电商企业财务信息化建设问题研究

一、财务信息化建设对于电商企业的意义（一）提高决策支持水平因电商企业原始交易数据均来源于互联网平台，传统的单据流转到财务部门进行加工、处理形成财务信息，已经无法满足电商企业的需求和发展，而且数据传递的准确性和及时性直接影响着公司战略决策，只有财务信息化建设才能为企业的财务决策提供强有力的支持。财务信息化旨在把分散的各环节数据打通、形成数据关联，由人工收集、处理原始数据转变为系统自动传输、处理信息流和数据流，直接形成对决策有用的信息，无须进行二次人工处理，并可用于决策支持。（二）提高财务数据质量电商企业中财务需要从繁杂的业务数据中提取财务信息和数据，会受到人为主观判断的影响而导致提取的数据与实际情况不符，降低财务数据的质量。建设财务信息化，在系统建设初期就把数据传输路径和口径标准予以明确，系统自动传递数据，不受人为限制，使得输出的数据更加客观、真实、准确。（三）优化业务流程、提升效率财务信息化建设是以获取财务信息和数据为导向进行系统的搭建，那么在此过程中需要重新梳理业务流程，对其进行重组，通过简化必要流程、合并不重要流程、去除不必要的流程，形成最适合企业发展、有助于财务取数的流程，进而提升流程效率。二、电商企业财务信息化建设的问题（一）数据传递规则确定的难度大财务信息化建设中面临的数据规则确定成为难点，提炼决策有用信息的标准化势必影响着整个财务信息化建设，数据规则因受业务模式、市场变化、人为判断、行业规则等诸多因素的影响，使得标准化实施受到约束，如公司的业务模式操作流程并非完全符合标准化操作，大部分电商企业看似业务模式相似，实际上个性化差异较大，那么在财务信息化建设过程中就需根据公司目前的业务模式确定相应的信息和数据提取规则，后续可根据实际变化进行相应的调整。（二）新型信息化财务人员的缺失目前电商企业在财务信息化建设过程中，需要既精通业务、又精通财务、同时对于IT技术也要有所了解的复合型人才，但是因大部分财务人员仍然局限于传统的核算工作、常规的财务报表处理工作。对电商企业的财务重点工作并不精通、在业务层面也有脱节，IT技术较为缺乏，所以具备高水准的复合型财务人员严重缺失，亟待培养和补充后备力量，才能保证财务信息化建设的顺利进行。（三）高管层过度依赖ERP解决财务信息化建设问题由于一些电商企业的高管层对于ERP系统认识的局限性，导致过度依赖ERP系统进行财务信息化建设，但是任何系统或软件都有其自身的应用范围，单独依靠某一个系统就想把所有复杂的问题解决掉，存在不切实际的问题。三、电商企业财务信息化建设的路径（一）财务信息流的数据传输路径建设在财务信息化建设中，要从全局着眼思考整体建设规划，因电商企业的基础数据和信息均为线上传递，那么需要重点关注各节点财务数据的获取路径，以财务项目的销售成本为例，要想获取准确的销售成本数据，那么首先要控制好采购环节数据源的准确性，一般电商企业采购环节涉及如下环节的数据传递：提交采购申请、订立采购合同、下发采购订单等。采购订单一般是以合同为依据，采购单的数量、金额的及时准确传递才能保证采购入库数据的准确性，从采购下订单、发货、收货、入库环节中每一个产品数据的传递，都会影响到销售成本的准确及时传递，因此看似简单的数据传递，牵涉到业务流转的诸多环节，那么在对应环节上取数逻辑和依据的确定就显得尤为重要。单纯从财务信息化角度考虑，只有保证从采购下单的数据与签订的合同产品类目、数量、金额保持一致，才能使传递到发货、入库的数据具有相关性和一致性。发货、入库数据的校对又是生成供应商账单的数据依据，用以供应商结算。供应商结算的价款也是采购入库成本的最终数据源，为销售成本数据的准确提取提供了原始数据源。（二）将财务内控嵌入财务信息化建设中如何有效地将财务内控嵌入到财务信息化建设中，是电商企业值得思考和探讨的问题。现以一般电商企业为研究对象，列举部分内控嵌入问题。产品采购环节，由于电商企业库存体量较大，一方面，要想确保采购形成的是合理库存，就需要在提交采购申请时，可自动调用现有库存数据，并根据对应品牌、销售渠道匹配到每一个产品中，并自动提示目前可用库存量和预计可售时长，可用库存数量能够满足当前采购需求的，系统自动拦截采购需求，不会流转到下一个环节。