店铺备用金及现金管理条例

店铺备用金及现金管理条例

一、总则

为确保店铺日常运营资金的安全与合理使用，提高财务管理水平，根据我国相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本店铺备用金及现金管理条例。

二、备用金管理

1.备用金用途：备用金主要用于店铺日常运营中的小额现金支出，如临时采购、小额维修等。

2.备用金金额：备用金金额根据店铺规模、业务量及实际需求制定，由财务部门审核批准。

3.备用金领取：店铺负责人向财务部门提出申请，经审批同意后，凭相关凭证领取备用金。

4.备用金使用：店铺负责人应合理、合规使用备用金，严禁挪作他用。

5.备用金报销：店铺负责人应在规定时间内，将备用金使用情况报财务部门审核报销。

6.备用金盘点：财务部门定期对店铺备用金进行盘点，确保资金安全。

三、现金管理

1.现金收入：店铺收入现金应及时存入公司指定账户，不得私设小金库。

2.现金支出：店铺支出应通过正规渠道支付，尽量避免现金支付。

3.现金限额：店铺现金存放不得超过公司规定的限额，超出部分应及时存入银行。

4.现金保管：店铺负责人应妥善保管现金，确保现金安全。

5.现金报销：店铺负责人应在规定时间内，将现金使用情况报财务部门审核报销。

四、监督检查

1.财务部门应定期对店铺备用金及现金管理情况进行检查。

2.公司审计部门对店铺备用金及现金管理进行不定期审计。

3.发现问题，应及时整改，并对相关责任人进行追责。

五、法律责任

1.店铺负责人应严格遵守本管理条例，如有违反，公司将依法追究其法律责任。

2.公司有权对违反本管理条例的店铺负责人进行处罚，包括但不限于警告、罚款、撤职等。

3.店铺负责人在备用金及现金管理过程中，如涉嫌违法犯罪，公司将移交司法机关处理。

六、附则

1.本管理条例解释权归公司所有。

2.本管理条例自发布之日起执行。

3.如有未尽事宜，公司可根据实际情况予以补充。

七、备用金审批流程

1.店铺负责人根据实际运营需求，向财务部门提交备用金申请，申请需明确备用金用途、金额及预计使用时间。

2.财务部门收到申请后，应在三个工作日内完成审批，并将审批结果通知店铺负责人。

3.审批通过后，店铺负责人凭审批单及相关凭证到财务部门领取备用金。

4.备用金使用完毕后，店铺负责人需在规定时间内，提供相关凭证到财务部门报销，并说明备用金使用情况。

八、现金收支管理

1.现金收入管理：店铺收入现金应在当日营业结束后，及时进行清点，并与系统销售额进行核对，确保一致。

2.现金支出管理：店铺支出应优先选择非现金支付方式，如银行转账、支付宝、微信支付等。确需现金支付时，需提前向财务部门申请，经批准后方可使用。

3.现金收入与支出应分别记录在专门的现金日记账中，以便财务部门对店铺现金流动情况进行监控。

九、现金存放与保管

1.店铺现金应存放在指定的保险柜内，保险柜钥匙由店铺负责人妥善保管。

2.店铺负责人应定期检查保险柜，确保现金安全。

3.禁止将现金存放于店铺内其他地方，以防丢失或被盗。

十、违规处理

1.如发现店铺负责人在备用金及现金管理方面存在违规行为，财务部门应及时报告公司管理层。

2.公司将对违规行为进行调查，并根据调查结果对相关责任人进行处罚。

3.违规行为包括但不限于：私设小金库、虚报备用金、挪用备用金、现金收入不及时入账等。

十一、培训与指导

1.公司财务部门应定期组织店铺负责人进行财务管理培训，提高其财务管理意识和能力。

2.店铺负责人应主动学习财务管理知识，熟悉备用金及现金管理条例，确保在实际操作中遵守规定。

3.对于在财务管理方面存在的问题，店铺负责人可向财务部门寻求指导与帮助。

十二、信息反馈与改进

1.店铺负责人应主动收集在备用金及现金管理过程中遇到的问题和困难，及时向财务部门反馈。

2.财务部门针对反馈问题进行分析，并提出相应的改进措施，以提高备用金及现金管理水平。

3.公司鼓励员工积极提出合理化建议，共同优化店铺备用金及现金管理流程。

十三、内部控制与风险管理

1.店铺应建立健全内部控制机制，确保备用金及现金的安全、合规使用。

2.店铺负责人应定期进行风险评估，识别现金管理中的潜在风险，并采取相应措施防范风险。

3.财务部门应加强对店铺现金流动的监控，确保现金流动的正常、透明。

十四、报告与分析

1.店铺负责人需定期向财务部门提交现金流动报告，报告内容应包括现金收入、支出、结存等情况。

2.财务部门应对店铺现金流动报告进行分析，为店铺提供财务指导和建议。

3.公司管理层应定期审查现金管理报告，对现金管理情况进行全面了解。

