惠众物业档案资料管理制度

惠众物业档案资料管理制度（第一次修订版）1.范围本标准适用于惠众物业管理有限公司的档案管理工作，为确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常规服务文件的有效性，规范业主档案的保管与跟踪工作，各企业的档案管理可参照执行。2.规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款，凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。《档案室工作手册》1988年5月上海市档案局编《中华人民共和国档案法》（1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议《关于修改<中华人民共和国档案法>的决定》修正）《中华人民共和国档案法实施办法》1999年6月7日国家档案局第5号令《企业档案管理规定》2002年7月22日国家档案局、经贸委、计划委员会联合颁发3.术语档案：是指一个单位在各项活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形状和载体的材料，真实反映历史记录的全部资料和总和。档案载体：指档案除了基本的纸张以外，还包括照片，录音和录像磁带、反映各种图文数据的磁盘、光盘、以及金属、塑料等各种材料制成的模型和记载荣誉内容的奖品等以备日后查考的实物。4.管理要求4.1公司档案是本公司和国家的宝贵财富，应全部归档。任何个人和部门不应擅自保管、对外交流。4.2公司档案工作纳入经济责任制的考核范围，对公司各部门进行考核，并纳入公司各类人员职责范围之中，以保证档案材料的完整、准确、系统、安全和开发利用。4.3公司全体员工都应遵守国家和上级有关档案工作的法规，执行公司各项档案管理制度。

5.资料或档案的收集与保存

首先，在物业接管移交时，要力争全面、准确地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。其次，业主入住、进行房间调配阶段，业主资料以及在日常管理中的房屋维修档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料，都需要工作人员将其全面收集起来并妥善保管。

6.资料或档案的整理与分类

所有原始资料应当统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录后，按类别进行装订并整理成册，做到整齐清晰、分类合理、便于查找。按照档案资料的不同，管理内容可以分类为以下几类。

6.1工程技术资料：包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。

6.2业主及各办公部门档案：包括业主及各办公机构详细资料登记表，进出小区人员登记表，业主、各办公机构房间的维修档案等。其中，业主档案内容具体包括有经业主签署后的业主公约、经业主签署后的消防安全责任书、业主家庭情况登记表、钥匙领用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。

6.3装修档案：包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、装修竣工图等。

6.4维修资料：包括维修申请记录、回访记录、维修派工单以及设备、设施巡检记录等。

6.5业主反馈信息：包括服务质量回访记录、业主意见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。

6.6本部门员工管理资料：包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务管理记录等。

6.7行政文件资料：包括相关值班及检查记录、有关财务记录、主管部门文件、公司文件、内部管理规章制度、通知、通报文件等。

7.资料或档案的归档

对于所有分类整理好的信息资料，工作人员必须进行归档保存。

7.1档案管理实行原始资料和计算机档案双轨制，使储存方式多元化，尽可能确保资料转化为计算机磁盘储存，便于查找。同时，还要运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存，使抽象的档案资料具体化、形象化。

7.2对本单位利益影响较大的档案应加密保存，使此类档案在计算机中按级别检索，对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。

7.3档案应编制统一的档案分类顺序进行组卷、逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。

7.4根据档案盒规格准备相应的档案标贴纸，在档案标贴纸上打印出标准黑体一号字体的档案类别名称，制作好的档案标志贴应当贴在档案盒左侧上方，并将档案盒整齐排列在档案柜中。

7.5各业主的档案资料应按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒内。按档案盒内各档案的排列顺序将档案有关内容登记在业主档案目录内，详细、清晰地注明序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等内容。

7.6档案室应配备相应的文件柜、文件盒以及消防器材等，并随时保持干燥、通风、清洁，确保储存地点符合防火、防虫防鼠、防潮等要求并定期巡查。档案室钥匙交由档案管理员专门保管，档案室应避免无关人员任意进出，以保证档案的安全和完善。

7.7所有档案盒资料都应妥善保存，注意保持整洁，不得擅自涂改、外借，未经授权，任何人不得私自复印或打印保密资料或文件。资料或档案的运用

工作或服务的过程中应当充分发挥档案资料的作用，内部员工可通过管理中心内部局域网，查阅文件档案授权范围。由于业主档案属绝密档案，借阅原始资料的使用者，应该按档案的不同密级经相关负责人批准方可借阅，特殊情况如需查阅须报管理处。

