現金及銀行日月報表之編製與呈核2.銀行存款調節表之編製與呈核1.領款或洽辦其它業務請於4:30前辦理，4:30後為結帳時間。2.每月開票約4次，5日、13~14日、20日、月底。3.零用金管理辦法請參考德明總務處出納組規章。總務處–採購組(A205)

工作項目工作內容說明協辦單位配合事項一、採購業務

規劃二、工程發包三、執行單位

預算1.採購相關業務之規劃、協調、整合、

督導、管控及執行主管交辦之事項。2.協助辦理校舍新建工程，甄選建築

師及營造工程之發包、建築物及水

電等修繕工程之發包、各項設備儀

器維護合約之簽訂等。1.執行年度整體發展獎助經費重要儀

器設備之採購包括：招標比價、議

價、簽訂合約及請款事宜。2.各項發展重點特色專案申請補助款

採購之執行，包括：招標比價、議

價、簽訂合約及請款事宜。3.執行各單位國科會設備及編列之年

度各項物品採購預算，包括各項儀

器設備、耗材、贈品、工程等之年

度統購及零星採買。1.敬請各單位於採購物品或工程時，應將送貨時間或施工期間列入考慮，並事先完成整體電源〈網路〉規劃，避免有所遺漏致無法運作。1.如為緊急採購，請購單位應主動了解流程動向，才不致耽誤時效！

總務處–營繕事務組(A111)工作項目工作內容說明協辦單位配合事項一、校園安全

管理二、環境衛生

維護三、儀器設備

保修四、房舍建物

整修五、集會場地

管理六、餐廳福利

社委託經

營七、油印室業

務1.機電工程處理及修繕維護工作2.整修工程處理及督導驗收。3.新、舊建築物校舍修繕工程及助

安全督導管理。4.美化校園及校區平面及地下室停

車場管理。5.校園安全硬體設備整建、維護及

保全人員管理。6.物品庫房管理。7.公務車輛管理及維修保養執行。8.校慶、畢業典禮、新春團拜、

中元普渡、訪視、視導等活動，

預算編列及執行。9.餐廳、福利社委外經營管理、

招商訂立合約等事宜。10.全校環境整潔維護，資源回收及垃

圾點之整理及清運管理。1.各單位小型修繕、平面停車申請、監視器調閱資料，請上學校網路總務處營繕事務組處室表單填寫作業。2.課表供電系統，一般教室由教務單位負責管控，專業教室由營繕事務組管控。3.設備損壞報修，請多利用營繕事務組的報修系統網頁。總務處–保管組(A102-1)

工作項目工作內容說明協辦單位配合事項一、財產管理二、空間管理三、儀器設備

維護1.綜理全校財產及物品保管事項。2.財產及物品驗收、登帳等辦理工作。3.財產之編號、編卡、標籤粘貼、借

用、移轉及保管作業。4.固定資產營建、改良、擴充、工程

等完成之登錄。5.財產報失及報廢(含填製單據、消帳

及報廢物品之處理)。6.每年5月進行全校盤點作業，編製全

年固定資產及財產報表。1.處理購買校地相關流程。2.協調全校空間使用與配置。3.召開空間管理會議，審議各單位空

間需求提案。1.單槍、印表機、電話等行政教學儀

器設備等維修。1.採購組財產、物品採購。2.會計室驗收、入帳。1.登錄使用各會議室，請

註明單位及使用者分機，

以利連絡。2.簽呈通過借用各會議室，亦請記得登錄使用，以

避免被重複登錄。1.總務處營繕事務組空間

修繕。2.各項儀器設備修繕，請

至處室表單保管組下載

修繕單，以利處理。總務處–環安中心(A102-2)工作事項工作內容說明協辦單位配合事項一、定期辦理防災教育訓練二、依據環保法規辦理校園環境安全及稽查三、校園建築物安全之及消防安全申報與管理四、提供師生安全及環保的校園環境1.依消防法規定辦理防災教育訓練之進行，以提升全體員工之防災常識及應變能力。配合行政院環保署辦理清淨家園顧厝邊(綠網)活動。與衛保組共同執行醫療廢棄物管理。室內空氣品質法實施。1.依法定每二年申報建築物公共安全檢查結果報告書。2.依法定每一年申報消防安全設備檢修結果報告書。3.每季實施消防安全設備保養維護。依空間配置管理、保全、標示系統、求救系統與安