项目管理制度会议

项目管理制度会议第一章总则

项目管理制度会议旨在确保公司项目管理的有效性和高效性，提高决策品质，加强团队协作，规范会议流程，确保会议成果的落实。以下为项目管理制度会议的总则：

一、会议目的

项目管理制度会议旨在对项目进度、问题、风险等进行全面梳理，为项目团队提供决策支持，确保项目按照预定目标顺利进行。

二、会议原则

1.高效务实：会议应围绕项目关键问题进行讨论，提倡简洁明了、直击要害的发言，避免无关话题，确保会议高效进行。

2.民主集中：充分听取各方意见，鼓励畅所欲言，最终形成统一决策。

3.及时反馈：会议结束后，参会人员应按照会议纪要要求，及时反馈执行情况，确保会议成果的落实。

4.保密原则：会议涉及公司内部信息，参会人员需遵守保密规定，不得泄露会议内容。

三、参会人员

1.会议主持人：由项目负责人或指定人员担任，负责主持会议、引导讨论、总结发言。

2.必参会人员：项目团队成员、相关部门负责人及关键岗位人员。

3.特邀参会人员：根据会议议题，可邀请公司高层、外部专家等参加。

四、会议频率

项目管理制度会议分为定期会议和临时会议。

1.定期会议：原则上每月召开一次，根据项目进度和需求可适当调整。

2.临时会议：根据项目实际情况，由项目负责人或会议主持人决定召开。

五、会议通知

1.会议通知应明确会议时间、地点、议题、参会人员等内容。

2.会议通知应在会议召开前至少3个工作日发送至参会人员。

六、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，如有紧急事项需离开会场，应提前向会议主持人请假。

2.会议结束后，参会人员应按时离场，不得在会场内逗留。

3.会议纪要由专人负责记录，参会人员应在会议纪要上签字确认。

七、会议决策

1.会议决策应充分讨论，形成明确意见。

2.会议决策需由会议主持人总结，形成会议纪要。

3.会议决策的执行情况应纳入项目考核，确保决策落实。

八、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。各部门应严格遵守本制度，共同推进项目管理工作。

第二章会议流程

为确保项目管理制度会议的高效有序进行，以下详细阐述会议流程的各个阶段。

一、会前准备

1.确定议题：会议主持人提前收集项目相关的关键问题、需决策事项、风险预警等，形成会议议题。

2.发送会议通知：明确会议时间、地点、议题、参会人员等，至少提前3个工作日发送至相关人员。

3.准备会议材料：会议主持人组织相关人员准备与议题相关的背景资料、数据报告等，提前发放给参会人员，以便提前了解会议内容。

4.确定会议议程：根据议题和参会人员，制定会议议程，包括各议题讨论时间、发言顺序等。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员按时到场，完成签到，确保会议出席情况的真实性。

2.会议主持人开场：介绍会议主题、议程和注意事项，强调会议纪律。

3.议题讨论：按照会议议程，逐一讨论议题。每个议题由相关负责人或专家进行主题发言，随后展开讨论。

4.会议决策：充分讨论后，针对各议题形成明确意见，由会议主持人进行总结。

5.会议总结：会议主持人对本次会议的讨论成果、决策事项等进行总结，明确下一步工作要求和责任分工。

三、会议纪要

1.会议纪要记录：专人负责记录会议过程、讨论内容、决策事项等，形成会议纪要。

2.会议纪要审核：会议结束后，由会议主持人审核会议纪要，确保内容准确无误。

3.发布会议纪要：将会议纪要发送给参会人员，要求其在规定时间内反馈意见。

四、会后落实

1.任务分配：根据会议决策，明确各责任人和执行时间表，确保决策事项得到落实。

2.跟踪反馈：会议主持人或指定人员对决策事项的执行情况进行跟踪，定期收集反馈，确保工作进度。

3.下次会议准备：结合本次会议的执行情况，提前准备下次会议的议题和材料。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是确保项目管理制度会议成果落实的关键文档，本章详细阐述会议纪要的跟踪落实流程。

一、会议纪要的发布与确认

1.会议纪要应在会议结束后48小时内完成编制，并由会议主持人审核批准。

2.审核通过的会议纪要应尽快发送给所有参会人员，确保相关人员及时了解会议内容和决策事项。

3.参会人员应在收到会议纪要后的两个工作日内确认收到，并对纪要内容提出意见或建议。

二、决策事项的责任分配

1.会议纪要中应明确每项决策的责任人，包括执行人、协助人和监督人。

2.责任人需在会议纪要中明确的工作要求和完成时限内，制定详细的工作计划并开始执行。

三、执行情况的跟踪与反馈

1.责任人应按照工作计划定期向会议主持人或指定跟踪人报告执行进度。

2.会议主持人或跟踪人应对执行情况进行记录，并及时解决执行过程中出现的问题。

3.定期组织会议，对执行情况进行集中讨论，评估决策实施效果，并根据需要调整后续工作计划。

四、会议纪要的更新与闭环

1.如决策事项在执行过程中发生变化，需及时更新会议纪要，并通知所有相关人员。

2.决策事项完成后，责任人应向会议主持人提交完成报告，会议主持人确认后，该项决策事项视为闭环。

3.对于未能按时完成的决策事项，应分析原因，制定补救措施，并在后续会议中重点关注。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照项目周期和会议类型进行分类归档，便于后续查阅和审计。

2.公司应建立会议纪要查阅制度，确保会议纪要的透明度和可追溯性。

第四章会议室管理规定

为保障项目管理制度会议的顺利进行，提供良好的会议环境，本章对会议室的管理规定进行详细阐述。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门或指定的会议室管理部门提交申请。

2.预订时应提供会议时间、参会人数、所需设备等信息，以便行政部门进行合理安排。

3.行政部门应在收到预订申请后及时反馈会议室预订结果，并提供必要的会议服务。

二、会议室配置

1.会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、白板、音响设备等。

2.会议室布置应考虑舒适性和实用性，座位安排应便于参会人员交流。

3.会议室应保持清洁卫生，定期进行设备检查和维护，确保会议顺利进行。

三、会议期间管理

1.会议期间，会议室门应保持关闭，避免外界干扰。

2.参会人员应爱护会议室设施，遵守会议纪律，不在会议室内吸烟、进食。

3.会议室内严禁私自改动设备设置，如需调整，应联系行政部门协助。

四、会议室使用后处理

1.会议结束后，参会人员应将个人物品带离会议室，不得遗留。

2.会议组织者或指定人员应负责检查会议室，确认设施完好、关闭电源，并通知行政部门。

3.如会议室内出现损坏或遗失物品，会议组织者需及时报告行政部门处理。

五、会议室安全与保密

1.会议室使用期间，应确保消防安全通道畅通，了解消防设施位置和使用方法。

2.会议室内涉及公司内部信息或敏感内容的讨论，参会人员需遵守保密规定，不得泄露。

3.行政部门应定期对会议室进行安全检查，确保会议环境的安全可靠。

六、特殊会议室管理

对于特殊功能的会议室（如视频会议室、董事会会议室等），除遵守以上规定外，还需根据其特殊性质制定相应的管理规定，确保会议的高效和专业性。

第五章附则

为确保项目管理制度会议相关规定的有效执行，特制定以下附则：