《计算机应用基础》课件-4.1 工作表操作和数据录入技巧

4.1工作表操作和数据录入技巧（开头）大家好，今天我们一起学习工作表操作和数据录入技巧。计算机应用基础计算机应用基础我们知道，一般情况下，公司会对新入职员工进行培训，新员工入职培训工作表操作和数据录入技巧在培训中，需要记录培训考勤、培训成绩等基本信息。新员工入职培训培训考勤培训成绩用于记录这些信息的表格，我们可以使用Excel制作，Excel表格例如现在看到的新员工培训登记表，包括员工编号、姓名、性别、部门、课时签到情况、培训课程成绩等等。新员工培训登记表姓名编号部门性别课程成绩签到情况通过在Excel里设置格式，使表格信息看起来更清晰。我们还可以进行打印设置，把表格打印出来，方便新员工签到。设置格式使表格信息更清晰打印设置把表格打印出来下面，我们一起动手完成签到表和成绩表吧，主要包括四个任务，分别是建立签到表、建立成绩表、设置签到表格式与打印签到表。01建立签到表02建立成绩表03设置签到表格式04打印签到表签到表、成绩表建立签到表签到表包括表名、制表时间、标题行，以及员工编号、姓名、性别、部门等基本数据。主要步骤有：建立签到表表名标题行员工姓名员工部门制表时间员工编号员工性别1.启动Excel2016。2.新建空白工作簿，单击快速访问工具栏中的【保存】按钮，选择工作簿文件的保存位置，输入文件名“新员工培训登记表”，之后单击【保存】按钮。启动Excel2016新建空白工作簿单击【保存】按钮选择工作簿保存位置输入“新员工培训登记表”3.双击工作表“Sheet1”标签，重命名为“签到表”。4.在签到表中输入表名、制表时间、标题行。1）单击A1单元格，输入表名“新员工培训签到表”。2）单击A2单元格，输入“制表时间：2023-2-20”。3）单击A4单元格，输入“员工编号”。双击标签“Sheet1”，命名为“签到表”表名制表时间标题行A1单元格,表名“新员工培训签到表”A2单元格，输入“制表时间：2023-2-20”A4单元格，输入“员工编号”然后，使用【Tab】键依次选中B4、C4、D4……J4单元格，分别输入“员工编号”、“姓名”、“性别”、“部门”、“第1次课”员工编号性别第1次课姓名部门【Tab】键依次选中B4、C4、D4……J4单元格4）使用自动填充输入“第2次课”、“第3次课”、“第4次课”、“第5次课”。若输入的数据是有规律的、有序的，如在一行或一列单元格中录入相同的数据，或输入1、2、3……，星期一、星期二……星期日等连续变化的系列数据时，则使用Excel2016中提供的自动填充功能，提高工作效率。使用自动填充输入“第2次课”、“第3次课”、“第4次课”、“第5次课”若输入的数据是有规律的、有序的，如在一行或一列单元格中录入相同的数据，或输入1、2、3……，星期一、星期二……星期日等连续变化的系列数据时，则使用Excel2016中提供的自动填充功能，提高工作效率。鼠标移动到E4单元格的右下角，形状变为黑色的十字型，按住鼠标左键，沿行方向拖动到，松开鼠标左键。5.输入签到表中的基本数据，包括员工编号、姓名、性别、部门。E4单元格右下角形状变为黑色十字型沿行方向拖动输入基本数据，员工编号、姓名、性别、部门“员工编号”列的数据呈规律性变化，从3001到3022，数据呈规律性变化那么首先在A5单元格输入3001，再使用自动填充。因签到表中的性别仅有男、女两类，为防止输入其他数据，可以使用功能区选项卡“数据”→“数据验证”命令加以限制。A5单元格输入3001使用自动填充表中性别仅有男、女两类【数据】【数据验证】命令先选择C5:C26单元格，单击【数据】【数据验证】命令，打开【数据验证】对话框，设置【允许】列表框和【来源】列表框，“男”和“女”用英文逗号分隔。C5:C26单元格【数据】【数据验证】命令【数据验证】对话框设置【允许】和【来源】列表框“男”和“女”用英文逗号分隔完成数据验证设置后，单击C5单元格，单击单元格右侧的下拉箭头，将出现下拉列表框，，在其中选择相应的性别。其他员工的性别输入以此类推。C5单元格右侧下拉箭头下拉列表框，选择相应性别其他员工性别输入以此类推建立成绩表员工编号姓名培训课程名称姓名部门选定签到表，单击工作表底部的加号按钮，在其右边插入一个新工作表，双击该工作表标签，将其重命名为“成绩表”。2.在成绩表中输入表名、标题行与基本数据。