9.业主档案的跟踪

当业主联络方式发生变化或业主发生更替时，服务中心应将变化情况记录在业主档案中。本部门应当由专职主管负责每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔两周跟踪一次。

10.过期资料或档案的销毁

对于作废或失效文件，相关人员应在失效文件上标注作废标记，防止继续使用。根据文档的保存期限和性质，管理人员应该定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁，防止档案的堆积和混淆。对于已过保存期的档案经主管领导批准后可进行销毁，但销毁的同时必须建立已销毁文档的清单，便于备查。业主档案资料管理制度

11.相关记录和表格物业移交验收表物业名称开工日期竣工验收日期接管验收日期建设单位设计单位施工单位监理单位占地面积建筑面积移交内容房屋产权清册份张供水供电合同份配套设施/设备/场地/房屋产权清册份张住宅质量保证书和住宅使用说明书份移交顾客房屋钥匙户、把/户土地使用权出让证明份移交管理用钥匙套地界界桩放点报告份小区规划图张建设用地规划许可证份竣工总平面图套张建设工程规划许可证份单体建筑竣工图套张建筑物命名、更名审批资料份单体结构竣工图套张施工许可证份单体设备竣工图套张建筑执照份给排水竣工图套张工程竣工验收备案证明份电气竣工图套张工程规划验收合格证明份绿化竣工图套张消防验收合格证明份室外地下管网竣工图套张环保达标验收合格证明份道路、停车场竣工图套张电梯（扶梯）合格证明和准用文件份户型平面图及水电线路图套张民防工程竣工验收合格证明份设备订货合同、合格证、随机使用说明书、检验报告、随机用工具清单套燃气工程竣工验收合格证明份所有设施设备安装、测试、验收记录。套隐蔽工程等竣工验收合格证明份售楼资料及规划要点份移交意见：移交单位签名盖章：接收意见：接收单位签名盖章：二、房屋及公用设施等移交验收交接表工程名称:开工日期:竣工验收日期:评定等级:接管验收日期:物业管理单位:交接日期:设计单位:建设单位:监理单位:施工单位:结构类型:建筑面积:层数:移交内容房屋住宅区公用设施、设备及公共场地房屋清单份张公用设施清单钥匙发放户数户，每户套公用设备清单单体建筑竣工图套张公共场地清单单体水电竣工图套张绿化竣工图单体设备竣工图套张室外竣工图住宅区规划图套张其他附属技术资料住宅区竣工总平面图套张其他其他附属技术资料套张其他套张交接意见：移交单位签名盖章：接收单位签名盖章：（房产发展商）（物业管理单位）三、建筑资料移交清单小区名称_______________

移交楼自编号__________

名称张数（三）综合数据设计竣工(一)图纸1．首层建筑平面图（1）住宅①总面积m2②总投资：万元③开工时间：竣工时间：④施工单位：2．标准层建筑平面图3．非标准层建筑平面图4．天面建筑平面图5．天面防水大样图6．地下室建筑平面图（2）道路：①面积m2②总长：m③投资万元④竣工时间：⑤施工单位：7．下水池建筑图8．上水池建筑图9．道路图10．（3）配套设施：①总面积m2②总投资万元③公厕m2④垃圾站m2⑤工具房m2⑥环卫用房m2⑦居委m2⑧派出所m2⑨停车场m2单车棚m2⑩托幼、学校用地面积：m2建筑面积:m2竣工时间：施工单位：11．（二）验收1．建筑竣工验收证明书份页2．道路竣工验收证明书份页3．质量等级评定表份页4．地下防水验收证明书份页5．施工中重大问题处理份页6．移交方：广东省XX房产开发公司工程部经办签字：年月日接收方：广东XX物业管理公司经办签字：年月日四、经济指标一览表名称数量名称数量总规划占地面积㎡室外消防栓个总规划建筑面积㎡室内消防栓个建筑占地面积㎡高压配电房间建筑容积率道路面积㎡停车场面积㎡低压配电房间车位数量个变压器房间大厦主线最大限额KVA水泵房间备用发电机最大发电量KW空调机房间梯灯盏电梯机房间楼层总数层电梯部大厦总高度㏕电表房间五、园林绿化资料移交清单小区名称_______________

