浅谈合同交底在业主方建设项目管理中的作用

浅谈合同交底在业主方建设项目管理中的作用

摘要：本文根据近几年来从事建设项目管理的实践和体会，以业主方的角度浅谈在项目管理中合同交底的相关概念、必要性、交底内容以及交底程序，希望能引起建设项目中业主方对合同交底工作的重视。关键词：业主方合同交底工程项目管理1、引言多年来，在我国传统的施工项目管理系统中，参与工程建设的各方通常都十分重视设计交底和施工图纸的技术交底工作，以保证将按施工图的设计意图和国家有关规范的规定而制定的施工方案、施工程序和步骤、质量要求以及施工注意事项等传达给工长、施工员、工人骨干甚至每一个操作人员，使他们对所做的工程有深入的理解，为保证工程项目的质量达到设计要求和规范规定做充分的准备。我国招投标制度建立以后，工程项目目标、承发包双方的责任、义务和权力都有建设项目施工合同(以下简称合同)来定义，合同是工程建设的双方都必须遵守的法律文件，合同明确了合同的主体所承担的责任、义务和所享受的权利。项目合同管理就是为保证参与工程建设的各方全面地、有秩序地完成合同规定的责任、义务，行使合同赋予的合法权利所进行的一系列的管理活动。但是，目前参建各方基本都存在对合同交底工作不够重视，同时也缺乏合同管理人才、合同管理工作薄弱，技术管理人员合同管理意思不强的问题，致使合同履行过程中的纠纷和违约现象时有发生，给合同当事人造成了本不必要的经济损失。本人通过在几个项目的管理过程中的实践和体会，以业主方的角度浅谈在项目管理中合同交底的重要作用、工作程序和交底内容。2、合同交底的有关概念2.1合同状态合同状态即合同价格、工程预算、合同条件(合同责任和义务、合同权利、工程范围和工程量清单)、施工组织设计等互相联系、互相影响和互相制约的几个方面。业主方的主管领导可设立合同管理小组，专门从事合同的分析、控制和管理，合同管理小组的负责人暂用合同工程师来定义。合同工程师应通过对合同协议书、中标通知书、投标文件、招标文件、合同文件、合同的技术文件和图纸、合同附件以及合同签订后达成的书信、会谈纪要、备忘录、附加协议和其他构成合同的文件进行整体分析，研究出本工程项目的“合同状态”。2.2合同目标合同目标可通过合同总体分析和合同详细分析文件来具体化。就业主方而言，①合同总体分析的主要对象是合同协议书和合同条件，主要确立合同规定的工程质量目标、进度目标、费用目标以及职业健康和安全目标，划定合同各方的义务和权力界限，分析各种影响合同目标的活动的法律后果。②合同详细分析的对象是合同协议书、合同条件、工程范围、相关规范、施工图纸、工程量清单、施工组织设计等。结合业主方工程项目管理结构分解图(WBS)以及各层次的项目单元，把工程的目标、各方的责任、义务和权利的界面工作落实到各个项目管理单元中，并且落实项目管理单元负责人。通过制定合同事件表，对影响合同目标的合同事件进行管理，合同事件表包括事件编码、事件名称、变更次数和最近一次的变更日期、事件的内容说明、前提条件、本事件的主要活动、责任人、费用分析、进度分析以及参与人。详细分析的结果就是业主方的合同执行计划。2.3合同交底合同交底就是由参与合同起草、编制、谈判和签订的合同工程师组织合同执行人员——通常是工程项目的现场管理人员，学习合同条件和合同分析的结果，对合同签订的背景、条件、合同主要内容、各种规定、管理程序逐一熟悉，了解合同各方尤其是业主方的合同责任、义务和权力范围、合同的主要经济指标、合同存在的风险和履行中应注意的问题、各种行为的法律后果，提高全员合同管理的意识，为顺利执行合同打好基础。合同交底应在每一个合同事件履行前把该事件的合同目标、要求以及其他事件之间的联系等传达给该事件的责任人及执行人，以落实业主方的合同管理职责。3、业主方合同交底在工程项目管理中的作用有合同交底的概念及要求可以分析出其对业主方工程项目管理的作用。3.1合同交底使业主方参与工程项目管理的人员了解合同、统一理解合同，明确了解工程项目的目标，规范业主方全体成员工作，有助于项目目标的实现。在合同交底过程中，业主方全体管理成员首先熟悉合同的全部内容，并对合同条款有统一的理解和认识，避免了因不了解或对合同理解不一致带来的工作上的失误。而且在合同签订后，通过合同工程师针对管理成员的工作范围、工作职责以及知识结构的不同而制定的合同交底方案会使每个成员在了解整个合同内容和合同关系的同时，明确自己的工作职责与合同的责任、义务以及权利的对应关系，大大提高管理人员处理实际问题的方法的有效性和正确性，势必有助于项目目标的实现。