签到表底部加号按钮，插入新工作表双击标签“Sheet1”，命名为“成绩表”表名标题行基本数据3.美化成绩表,首先，套用表格格式。选择A3:G25单元格区域，单击【开始】【套用表格格式】命令，选择【浅色】的第二行第二列“蓝色，表样式浅色9”，在【套用表格式】对话框中勾选“表包含标题”。美化成绩表套用表格格式A3:G25单元格区域【开始】【套用表格格式】命令【浅色】“蓝色，表样式浅色9”【套用表格式】勾选“表包含标题”接着，将表名“新员工培训成绩表”设为14磅，将标题行设为12磅。然后，合并表名“新员工培训成绩表”所在的单元格A1:G1，设置为水平、垂直居中。类似的，将A3:G25单元格区域设为水平、垂直居中。表名“新员工培训成绩表”14磅，标题行12磅合并A1:G1,设置水平、垂直居中A3:G25设为水平、垂直居中最后，为突出表名，右击行号1，在快捷菜单中选择“行高”，在“行高”对话框中将行高调整为18右击行号1，快捷菜单中选择“行高”行高”对话框中将行高调整为18三、设置签到表格式在打印签到表前，设置单元格格式、调整行高、列宽，使签到表更具实用性与美观性。设置签到表格式设置单元格格式调整行高、列宽更具实用性与美观性通过设置字体、对齐方式等操作，突出表名、制表时间、标题行与数据区表名制表时间设置字体、对齐方式制表时间数据区表名“新员工培训签到表”设为黑体、18号字、加粗，水平方向跨列居中，垂直方向居中。“制表时间：2023-2-20”设为宋体、12号字、倾斜，合并单元格后，水平方向靠右，垂直方向居中。标题行（即第4行）设为宋体、12号字，水平、垂直方向均居中。其余数据行（即第5～26行）设为宋体、11号字，水平、垂直方向均居中。表名，黑体、18号字、加粗，水平居中，垂直居中制表时间，宋体、12号字、倾斜，合并单元格，水平靠右，垂直居中标题行，宋体、12号字，水平居中、垂直居中其余数据行，宋体、11号字，水平居中、垂直居中1. 调整表名所在行、标题行、数据行的行高，并设置适合的列宽。例如：调整表名所在行、标题行、数据行行高，设置适合列宽表名所在行的行高为30，标题行的行高为25，其余数据行的行高为20。为E～J列设置列宽13。表名所在行行高30标题行行高25其余数据行行高20E～J列设置列宽13为标题行填充颜色，为签到表设置边框选择标题行单元格区域，单击【开始】【填充颜色】的下拉箭头，选择“绿色，个性色6,淡色60%”。标题行单元格区域【开始】【填充颜色】下拉箭头“绿色，个性色6,淡色60%”选择A4:J26单元格，打开【单元格格式】对话框的【边框】选项卡，设置外边框为粗线，内部为细线。类似的，选择A4:J4单元格，将标题行底边设为双线。A4:J26单元格【单元格格式】【边框】选项卡外边框为粗线，内部为细线A4:J4单元格，标题行底边设为双线根据需要插入LOGO【插入】【图片】命令插入图片，增加可读性四、打印签到表在打印前，需要进行打印区域设置、页面设置，并预览以观察设置效果。打印签到表打印区域设置页面设置预览观察设置效果1.选择A1:J26单元格，单击功能区选项卡【页面布局】【打印区域】【设置打印区域】命令，完成打印区域设置。A1:J26单元格【页面布局】【打印区域】【设置打印区域】2.进行页面设置，使用合适的纸型、方向、缩放比例、页边距、页眉、页脚。3.单击快速访问工具栏的【打印预览和打印】按钮，进行预览页面设置合适的缩放比例页眉方向缩放比例页眉【打印预览和打印】按钮，进行预览4.在打印前，可根据实际情况设置打印范围是全部页或是某些页，设置打印内容是选定区域、活动工作表或整个工作簿，设置打印的份数。设置完毕，单击【打印】按钮即可开始打印。设置打印范围是全部页或是某些页设置打印内容是选定区域、活动工作表或整个工作簿设置打印的份数设置完毕，单击【打印】按钮开始打印（结尾）同学们，现在我们已经完成签到表和成绩表了，关于工作表的操作和录入技巧，你学会了吗？签到表和成绩表习近平总书记强调“必须坚持实事求是”。我们在录入数据时，务必保证数据的真实性、可靠性，认真、仔细、踏实，这样才能顺利推进后续数据处理、数据分析等工作。习近平总书记强调“必须坚持实事求是”。在录入数据时，务必保证数据的真实性、可靠性，认真、仔细、踏实，这样才能顺利推进后续数据处理、数据分析等工作同学们可以试试，制作学习中用到的课程表、工作中使用的计划表、生活中的消费记录表；学习中用到的课程表工作中使用的计划表生活中