顶岗实习报告洪艺英

PAGE1泉州信息职业技术学院顶岗实习报告姓名洪艺英学号080011039专业国际物流管理实习单位杰龙机电有限公司实习岗位行政文员校外指导教师吴其杰校内指导教师林春凉实习日期：2011年2月14日至2011年5月31日泉州信息职业技术学院08届顶岗实习报告PAGEPAGE2目录1.单位及岗位的简介 31.1实习目的 31.2.实习单位及岗位简介： 32.实习的内容及过程 42.1接听、转接电话，收发传真 42.2档案收集、整理 42.3负责经理办公室的清洁卫生 42.4做好会议记录 52.5按照公司印信管理规定，保管使用公章 52.6管理好员工人事档案材料 52.7统计每月考勤 63.实习的收获与体会： 63.1自学能力的重要性 63.2为人处世 73.3个人思想觉悟的提高 74.致谢 8办公室文员实习洪艺英内容摘要：在不同的公司，文员一职所做的工作都有所不同。通常情况下，文员是做些文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事务之类的工作,总之都比较繁琐的事。另外，有些公司的文员还要协助会计做一些记帐工作。一般要求会基本的电脑操作，一些大的公司对语言也有所要求的（普通话，英语之类的），另外就是当事人本身所具备的一些综合素质（工作态度、思想品德、工作能力等）。关键词：文员综合素质电脑操作语言要求1.单位及岗位的简介1.1实习目的本次实习的目的在于通过理论与实际的结合、个人与社会的沟通，进一步培养自己的业务水平、与人相处的技巧、团队协作精神、待人处事的能力等，尤其是观察、分析和解决问题的实际工作能力，以便提高自己的实践能力和综合素质，希望能帮助自己以后更加顺利地融入社会，投入到自己的工作中。1.2.实习单位及岗位简介：我是08级国际物流管理（1）班的洪艺英，实习单位是创建于1988年（原系中外合资企业），是专业生产电动卷门机系列产品的实业公司。主导产品是卷帘门电机及其配套的控制装置等五大类四十二种，销售网络遍布全国，并已顺利打入国际市场，产品销往东南亚及欧洲等地区，市场占有率居同行业前列。“实践是检验真理的唯一标准”从学校到社会的大环境的转变，身边接触的人也完全换了角色，老师变成领导，曾经同学变成同事，相处之道完全不同。在这巨大的转变中，我们可能彷徨，迷茫，无法马上适应新的环境。我们也许看不惯人与人之间的勾心斗角,无法忍受同事之间漠不关心的眼神和言语。很多时候觉得自己没有受到领导重用，所干的只是一些无关重要的杂活，自己的提议或工作不能得到领导的肯定。做不出成绩时，会有来自各方面的压力，领导的眼色同事的嘲讽。失落时的无奈想找人诉说是却发现没有人可以倾诉。而在学校，有同学老师的关心和支持，每日只是上上课，很轻松。谚语有云：“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。”两个月的实习时间虽然不长，但是我从中学到了很多知识，关于做人，做事，做学问。2、实习的内容及过程2.1接听、转接电话，收发传真人所共知，现代社会及是一个信息的社会。对于广大商界人士而言，信息就是资源，信息就是财富，信息就是生命，所以大家不约而同地对信息重视有加。目前，多种多样的现代化通讯工具层出不穷。它们的出现，为商界人士获取信息、传递信息、利用信息，提供了越来越多的选择。与日常会话和书信联络相比，接打电话具有即时性、经常性、简捷性、双向性、礼仪性等等较为突出的特点。由于我所在的公司刚成立不久，所以我刚开始的工作并不忙，没有感觉到很累。只是每天都要守在电话和传真机旁。接听打进来询问事情或者找公司领导的电话。刚开始以为接电话是一件再轻松不过的事情，后来慢慢发现其实接电话也是有门道的，除了领导交待代替回绝的电话外，也要根据具体情况具体分析，帮领导回绝一些不必要的电话。当你给他人打电话时，你应调整好自己的思路。