3.2合同交底是规范业主方全体成员工作的需要合同管理的基本内容是界定合同各方当事人的责任、义务和权益的界限，规范各项管理活动，提醒全体成员注意执行各项管理活动的依据和法律后果，以便在工程实施中进行有效的控制和管理。虽然不同的业主方的组织形式和管理体系不尽相同，但所有的管理活动都必须以合同的规定为基础，必须用合同规范管理活动，要做到这一点，合同交底也是必不可少的。通过交底，可是让全体成员进一步了解自己的权利界限和义务范围、工作的程序和法律后果，摆正自己在合同中的位置，有效防止因权利、义务的界限不清一起的内部和外部的责任争议，提高合同执行的效率。3.3合同交底有益于发现合同中隐藏的问题和合同风险的事前控制合同交底是合同工程师向全体成员介绍合同意图、合同关系、合同基本内容、业务工作的合同约定和要求等内容，包括合同分析、合同交底、合同学习、提出问题、合同再分析、再交底的过程，因此有利于全体成员再结合自身工作的基础上发现合同中隐藏的问题、各类风险、合同中以及合同间彼此矛盾的条款、用词模糊集界限不清的条款等，一方面提高了全体成员合同风险的防范意思，一方面完善了合同风险的事前控制。3.4合同交底使合同管理体系得以落到实处合同管理工作包括建立合同管理组织、保证体系和管理工作程序、工作制度等内容。其中，比较重要的是建立诸如合同文档管理、合同跟踪管理、合同变更管理、合同争议处理等工作制度。现有的业主方合同管理工作中，大多存在管理制度已建立，但执行力不足的问题，而合同交底是解决执行力不足的很好的办法。在合同交底的过程中，每个成员都必须认真学习合同，认识自身工作的范围和职责以及法律后果，所以每个成员都会在工作中自觉地执行合同管理的程序和制度，并积极采取措施防止工作失误和偏差。4、业主方合同交底的具体实施如前所述，业主方合同交底对工程项目管理目标的实现起到很大的推动作用，其具体实施包括交底内容和交底程序两部分。4.1交底内容合同交底是以合同分析为基础、以合同内容为核心的工作，涉及到合同的全部内容，特别是关系到合同目标能否顺利实施的核心条款。内容如下：①合同各方的工作范围界限;②合同关系及合同涉及各方的责任、义务和权利;③合同质量控制目标及合同规定执行的规范、标准和验收程序;④合同进度控制总目标及阶段控制目标;⑤项目费用控制目标，特别是合同价款的支付以及调整的条件、方式和程序;⑥合同中规定的各种变更发生的前提和条件;⑦合同规定的各种独立发包工程(材料、设备)、专项供应材料(设备)招标采购的方式、程序、合同各方的职责界定以及时限要求;⑧合同各方争议问题的处理方式、程序;⑨合同双方的违约责任;⑩合同风险的内容以及风险的事前控制措施;11合同进展文档管理的要求12由合同规定的业主方的责任、义务和权利出的参与工程项目管理的每个成员在项目实施过程中的工作责任、义务、权利以及行为的法律后果。4.2合同交底程序对于业主方而言，合同交底通常是合同的谈判、签订人员(或者是精通合同管理同时非常熟悉该项目的专家)向管理团队中的成员陈述合同意图、合同要点、合同执行计划的过程，通常可分层次按一定程序进行。相对于承包人通常的“三级交底”程序而言，对于业主方，其合同工程师往往参与了从项目资格预审、招标文件重合同的起草和编制、投标过程中往来澄清函件的起草以及投标结束后合同的谈判和签订，即参与了建设项目的整个招投标活动，在此工作程中基本上完成了高层管理人员对其的合同交底工作，所以业主方的合同交底程序可分为“二级交底”程序：①在合同签订后，合同工程师应针对项目组织管理体系中各部门的职能分工和责任划分编制合同交底方案。合同交底方案中应全面陈述合同背景、合同工作范围、合同目标、合同执行要点及特殊情况的处理、合同风险及防范措施、合同执行计划等，并解答各部门负责人提出的问题，最后形成书面的合同交底记录。②各部门负责人或由该部门的合同管理人员向本部门的合同执行人员进行合同交底，出陈述①中所述内容外，还应将合同中具体条款与执行人员的责任、义务、权利以及法律后果相对应，并解答执行人员提出的问题，最后形成书面交底记录。③各部门将分别形成的交底记录反馈给合同工程师，尤其对合同执行计划、合同管理程序、合同管理措施和风险防范措施进行修改和完善，最后形成合同管理文件，下发各执行人员，知道其在工程项目中的管理活动。5