除因特殊原因，必须进行同一平台店铺相同产品采购时，系统设置解锁功能，解锁需经相关部门负责人审批通过后，才可以进行采购，如此可避免冗余库存和大量资金占用，超量库存会造成大量资金占用，而资金占用产生的成本原本可用于其他投资获取投资收益，然而却形成了公司无形的损失，利润点也被拉低了。另一方面，为了保证采购单的信息和合同信息一致，在财务信息化建设中，通过采购单关联合同编号，提取合同内容中的产品信息（品名、数量、金额），当下单数量超过合同数量时，系统会自动提示是否继续下单，超出部分会自动拆分出新的合同，作为补单信息进入系统中，补单信息作为绩效考核的依据之一进入人事模块中，如上设计可有效控制补单情况，并使补单信息有据可查。资金管理方面，现以电商企业的物流费预付账款充值账户为例做简要论述。对于充值账户作为一个单独的账户管理来讲，需要把充值账户和付款模块打通，将账户充值和发票核销数据同步传递至充值账户中，形成月末余额和实时余额，一方面方便业务端口、不需要找财务部门就可查看资金情况，另一方面也可以保证财务账和业务账的勾稽核对，有效地形成了业务和财务的信息数据融合、保证了数据的准确性和完整性。再如公司资金计划中，因电商企业资金灵活性较大，资金回笼受平台放款限制，所以需要预留部分紧急支付资金，那么在建设信息化中，就需把预留资金的数据源和传输考虑在内，首先，设置好内部流程的管控，因为此资金较特殊，所以需要对留款过程设置逐级审批，财务部门在系统上接收到信息后根据资金计划确认是否给以预留或驳回处理，在这个过程中，既管控了资金的无效提交，又可对资金使用提前做出安排，保证了资金流的顺畅流转。其次，在业务部门提交申请时，会关联合同信息、填写部门申请人信息，这样在相关审批环节上，可点击查看关联信息，保证提交的信息有据可查，而不是断层信息；所属部门和申请人可明确职责，款项也具有可追查性，每一笔款项均由申请人作为第一责任人负责追踪，如此操作既节省了审核中线下翻查关联信息的时间，也可以避免部门互相推诿责任，较线下传递信息而言有较强的监控作用和责任划分功能，一旦发生款项不清问题，根据各节点的人员确定责任范围和追究责任。（三）多维度财务信息数据集成建设在财务信息化建设中，通常会涉及电商集团内不同公司主体数据的传输和集成，如下以电商集团的店铺销售公司和供应链公司的数据传输和集成为例，展开论述。首先，供应链公司作为销售公司的上游企业，销售公司的采购数据来源于供应链公司的销售数据，以供应链为核算主体时，那么需要确定计价依据，当供应链公司实现销售并发货时，系统数据需要将原始的成本价计算为销售价进行出库结算。对于供应链公司主体模块，以其自身从采购原材料到加工为产成品的过程，所有的财务信息传递都是单一流向，当销售给店铺销售公司时，从集团层面来讲，首次出现数据的交叉集成，所以此数据需同时进入下游企业和集团公司，分别以不同的计价依据在系统中传输和反映。其次，店铺销售公司作为供应链公司的下游企业，在其采购模块中，接受的采购数据是供应链公司的销售数据，这一数据也是销售订单成本的数据来源。那么在信息化建设中，实现的销售收入所对应的销售订单系统会自动匹配采购成本数据，用于核算产品、店铺毛利等。当销售公司实现销售时，在销售公司主体模块中，形成集团内最终的销售收入数据上传至集团公司，作为集团内的收入数据。最后，对于集团内部，如上数据均需要进行财务核算的内部抵销，以集团公司为核算主体登录时，供应链的销售和店铺销售公司的采购数据均可进入集团模块数据库，并且形成数据的自动勾对，将形成的内部利润反映出来并在财务核算时予以抵销。所以在数据集成和勾对中，数据传输标准要建立起来，在集团层面可查看和比对的数据需在传输的时候分不同路径进入指定数据库。综上所述，不同核算主体登录后所使用的财务信息模块不同，实现的数据传输也是不同的。所以在集成数据的时候，各模块和核算主体数据的传输规则建设便成为重点和难点，一旦规则定义产生偏差，后续输出的信息都将失去意义。四、结束