专业会议策划与执行合同

专业会议策划与执行合同合同编号：__________甲方（委托方）：单位名称：______________________单位地址：______________________联系人：______________________联系电话：______________________电子邮箱：______________________乙方（受托方）：单位名称：______________________单位地址：______________________联系人：______________________联系电话：______________________电子邮箱：______________________鉴于甲方委托乙方就专业会议策划与执行事宜，双方经友好协商，达成如下协议：一、会议策划1.1乙方根据甲方提供的会议主题、目标、预算等相关信息，为甲方策划一场专业、高效、具有影响力的会议。1.2乙方应在策划阶段充分了解甲方需求，为甲方提供合适的会议时间、地点、议程、邀请嘉宾等建议。1.3乙方应协助甲方邀请与会议主题相关的专家、学者、企业代表等参会嘉宾，并确保邀请对象的准确性和时效性。1.4乙方负责会议的整体视觉设计，包括会议手册、海报、邀请函等宣传材料的制作。二、会议执行2.1乙方负责会议的现场布置、设备调试、接待服务等事宜，确保会议的顺利进行。2.2乙方应按照甲方提供的议程安排，协助甲方完成会议的各项活动。2.3乙方负责会议期间的交通、住宿、餐饮等接待工作，确保参会嘉宾的需求得到满足。2.4乙方应指派专业摄影师对会议进行现场拍摄，并提供甲方会议照片及视频素材。2.5乙方负责会议的现场直播、录音等技术支持，确保会议内容能够广泛传播。三、费用与支付3.1甲方应按照双方约定的费用支付标准，向乙方支付会议策划与执行服务费用。3.2乙方提供正式发票，甲方按照约定时间支付费用。3.3双方另有约定的费用支付事项，从其约定。四、保密条款4.1双方在履行本合同时，应对对方的商业秘密、会议内容等信息予以保密。4.2保密期限自本合同签订之日起至合同终止或履行完毕之日止。五、违约责任5.1任何一方违反本合同的约定，导致合同无法履行或造成对方损失的，应承担违约责任。5.2违约方应按照守约方的要求，承担相应的赔偿责任。六、争议解决6.1双方在履行本合同时发生的争议，应通过友好协商解决。6.2若协商无果，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。七、其他约定7.1本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至合同约定的服务事项履行完毕之日止。7.2本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。甲方（委托方）：______________________乙方（受托方）：______________________签订日期：______________________一、附件列表：1.甲方单位有效证件复印件2.乙方单位有效证件复印件3.会议策划方案4.会议执行方案5.会议邀请函模板6.会议日程安排表7.会议嘉宾名单8.会议费用预算表9.会议宣传材料设计稿10.会议现场布置效果图11.会议摄影、录音授权书12.会议直播技术参数要求13.保密协议14.违约责任认定书15.争议解决方式授权书二、违约行为及认定：1.甲方未按照约定时间支付服务费用，视为违约。2.乙方未按照约定完成会议策划与执行工作，视为违约。3.甲方未按照约定提供会议主题、目标、预算等必要信息，导致乙方无法正常开展工作，视为违约。4.乙方未按照约定时间邀请参会嘉宾，或邀请对象不符合甲方需求，视为违约。5.乙方未按照约定完成会议宣传、现场布置、设备调试等工作，导致会议无法顺利进行，视为违约。6.双方未按照约定履行保密义务，泄露对方商业秘密或会议内容，视为违约。三、法律名词及解释：1.甲方（委托方）：指委托乙方进行会议策划与执行的单位。2.乙方（受托方）：指接受甲方委托，负责会议策划与执行的单位。3.会议策划：指为甲方提供会议主题、时间、地点、议程等整体方案的过程。4.会议执行：指按照会议策划方案，具体实施会议筹备、组织、协调等工作过程。5.违约行为：指合同一方或双方未履行合同约定的义务。6.违约责任：指违约方因未履行合同义务而应承担的赔偿责任。7.保密义务：指合同双方在履行合同过程中，对对方的商业秘密、会议内容等信息予以保密的义务。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.问题：甲方提供信息不准确或变更会议主题、目标、预算等，导致乙方工作困难。解决办法：及时与甲方沟通，明确变更内容，重新制定策划方案并协商调整费用。2.问题：会议嘉宾未能按时到场或取消参加。解决办法：提前沟通确认嘉宾行程，准备替代方案，确保会议质量。3.问题：会议宣传材料制作过程中出现版权问题。解决办法：确保素材来源合法，尊重原作者权益，必要时签订版权授权书。4.问题：会议现场设备出现故障。解决办法：提前检查设备，准备备用设备，及时联系技术人员维修。5.问题：会议期间发生突发情况，如恶劣天气、突发事件等。解决办法：制定应急预案，及时调整会议安排，确