十五、紧急情况处理

1.如店铺在运营过程中遇到紧急情况，需要使用大量现金，店铺负责人应立即向财务部门报告，并说明原因。

2.财务部门根据实际情况，迅速处理紧急备用金申请，确保店铺正常运营。

3.紧急情况处理结束后，店铺负责人需在规定时间内补充相关凭证，完成报销流程。

十六、外部审计与合规

1.公司应定期邀请外部审计机构对店铺备用金及现金管理进行审计，确保管理活动的合规性。

2.店铺负责人应积极配合外部审计工作，提供真实、完整的财务资料。

3.对于外部审计中发现的问题，店铺应认真整改，并及时向公司报告整改情况。

十七、保密与数据安全

1.店铺负责人及财务部门人员应保守公司财务秘密，不得泄露与备用金及现金管理相关的敏感信息。

2.严禁未经授权的人员接触现金日记账、备用金申请单等相关财务资料。

3.财务部门应采取必要的数据安全措施，保护财务信息不被非法获取、使用、篡改或破坏。

十八、考核与激励

1.公司将备用金及现金管理纳入店铺负责人的绩效考核体系，对管理规范、资金安全等方面进行评价。

2.对于在现金管理方面表现优秀的店铺负责人，公司将给予相应的奖励和激励。

3.考核结果将作为店铺负责人晋升、薪酬调整的重要依据。

十九、持续改进与优化

1.公司应不断总结经验，持续改进备用金及现金管理流程，提高管理效率。

2.店铺负责人应主动学习行业最佳实践，借鉴先进的管理方法，提升自身财务管理能力。

3.公司鼓励全体员工积极参与现金管理优化工作，共同促进公司财务管理水平的提升。

二十、跨部门协作

1.店铺备用金及现金管理涉及多个部门，包括财务、审计、运营等，各部门应加强协作，共同保障资金安全。

2.店铺负责人在遇到跨部门协作问题时，应及时沟通，寻求相关部门的支持与配合。

3.财务部门应定期与其他部门交流，了解其在备用金及现金管理方面的需求和困难，共同寻求解决方案。

二十一、突发事件应对

1.公司应制定突发事件应急预案，包括现金被盗、火灾等可能影响备用金及现金安全的事件。

2.店铺负责人应熟悉应急预案，确保在突发事件发生时，能够迅速采取有效措施，减少损失。

3.突发事件发生后，店铺负责人需立即向公司报告，并按照预案进行处置。

二十二、培训与提升

1.公司应定期组织财务管理培训，提高店铺负责人及财务人员的业务水平和职业素养。

2.培训内容应包括法律法规、财务管理知识、内部控制制度等，以帮助员工更好地理解和执行备用金及现金管理条例。

3.店铺负责人应积极参与培训，主动提升自身能力，为店铺的稳健运营贡献力量。

二十三、宣传与普及

1.公司应加强备用金及现金管理相关知识的宣传和普及，提高全体员工的财务意识。

2.店铺负责人需在店内显眼位置张贴备用金及现金管理相关制度，提醒员工遵守规定。

3.通过内部会议、培训等形式，不断强调备用金及现金管理的重要性，营造良好的财务管理氛围。

二十四、合规文化建设

1.公司应将合规文化融入到日常运营中，使全体员工认识到合规的重要性。

2.店铺负责人应带头遵守法律法规和公司制度，树立合规榜样。

3.通过合规文化建设，提高员工对备用金及现金管理风险的识别和防范能力。

二十五、定期评估与调整

1.公司应定期对备用金及现金管理情况进行评估，以发现潜在问题和风险。

2.根据评估结果，及时调整管理策略和措施，确保备用金及现金管理的有效性。

3.店铺负责人应积极参与评估工作，提供真实、准确的数据和信息。

二十六、责任追究与激励机制

1.对于在备用金及现金管理中表现突出的店铺和个人，公司应给予表彰和奖励。

2.对于违反规定、造成损失的责任人，公司将依法追究责任，严肃处理。

3.通过责任追究与激励机制，促进全体员工更好地履行职责，共同维护公司资金安全。

二十七、监督与执行

1.公司设立专门的监督机构，对店铺备用金及现金管理进行日常监督，确保各项规定得到有效执行。

2.店铺负责人应主动接受监督，积极配合监督机构的工作，及时整改发现的问题。

3.公司对备用金及现金管理的执行情况进行定期检查，对执行不力的店铺和个人进行指导和督促。

二十八、信息共享与透明度

1.公司提倡信息共享，确保备用金及现金管理相关信息在内部公开透明。

2.店铺负责人应及时向员工通报财务管理情况，提高员工对资金管理的参与度和关注度。

3.财务部门应定期发布备用金及现金管理报告，使全体员工了解公司财务状况。

二十九、持续优化与反馈机制

1.公司鼓励店铺负责人和员工就备用金及现金管理提出优化建议。

2.建立反馈机制，对提出的建议进行收集、整理和分析，采纳合理建议进行改进。

3.对优化措施的实施效果