移交楼自编号__________________内容张数内容设计竣工（一）图纸1．总平面图（四）综合数据1．

绿化面积：M22．

园建面积：M23．

设计单位：4．

施工单位：5．

投资：万元6．

竣工时间：7．

①乔木：株品种：②灌木：丛品种：③绿篱：米品种：④草皮：M2品种：2．园林建筑图3．喷淋地下布管图4．照明系统图5．照明地下布管图6．广播地下布管图7．8．9．（二）批文1．报建资料份页2．验收资料份页3．4．5．6．（三）其它注：资料均可采用复印件。移交方：经办签字：年月日接收方：经办签字：年月日六、公用机电设备验收单设备名称：规格型号：安装位置：生产商：出厂时间：竣工验收日期：接管验收日期：设计单位：施工单位：建设单位：监理单位：占地面积：建筑面积：开工时间：年月日完工时间：年月日保修期起计至终止时间：年月日至年月日验收类别验收内容配套资料订货合同份使用说明书份合格证份检验报告份竣工图张验收记录张设备安装测试记录份随机用工具清单份设备房环境/设备外观天花墙壁地面照明应急灯安全措施减震噪声门窗通风详情记录：符合要求画“∨”，有缺陷画“×”，无此项画“--”，增加项补填。试运行情况现场实测技术性能及数据：初验：存在问题复查、验收结论（整改情况）：验收人签字栏设计单位：监理公司：房地产公司工程部：施工/移交单位：移交人：年月日接收单位：钥匙移交：把接收人：年月日说明：1、大型设备可作更详细补充记录。2、本记录经双方盖章签字后可作为验收凭证，施工凭此表至建设单位办理结算手续（未办理接管移交的，开发商有权不予办理结算）七、小区设备房钥匙移交清单编号：序号设备房名称钥匙数量备注发电机房变电房配电房水泵房1水泵房2水泵房3水泵房4水泵房5水泵房6电梯机房1电梯机房2电梯机房3电梯机房4电梯机房5中央空调机房风机房闭路监控室高低压房移交单位：

接收单位：经办人：

经办人：年

月

日

年

月

日八、小区住宅钥匙移交表编号：序号房号钥匙数量备注移交单位：

接收单位：经办人：

经办人：年

月

日

年

月

日九、给排水系统图纸目录编号：序号名称编号备注移交单位：

接收单位：经办人：

经办人：年

月

日

年

月

日十、施工许可证清单编号：序号名称数量备注移交单位：

接收单位：经办人：

经办人：年

月

日

年

月

日十一、公用场地移交清单编号：序号场地名称面积场地位置配套设施产权归属备注移交单位：

接收单位：经办人：

经办人：年

月

日

年

月

日十二、管理用房移交接管一览表编号：序号用房用途面积位置产权归属备注移交单位：

接收单位：经办人：

经办人：年

月

日

年

月

日十三、水、电、消防资料移交清单小区名称:

移交楼自编号:一、图纸张数一、图纸张数设计竣工设计竣工（一）给排水1。给水系统图11．各类二次接线图2．排水系统图12．自发电配电系统图3．首层给排水平面图13．发电设备平面置图4．标准层给排水平面图14．机组及配电柜接线图5．非标准层排水平面图15．户外路灯布线图6．天面给排水平面图（三）电梯1．机房设备布置图7．地下室给排水平面图2．控制线路图8．泵房设备布置图3．电气接线图9．生活泵电气接线图4．井道图10．户外给水管网图(四)消防1．设备平面布置图11．户外排水管网图2．喷啉管线图1.户外布线图3．自动报警系统图2．总配电系统图4．自动报警接线图3．电气设备平面布置图5．通风排烟电气接线图4．楼干线系统图6．消防泵电气接线图5．首层电气平面图7．喷啉泵电气接线图6．标准层电气平面图8．1211控制线路图7．非标准层电气平面图9．报警点分布平面图8．变压器接线图（五）其它9．高压配电柜接线图10。低压配电柜接线图十四、房屋接管验收表编号：VKWY7.5.4-S01-F2

