建筑工程会议室管理制度

建筑工程会议室管理制度第一章总则

为确保建筑工程会议室的使用效率，提高会议质量，规范会议管理，特制定本管理制度。本制度适用于公司内部所有建筑工程相关的会议组织、召开及管理活动。

一、目的

1.明确会议的目的和类型，确保会议的必要性。

2.规范会议的组织和召开流程，提高会议效率。

3.强化会议纪要的跟踪落实，确保会议决策的执行力。

4.加强会议室的管理，保障会议设施设备完好，提高使用率。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部建筑工程相关的各类会议，包括但不限于项目协调会、技术讨论会、进度汇报会等。

2.本制度适用于公司全体员工，包括会议组织者、参会人员、会议服务人员等。

三、基本原则

1.会议应遵循高效、务实、节俭的原则。

2.会议组织者应确保会议内容充实、有针对性，避免召开无效会议。

3.参会人员应积极参与讨论，按时提交会议材料，遵守会议纪律。

4.会议服务人员应确保会议设施设备正常运行，为会议提供良好环境。

四、会议类型

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期召开的会议，如周例会、月例会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时组织召开的会议。

3.专题会议：针对特定议题召开的会议，如项目验收会、技术评审会等。

五、会议管理责任

1.会议组织者：负责会议的筹备、组织和召开，确保会议内容充实、有序进行。

2.参会人员：按时参加会议，积极参与讨论，遵守会议纪律。

3.会议服务人员：负责会议场地、设备、资料的准备和整理，确保会议顺利进行。

本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。请公司全体员工严格遵守本制度，共同提高会议质量，推动公司建筑工程业务发展。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，本章将详细阐述会议的筹备、召开及结束流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议组织者应根据工作需要，明确会议的主题和目标，确保会议的必要性。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、参会人员、议程安排等。

3.发送会议通知：会议组织者应在会议召开前至少3个工作日发送会议通知，明确会议主题、时间、地点、议程及参会人员。

4.准备会议材料：会议组织者应提前准备会议所需的报告、数据、图表等材料，并于会议前至少1个工作日送达参会人员。

5.会议设施准备：会议服务人员负责检查会议室设施设备，确保正常运行，并根据会议需求布置会场。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前15分钟到达会场，进行签到。

2.会议开幕：会议组织者宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议议程：按照预定议程进行，会议组织者应确保每个议题的讨论时间充足。

4.讨论与发言：参会人员围绕会议主题和议题展开讨论，积极发言。

5.会议记录：指定专人负责记录会议讨论内容、决策和待办事项。

三、会议结束

1.总结发言：会议组织者对会议讨论成果进行总结，明确会议决策和下一步工作计划。

2.确认待办事项：会议组织者应明确待办事项的责任人、完成时间和验收标准。

3.会议闭幕：会议组织者宣布会议结束，感谢参会人员参与。

4.会议纪要：会议结束后24小时内，会议记录人完成会议纪要的整理，并发送至参会人员。

四、会议变更与取消

1.会议变更：如需变更会议时间、地点等，会议组织者应提前通知参会人员。

2.会议取消：如需取消会议，会议组织者应提前通知参会人员，并说明原因。

本章详细阐述了会议的筹备、召开和结束流程，旨在规范会议管理，提高会议效率。请公司全体员工严格遵守，共同提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，本章将重点阐述会议纪要的整理、发布、跟踪落实及反馈机制，确保会议决策的有效执行。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议记录人在会议结束后24小时内完成会议纪要的整理，内容包括：会议主题、时间、地点、参会人员、讨论议题、决策及待办事项等。

2.会议纪要应简洁明了、重点突出，便于参会人员阅读理解。

3.会议组织者应在会议纪要整理完成后48小时内进行审核，确认无误后发布。

4.会议纪要应通过公司内部通讯工具、邮件等方式发送至所有参会人员。

二、会议纪要的跟踪落实

1.会议纪要中明确的待办事项，应明确责任人、完成时间、验收标准等。

2.责任人应按照会议纪要的要求，制定具体实施计划，并按时推进。

3.会议组织者应对待办事项的进展情况进行定期跟踪，确保按计划执行。

4.如遇问题或困难，责任人应及时向会议组织者反馈，共同协商解决。

三、会议纪要的反馈与评估

1.会议组织者应在待办事项完成后，组织相关人员对执行情况进行评估。

2.评估内容包括：完成情况、质量、效果等，形成评估报告。

3.根据评估结果，对会议决策进行总结，为今后类似会议提供借鉴。

4.会议组织者应将评估报告反馈给参会人员，促进会议成果的共享和持续改进。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司规定进行归档，便于日后查阅。

2.公司员工可通过内部系统、邮箱等途径查阅会议纪要，了解会议决策和执行情况。

3.会议纪要的归档和查阅应遵循公司保密规定，确保信息安全。

本章对会议纪要的跟踪落实进行了详细阐述，旨在强化会议决策的执行力。请公司全体员工严格遵守，共同推动会议成果的落地实施。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效使用，提供良好的会议环境，本章将详细阐述会议室的管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门或指定人员进行预订。

2.预订时需提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便安排合适的会议室。

3.预订成功后，会议组织者应按照预定时间、地点召开会议，不得随意更改。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、喧哗、进食等行为。

2.参会人员应爱护会议室设施设备，不得随意移动、损坏或私自带走。

3.会议期间，应关闭或静音手机等通讯设备，以免影响会议进行。

4.会议结束后，参会人员应将座椅归位，清理会议室内垃圾，保持环境整洁。

三、会议室设施管理

1.会议室内的设施设备由行政部门负责维护和管理。

2.定期检查会议室设施设备，确保正常运行，对损坏设备及时进行维修或更换。

3.根据会议需求，提供必要的会议用品，如投影仪、白板、笔纸等。

4.会议组织者如需特殊设施或服务，应提前与行政部门沟通，确保会议需求得到满足。

四、会议室安全管理

1.会议室使用期间，应确保消防通道畅通，消防设施正常。

2.会议组织者应了解会议室的安全设施和应急疏散路线，并在会议开始前进行简要介绍。

3.如遇紧急情况，应立即启动应急预案，组织参会人员有序疏散。

4.会议室使用结束后，检查门窗是否关闭，确保设施设备断电，防止安全隐患。

本章对会议室管理规定进行了详细阐述，旨在为会议提供良好的环境和设施保障。请公司全体员工严格遵守，共同维护会议室的正常使用。

第五章附则

为确保本管理制度的实施效果，特制定以下附则：

一、本管理制度自发布之日起实施，如有变更，将及时通知公司全体员工。

二、本管理制度解释权归公司行政部门。

三、公司全体员工应严格遵守本管理制度，如有违反，将按照公司相关规定