企业创新指南-企业自筹创新基金项目经费管理探析

企业创新指南——企业自筹创新基金项目经费管理探析

摘要：企业自筹创新基金项目是企业为开展技术储备、提高科技创新水平，利用企业留存收益开展的研制项目。基于企业自筹创新基金项目在立项、执行和验收阶段暴露的经费管理问题，从科研管理人员的角度提出制度建设、监管系统建设、人员培养与奖励等方面的对策及建议，对切实提高企业自筹创新基金项目的经济效益具有一定的积极意义。一、问题及原因1立项阶段预算缺乏科学性企业一般没有制定自筹基金项目预算管理办法，确定项目批复经费的依据是各项目负责人按照会计制度规定的列支名目(材料费、直接人工费、其他直接费和管理费等)估算的成本。预算经专家评审、科研管理部门审核及企业领导审批后最终确定。由于项目负责人和科研管理人员缺乏一定的财务预算知识和成本观念，或虽具备相关的知识，但缺乏责任感，经费总额及各成本要素预算较随意(对整个项目投入的工作量没有严谨的估计，对材料价格和外协价格没有充分的调研，虚高情况较多);立项评审专家作为非投资方容易忽略项目的财务评审而更多关注需求和技术实现途径，以上多方面原因导致项目经费预算编制不够规范、合理，与项目实际需要存在较大偏差。对企业验收项目的预算执行率进行统计、对比，可以发现：项目预算普遍偏高，其中材料费占比高，部分项目申请采购由技改经费落实的软件或设备超出自筹基金预算范围;部分项目预计的内/外场试验费未开支;项目结束时预算执行率普遍低于85%，少数项目预算执行率低于50%;外协费和分摊间接费(固定资产使用费、工资费、管理费)超预算且占比大。2执行阶段使用不规范多数企业对自筹基金项目经费管理均要求专款专用，为每个项目单独设置一个编号，在批复额度内实报实销，报销流程由项目承研部门和财务管理部门审核(科研管理部门未参与)。由于科研人员的“马太效应”，自筹基金项目团队通常同时承担多个项目，而各项目相互间技术高度耦合，发生的设计费、间接费等难以严格区分，经费混用、挪用现象时有发生。同时，企业项目管理与经费管理分别由科研管理部门和财务管理部门负责，虽然两者职能划分明确，但却导致科研管理与经费管理脱节：前者负责计划进度监管，没有参与经费使用合理性和有效性的监管;后者只负责判断经费使用是否符合财务制度要求，没有对经费使用情况与进度的匹配性进行审核。在执行拨款或开展评估时，对企业自筹基金项目经费开支情况进行检查不难发现：部分项目用自筹基金项目编号为其他项目采购器件;部分项目报销了与本项目不相关的外场联试费或外协费，或者报销了非本项目团队成员的差旅费;少数项目不断延期造成分摊间接费用超过直接费用;个别项目甚至编造会议套取经费。3验收阶段缺乏审计考核近几年，各企业在自筹基金项目经费拨付过程中结合管理需要进行了不同模式的改革：例如“年度拨款”调整为“实时拨款”;“全额拨付批复经费”调整为“批复额度内实报实销”。由于验收阶段未开展审计考核，对项目经费使用情况的好坏没有奖惩，上述改革虽然对促进经费执行率与序时进度匹配有一定作用，但是对于规范经费使用和节约成本成效甚微。对项目验收阶段承研部门提交的经费使用报告进行分析时可以发现：项目“滞后报销”和收尾阶段“突击花钱”的现象屡见不鲜，如论证阶段的调研费在验收前报销，研制阶段的外协费在验收时正在走合同审批流程。此外，由于多数企业财务系统和项目管理系统未关联，项目结余经费未及时处理，导致科研管理部门每年要集中通知财务管理部门在财务系统对此进行封存。少数项目利用项目验收和封存工号之间的时间差，在项目验收后仍利用该工号报销各种费用。二、对策及建议1经费监督审核机制建立自筹基金项目经费监督审核机制，不仅可以起到督促、奖惩的作用，还可以对潜在问题提前预警，制定防范措施，防患于未然。要建立和完善自筹基金项目经费监督审核机制，可以从以下几方面着手：(1)预算过程。对近几年历史数据进行梳理、统计后在经费预算报告中确定各项开支预算比例范围，控制间接费等额度;在立项评审中提高经费预算评估权重。