内部审核控制程序

SAP037内部审核控制程序目的验证社会责任管理体系是否符合SA8000：2014标准要求，是否得到有效地保持实施和改进。适用范围适合于公司内部社会责任管理体系审核。3职责3.1社会责任绩效委员会：协助常规的一年一次的内部审核 3．1管理代表：任命内部社会责任审核小组的组长；审批“年度内部社会责任管理体系审核方案”及“内部社会责任审核计划”审批“内部社会责任审核报告”和“不符合项报告”；2审核组长：主持社会责任审核活动，编写“内部社会责任审核计划”、“内部社会责任审核报告”；安排审核员跟进发出的“不符合项报告”；3审核员：在审核组长的领导下，开展审核工作；针对不符合情况发出、跟进“不符合项报告”；4各部门：提供相关的记录以证明其执行了社会责任管理体系文件的要求。对审核中发现的不符合项，负责制订纠正措施并组织实施。运作程序审核流程和步骤审核准备组建审核组编写审核计划编写检查表通知受审核方审核组会议收集客观证据现场审核首次会议（要签到）审核实施编写不符合项报告汇总分析、评价社会责任体系末次会议（要签到）审核报告不符合项关闭验证实施效果跟踪纠正和预防措施实施纠正和预防措施审核小组的构成和资格认可4.2.1审核小组一般由3-5人组成，组长由管理代表任命，审核员由审核组长挑选和任命；4.2.2审核小组的成员必须接受过有关SA8000系列知识与社会责任审核技巧方面的培训，并得到外界机构或本公司培训考核的认可。审核的周期及准备4.3.1年度内审两次（间隔不超过8个月），并要求覆盖本公司社会责任管理体系的所有要求。当出现以下情况时由管理者代表及时组织进行内部社会责任审核：a）组织机构、管理体系发生重大变化；b）出现重大社会责任事故；c）法律、法规及其他外部要求的变更；d）在接受第二、第三方审核之前；e）在社会责任认证证书到期换证前。4.3.2每年初，由内审组组长负责制定“年度内部社会责任管理体系审核方案”，报管理者代表批准；当审核计划临近，按实际情况制订“内部社会责任审核计划”，由管理者代表审批。4.3.3为减少生产中断和便于审核进行，审核组长应在审核计划中明确审核时间安排，并至少提前一周通知被审核部门，以便作好准备；4.3.4受审核部门收到审核计划后，如果对审核日期和审核的主要项目有异议，可在两天之内通知审核组，经过协商可以再行安排。4.3.5审核组长召集内审员，明确分工，内审员应独立于被审核部门，审核组长指导内审员根据“内部社会责任审核计划”编制“内部社会责任审核检查表”。审核的实施4.4.1召开首次会议审核开始时，审核组长应召开首次会议，邀请公司管理层、社会责任绩效委员会、健康安全委员会、管理代表、各部门主管/主任和员工代表参加，对（不限于）以下内容作简要说明：审核目的、范围、和审核准则（依据），审核人员及其分工、审核采用的方法及时间安排、实施审核和报告审核结果的职责和要求。到会人员在“内审首次/末次会议签到表”上签到。4.4.2现场审核审核的具体内容按照“内部社会责任审核检查表”进行。审核员通过交谈，查阅文件、记录，检查现场，收集证据，检查社会责任管理体系运行情况。同时，审核组长应安排审核员对上次审核留待跟进的纠正行动进行跟进，以验证是否已得到有效执行，并作出记录；审核员应利用客观证据来反映有关被审核的活动是否符合文件化社会责任管理体系的要求，记录在“内部社会责任审核检查表”中，以保证不符合项能够完全被理解，有利于纠正。审核小组每天应召开小总结会议，汇总审核中发现的问题。4.4.3确定不符合项1)不符合项包括：---社会责任管理体系的文件不符合SA8000：2014标准条文；---现状不符合社会责任管理体系的文件要求；---实施后效果不符合目标的要求，即缺乏有效性。不符合项从性质上可区分为：严重不符合项：---与社会责任体系的文件要求相比明显不符合，系统失效；---缺少一个或一个以上要求，轻微不符合项集中在一个部门或一个要求，区域性失效；---对社会责任管理体系运行有严重后果；轻微不符合项：孤立、偶然失效和轻微的事项。4.4.4编制不符合项报告：对所有认同的存在问题，由审核组开会确定所有不符合项，由审核员填写《不符合项报告》。《不符合项报告》应分项写出，或把同一类情况综合写出，在“不符合情况详情”栏内应简要说明发现的问题，为什么是个不符合项（通常是把要求复述一次）；在“违反SA8000：2014标准条款”栏中应指出最为恰当的单独一项条款的要求作参考；4.4.5末次会议审核结束后，由审核组长主持召开由管理层、社会责任绩效委员会、健康安全委员会、管理代表、各部门主管/主任和员工代表参加的末次会议，到会人员在“内审首次/末次会议签到表”上签到。会议内容包括：重申审核的目的、范围和准则；向受审核方说明审核发现，以使他们清楚理解审核的结论。宣读并发出“不符合项报告”；提出审核小组的结论和建议；审核组长说明对纠正措施采取的跟进工作。审核报告4.5.1审核组长应汇集各项审核结果，写出“内部社会责任审核报告”，提交管理代表审批后；送社会责任委员会、总经理及相关部门。4.5.2审核报告的内容：受审核的部门、审核目的、范围、日期；审核依据；审核概况（审核的实施情况，不符合项的数量，分布情况等）；审核结论；不符合项及纠正要求；改进的建议。4．6审核的跟进4.6.1被审核部门根据不符合项报告和审核报告，应确保采取纠正措施，以消除已发现的不符合及其产生的原因，填写“不符合项报告”中的纠正行动栏，交审核员确认后，社会责任绩效委员会监督是否已组织实施，按规定时间完成。4.6.2审核组长应安排审核员跟进及验证有关纠正行动执行情况，并随时向管理代表汇报。4．