同样的，当你的电话铃响起之时，你应该尽快集中自己的精力，暂时放下手头正在做的事情，以便你的大脑能够清晰地处理电话带来的信息。并且在手边放有纸和铅笔，随时记下你所听到的信息。如果你没做好准备，而不得不请求对方重复，这样会使对方感到你心不在焉、没有认真听他说话。在接电话的过程中，我在学校所学的电话礼仪也起到了很大的作用。2.2档案收集、整理档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。在公司的各种文件中，大部分具有不同程度的保密性，而且秘书人员经常接近领导，看一些重要文件，参加一些重要会议，所以，秘书人员在公共场合活动时要注意内外有别，把握分寸，对什么应该说什么不应该说要心中有数。与此同时，文件的管理也是相当重要的一项任务，以免信息外漏，对公司造成不必要的损失，这在很多公司的管理规章中，都有明文规定，可见公司对此相当重视。2.3负责经理办公室的清洁卫生秘书的工作总是烦琐而杂碎的，而且，作为一个新人来讲，不管你是干什么的，在办公室里多做点事对你都是有好处的，年轻人不能懒，勤快点才会给大家留下好印象，当然，本职工作也要做好。所以，我在公司还有一项每天必不可少的任务，就是上下班的时候打扫经理办公室的卫生。每天上班的时候，都要提前10分钟左右，先到经理办公室打扫卫生，一般就是扫一下地板，擦擦桌子，两天拖一次地。还有就是浇花，发现什么办公用品快用完了，及时补上。下班的时候，也要稍微清洁一下，拉好窗帘，关灯、空调，锁好门窗。整洁的办公场所在一定程度上也反映了一个公司的整体素质，给客户留下好印象，第一印象有时也可以决定事情的成败。这些事情虽然都是微不足道的小细节，但是凡事无小事，简单不等于容易，只有花大力气，把小事做细，才能把事情做好；认真做事只是把事情做对，用心做事才能把事情做好。因此我现在不敢奢求用心把事情做好，只有努力把小事情做对，然后才能再把大事情做好。我认为我们首先需要提高我们的责任心，不求把事情做好，要先做对；其次我们还应该有着一种危机感，就是要让我们每个人都心里清楚每一个小事的错误可能导致的大错，我们都应该知道因小失大的责任后果。2.4做好会议记录会议记录是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查考的凭证。它帮助我们今后了解情况，是进一步研究工作，总结经验的重要材料。

公司星期一都会开一次办公室会议，回顾上周工作中存在的问题，提出注意事项，随后布置本周的工作事宜，听取员工提出的建议和意见。在开会的时候，我都会在旁边作好会议记录。作记录的时候必须态度认真，不能疏忽大意，不能马虎潦草，要保证文件的质量，用词要准确，材料要真实，抄写要认真，校对要仔细，力求每一个环节都不发生差错。否则就会贻误工作，甚至酿成难以弥补的损失。从每一次的会议记录中，我慢慢总结了经验，那就是要找准要点，搭出框架，尤其是及时在会后补充完整。2.5按照公司印信管理规定，保管使用公章印信管理工作是办公室的一项基本职能，办公室管理人员要提高对印信管理重要性的认识，严格遵守用印的程序和制度，明确职责范围，对超出职权范围的，应向领导请示汇报。同时，办公室人员还应注意学习和研究，熟悉本部门的业务，对能否用印、是否符合条件，作到心中有数。在公司有需要盖公章的时候，如文件的下达、实习生需要的盖章，都要作好记录，盖章的内容、时间等，并复印一份存底，确保公章使用的严密性。2.6管理好员工人事档案材料人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。人事档案使公司的管理者在一定程度上掌握所聘用人员的基本人事信息，还可以为公司的人事资源管理工作提供相关的人事数据信息支持。因此，公司人事档案管理的好坏不但可以直接影响到公司的人事资源管理，而且会间接影响到公司的整体管理。