版本：C/0

表格生效期:2005年2月1日

序号：物业名称房号时间年月日电气类电源箱电表接线盒灯具开关插座排气扇门铃详情记录：建筑类大门、房门、落地门、猫眼、门锁、门碰等墙面天花地面窗户窗台衣柜厨柜镜子台面衣架毛巾架阳台护栏楼梯详情记录：给排水类浴缸、洗手盆、花洒、链堵等座便器水箱配件热水器给水管表阀洗菜盆水龙头地漏单元门详情记录：居家报警系统键盘门磁紧急按钮煤气报警器红外探测器保安对讲详情记录：其它排烟管道煤气灶煤气管表阀消毒柜抽油烟机预留部位室内卫生详情记录：水表对号电表对号燃气表对号问题整改情况:复查人:年月日甲方代表：日期：乙方代表：日期：物业代表：日期：说明：1.本项配件齐全或无破损作“∨”记号，有缺损作“×”记号，并在详情记录栏内写明位置及缺损情况，以便承建商整改、复查。

2．如有其它项目，请填写在空格里，没有的项目请在对应空格里画“——”

第一联:

管理处

第二联:

甲方

第三联：乙方

十五、设备/设施接管验收记录表编号：VKWY7.5.4-S01-F1

版本：C/0

表格生效期：2005年2月1日

序号：部门设备名称规格型号配套工具配套钥匙配套资料订货合同份使用说明书份合格证份检验报告份竣工图张验收记录张设备安装测试记录份随机用工具清单份设备房环境地面墙面天花降噪减震应急灯详情记录：注：本项符合要求画“∨”，有缺陷画“×”，无此项画“——”，增加项补填。存在问题整改情况复查人：甲方代表：日期：乙方代表：日期：物业代表：日期：说明：《物业接管验收标准》中“设施部分”、“配套部分”验收各填写一张

表，“设备部分”验收每种设备填写一张表，如填写位置不够可另附页。

第一联：管理处

第二联：甲方

第三联：乙方

十六、设备/设施接管验收记录表编号：VKWY7.5.4-S01-F1

版本：C/0

表格生效期：2005年2月1日

序号：部门设备名称规格型号配套工具配套钥匙配套资料订货合同份使用说明书份合格证份检验报告份竣工图张验收记录张设备安装测试记录份随机用工具清单份设备房环境地面墙面天花降噪减震应急灯详情记录：注：本项符合要求画“∨”，有缺陷画“×”，无此项画“——”，增加项补填。存在问题整改情况复查人：甲方代表：日期：乙方代表：日期：物业代表：日期：说明：《物业接管验收标准》中“设施部分”、“配套部分”验收各填写一张

表，“设备部分”验收每种设备填写一张表，如填写位置不够可另附页。

第一联：管理处

第二联：甲方

第三联：乙方

十七、管理用钥匙移交清单编号：VKWY7.5.4-S01-F3

版本：C/0

表格生效期：2005年2月1日

序号：部门：序号钥匙名称移交时间移交数量门锁状况备注移交人：

接收人：

接收日期：十八、房屋接管(公用部分)验收记录表区(楼)名称:

移交楼自编号:

统计楼道天面外墙等公共部位问题处,下水道问题处配项,问题处问题共处道,问题处评价道:均好可以有小问题较差配套:均好可以有小问题较差公共部位:均好可以有小问题较差普遍性问题及整改建议:较大问题及整改建议:接收人签名接收日期年月日接收组负责人签名跟踪责任部门整改结果跟踪责任部门负责人签名:年月日注:1.较大问题所指参照报告单(二)、（三）；2．内容填不下时另纸附后，本表由资料及管理处存档.十九、工

资

表部门：

年

月工号姓名工作日数量岗位工资津贴奖金扣缴税前工资税后工资其它实发工资学历职称社会工龄企业工龄小计效益平均特别小计