招待费管理及报销流程

招待费管理及报销流程合同编号：__________合同各方信息：甲方：（全称名称）地址：____________________法定代表人：________________联系电话：________________乙方：（全称名称）地址：____________________法定代表人：________________联系电话：________________鉴于甲方为一家依法成立的法人或其他组织，乙方为合法经营的自然人或其他组织，双方为平等主体，自愿遵守国家法律法规的规定，经友好协商，就甲方招待费管理及报销流程达成如下协议：一、招待费定义及范围1.1甲方根据业务需要，对内对外进行招待活动，包括但不限于业务招待、会议招待、庆典招待等。1.2招待费是指甲方在进行招待活动所发生的费用，包括但不限于餐饮费、住宿费、交通费、礼品费等。1.3乙方负责甲方的招待费用管理及报销流程的执行。二、招待费用预算及审批2.1甲方应在每年初根据上一年度的招待费用实际情况，结合本年度业务发展计划，制定本年度招待费用预算。2.2甲方各部门负责人应在预算范围内审批招待费用，并按照甲方内部管理制度进行审批。2.3乙方应根据甲方提供的预算及审批要求，合理控制招待费用支出。三、招待费用报销流程3.1乙方应在招待活动结束后，按照甲方提供的报销流程及要求，向甲方提交招待费用报销申请。3.2报销申请应包括：招待活动时间、地点、人员、费用明细等。3.3甲方应在收到乙方报销申请后，按照内部审批流程进行审批。3.4甲方审批通过后，应在5个工作日内将招待费用支付给乙方。四、招待费用管理及监督4.1乙方应建立健全招待费用管理制度，明确招待费用支出标准、报销流程等。4.2乙方应定期对招待费用进行审计，确保招待费用的合法性、合规性。4.3甲方应对乙方的招待费用管理情况进行监督，确保乙方按照约定履行合同义务。五、违约责任5.1任何一方违反本合同的约定，导致合同无法履行或者造成对方损失的，应承担违约责任。5.2乙方未按照约定管理招待费用，造成甲方损失的，乙方应承担赔偿责任。六、争议解决6.1本合同的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。6.2双方在签订本合同前，已充分了解合同内容，自愿签订本合同。6.3双方在履行合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。七、其他约定7.1本合同一式两份，甲乙双方各执一份。7.2本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为____年，自合同生效之日起计算。甲方（盖章）：________________乙方（盖章）：________________甲方代表（签字）：______________乙方代表（签字）：______________签订日期：________________一、附件列表：1.甲方营业执照复印件2.乙方营业执照复印件3.甲方法定代表人身份证明复印件4.乙方法定代表人身份证明复印件5.招待费用预算报告6.招待费用审批表7.招待费用报销申请表8.招待费用审计报告9.合同履行过程中产生的其他相关文件二、违约行为及认定：1.甲方未按照约定支付招待费用：甲方在收到乙方报销申请后，未按照内部审批流程进行审批，或审批通过后未在约定时间内支付招待费用。2.乙方未按照约定管理招待费用：乙方未按照甲方提供的预算及审批要求进行招待费用支出，或未建立健全招待费用管理制度，导致招待费用支出不合法、不合规。3.双方未按照约定履行合同义务：双方在履行合同过程中，任何一方未按照合同约定的条款进行履行，导致合同无法履行或者造成对方损失。三、法律名词及解释：1.法人：指依法成立，具有独立法人资格，可以独立承担民事责任的组织。2.法定代表人：指法人的最高决策人，代表法人对外进行民事活动。3.招待费：指甲方在进行招待活动所发生的费用，包括餐饮费、住宿费、交通费、礼品费等。4.预算：指甲方根据业务需要和财务状况，对预计发生的招待费用进行预估和计划。5.审批：指甲方内部对乙方提出的招待费用报销申请进行审核和批准。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.问题：甲方审批流程复杂，导致乙方招待费用报销不及时。解决办法：乙方可以与甲方沟通，优化审批流程，提高审批效率。2.问题：乙方在招待活动中发生意外支出，超出预算。解决办法：乙方应及时与甲方沟通，根据实际情况调整预算，并获得甲方批准。3.问题：甲方未按照约定支付招待费用。解决办法：乙方可以催告甲方按照约定支付招待费用，必要时可以依法向甲方追偿。五、所有应用场景：1.甲方举办商务宴请，需要乙方负责管理招待费用。2.甲方召