立项时经费预算报告需提交物资采购部门、财务管理部门和科研管理部门分别对材料价格合理性、政策相符性和目标相关性等进行审核，审核通过后提交专家评审和企业领导审批。(2)使用过程。加强对经费支出和报销的审核。考虑到管理成本，可根据报销金额大小设置两级审批流程：一级由承研部门和财务管理部门领导审批;二级由承研部门、科研管理部门和财务管理部门领导审批。审批过程对票据真实性和业务真实性进行审核，对违反规定的支出项目予以驳回并进行通报,购买的专用仪器设备及配套软件要进行专项审批，入库后作为企业公共资产建立台账，项目验收后移交企业主管部门按其他同类公共资产管理\[3\]。(3)验收过程。验收阶段财务管理部门、审计部门要协同科研管理部门开展项目验收,检查项目是否完成任务书要求的研究内容和技术指标，配套技术资料及有关文件是否完备、可靠，并重点对自筹基金项目经费使用的有效性和合理性实施审计。对于审计过程中发现的问题要求承研单位进行整改，整改不到位的终止拨付经费或收回已拨付经费。验收通过后，及时在财务系统封存对应项目编号，避免无限期挂账。2经费激励机制人是科研活动中最积极、最重要的因素，如果能对自筹基金项目制定成本控制(节流)或成果转化(开源)方面的激励机制，可有效发挥科研人员主观能动性，促进其通过节约材料、加强方案论证与仿真、严格计划执行等措施降低成本，同时通过推进成果转化提高项目经济效益。激励手段和方式有多种，企业在制定具体措施时应结合不同员工的具体需求。多数企业从事自筹基金项目的员工一般为年轻的高水平技术人员，按照马斯洛需求理论，其在尊重和自我实现方面的需求较强烈，对此可重点给予授权激励和晋升激励，例如授权开源节流优秀团队利用项目结余经费开展创意孵化等权利，在职位晋升中予以适当的加分激励等。3经费信用评价机制随着企业的不断发展与壮大，每年投入自筹基金支撑的项目不断增长，而且部分前沿、探索性项目周期长。若每年对所有在研项目经费进行全面、细致的监督检查耗时长且管理成本大，因此可建立经费使用信用评价机制，对承研项目部门/团队经费预算、经费使用的诚信情况进行评估并备案，促进科研人员形成良好的科学行为。信用评价结果可用于支撑后续项目申请、过程监督和奖励评定等，例如对信用评价等级高的承研部门/团队，可以采取批复项目时预算压缩少，立项后监督频率低，奖励评定时优先考虑等方式。建立经费信用评价机制是一项复杂的工程，涉及配套的管理制度、评价指标体系、信息采集及评估流程、信息使用和跟踪办法等，整个过程不是一蹴而就的，需企业结合自身组织结构、研发流程和管理文化等多种因素确定，同时也需要大量的历史数据支撑，否则容易挫伤企业项目科技创新的积极性。4推进自筹基金项目经费动态监管系统建设经费动态监管系统通过将项目经费预算、执行情况与项目进度关联，实现经费与进度等信息互通，达到科研管理部门对项目经费的实时动态管理和监控的目标，同时可利用系统设置一些预警数据，将经费使用过程中可能出现的各种隐患消灭在襁褓中，实现项目经费“事前”管理和管控\[4\]。除了对单个项目经费进行实时动态管控，系统还可以记录并积累各项目全生命周期各阶段开支明细，利用其统计功能帮助科研管理部门分析各类项目开支项比例、各阶段开支比例等规律，为后续项目制定预算提供借鉴和支撑。多数企业已建有项目管理系统与财务系统，可考虑将两者集成。同时要切实发挥经费动态监管系统的作用，就要加强配套管理制度建设(数据填报与审批制度等)和对用户部门的监督检查等。5加强自筹基金项目管理人才培养和激励自筹基金项目是企业开展技术创新的孵化场，对提升创新能力具有不可或缺的作用，建立一支素质高、能力强的管理团队是推进技术创新的重要保障。前面分析提及，自筹基金项目预算不科学、使用不规范，与科研管理人员不懂财务和财务管理人员不懂业务密切相关，其中也不排除部分既懂财务又懂业务的管理人员因为缺乏激励而在管理过程中“睁一只眼闭一只眼”，因此有必要加强对