5月份的时候，由于人员的欠缺，很多工作需要加班加点来完成，难免会有员工埋怨，造成工作环境的不和谐，公司需要招聘人员来缓解因此带来的压力，在此期间，我工作的主要任务就是整和应聘人员所填写的资料信息，上交领导审核批准后，把这些资料用文件袋封好，放于资料柜中保存。这些资料都直接关系着每一个员工的切身利益，所以也需要进一步提高我的责任感。2.7统计每月考勤考勤是每一个公司作为衡量每一名员工时间观念的重要管理手段，它体现了企业在商场上竞争的成败，时间就是金钱，时间也是企业的生命，每个单位都有自己的一套切实可行的考勤管理制度，遵守制度是员工起码的职业道德。每个人一进公司，首先应该要学习的就是员工守则，熟悉组织文化，以便在制度规定的范围内行使自己的职责，发挥自己的所能。我所在的公司采取的是打卡考勤制度，每月的月底我都会根据电脑记录统计迟到或早退人员，并上交财务部做工资所用。从统计表上可以看出，几乎每个月都会有人迟到或请假，表面上，迟到和请假似乎总是有情可原的，但实际上，无论出于什么样的理由迟到和请假，这对你今后的发展都是弊大于利的。特别是刚踏入社会的新人或者是刚进公司的新员工，为了使自己早日熟悉企业的业务，也为了不给其他人带来不必要的麻烦，应该尽可能地不请假。即使有重要的事情，也应该至少提前一天给公司请假。而且由于你的缺岗，公司就要付出额外的精力来调整人员的工作安排，这有可能导致公司在工作上的被动，从而带来一些不必要的损失。“没有规矩，不成方圆。”一个企业，只有切实贯彻并执行了一套合理的制度，才有成功的保障。而考勤制度则直接关系到员工的工作态度，从出勤情况可以很快看出，谁在努力工作，谁在寻找理由混日子，所以，别以为考勤制度不重要。

3、实习的收获与体会3.1自学能力的重要性我一直认为在大学里学的不是知识，而是一种叫做自学的能力。“千里之行，始于足下，参加工作后我更加深刻的深刻体会到这句话的真正含义。除了英语和计算机操作外，课本上学的理论知识用到的很少很少。我担任的是文员一职，平时在工作只是接接电话，处理一些不重要的文件，几乎没用上自己所学的专业知识。但是在实习的过程中，通过,,我认真的观察和虚心的学习，初步了解了办公室文员工作中的具体业务，拓展了所学的专业知识，并了解了很多关于招聘方面和宣传方面的知识。这次的实习，为以后正常工作的展开奠定了坚实的基础，从个人发展方面说，对我影响最大的应该是作为一个社会人工作作风以及在工作过程中专业知识对工作的重要作用，因为这些都是我在校学习中不曾接触过的方面，大学期间的实习是每个大学生必须拥有的一段经历，它使我们在实践中了解社会，让我们学到了很多在课堂上根本就学不到的知识受益匪浅，也打开了视野，增长了见识，为我们以后进一步走向社会打下坚实的基础。3.2为人处世踏上社会，我们与形形色色的人打交道。由于彼此存在着利益关系，又工作繁忙，很多时候同事不会像同学一样对你嘘寒问暖。而有些同事表面笑脸相迎，背地里却勾心斗角不择手段，踩着别人的肩膀不断地往上爬，因此踏出校门的我很多时候无法适应。正因为如此办公室的关系时常显得有点淡漠，人与人之间的关系有时候显得有点紧张，但是环境往往会影响一个人的工作态度。一个冷漠没有人情味的办公室，大家就会毫无眷恋之情，有更好的机会他们肯定毫不犹豫的跳槽。他们情绪低落导致工作效率不高，每天只是在等待着下班，早点回去陪家人。而偶尔的为同事搞一个生日party，生病时的轻轻一句慰问，都有助于营造一个齐乐融融的工作环境。在电视上不止一次的看到职场的险恶，办公室里同事之间的是非，以我一个新人而言，我想我能做的就是“低头多工作，抬头少闲话”。且通过,,这次的实习是我更加认识到大学同学之间的关系是多么的珍贵。3.3个人思想觉悟的提高虽然这次实习的时间不是很长，但我确实从一个学生开始慢慢的转变，思想上也是。非常感谢和我一起工作的同事们，他们给我留下都是友好和真诚的回忆。我们在老师那里或书本上看到过很多精彩的知识，似乎很容易，又觉得很难，总不喜欢钻研进去。也许亲临其境或亲自上阵才能意识到自己能力的欠缺