论秘书工作于人际关系分析研究 文秘学专业

论秘书工作与人际关系一、前言

作为一名文秘专业的大三学生我只是刚学到了文秘工作的皮毛，在工作当中的某些系统做法。所以在这里我想用自己的观点试论秘书工作与人际关系的联系。在我的印象当中秘书工作的开展，主要是人与人之间的沟通和交流来实现的。秘书是一个富有挑战性的职业，作为一名秘书人员，要想在人群中脱颖而出，出类拔萃，就必须以积极进取的心态来迎接一切。因此，秘书在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须处理好与领导、同事、下属之间的人际关系。秘书在处理人际关系时应遵循一定的原则与方法，只有这样才能实现自身价值，增强凝聚力。

秘书人员的办事效率直接影响整个办公室的工作效率。秘书工作在办公室起到了承上启下、协调左右、沟通内外的重要职能，担负着参谋助手、督查督办、综合协调、沟通信息、管理公文、服务接待等方面的工作。这些工作既繁复锁碎，又重要不可或缺，其质量和效率的高低，直接影响到一个单位的管理水平和精神风貌。

文秘工作的重要地位和作用，要求文秘人员的工作应当是高效的，文秘人员应当树立效率的观念，具有雷厉风行的作风、科学的组织能力，以保证工作任务的圆满完成。

（一）重要文件的知情者。

在机关事务中,公文信函的收发，是文秘工作的主要内容之一。由此说文秘工作人员是起草文件的知情者，这样从文件的语言组织，文件的组织协调乃至文件传阅和保存的过程中，都要求我们文秘工作者，守口如瓶，文秘工作者自身的道德修养是至关重要的，否则必然会引起机关内部的“内乱”给机关工作造成不必要麻烦和损失。

（二）重要内容的保密者。

在文秘工作的过程中，保密是一项非常重要的岗位职责。文秘工作者不仅要做到对周边工作人员不泄密，而且还要做到对亲戚朋友不泄密。当文件的内容与朋友或家属有密切关系，也一定要铁面无私守口如瓶。为此，在某种意义上讲，文秘工作者就像“冷血动物。”

（三）领导工作的辅助者。

作为一个文秘工作者，应是领导工作的辅助者。不仅是主要领导、主管领导的辅助者，也是机关各级领导的辅助者。在机关事务中，各级领导众多，而文秘工作者则仅有1-2名，往往在同一时段会出现不同事件的重复出现，这就给我们文秘工作者造成了非常大的压力，不仅要分门别类地为领导提供相关的内容还要加班加点完成工作。在机关事务中，文秘工作是不可替代非常重要的工作，是应该受到重视的一项工作。

（四）上传下达的中转者。

文秘工作是机关工作中，上传下达的中转站。在一个单位.上至领导，下至群众，中间面对的是中层干部，所以文秘工作有的特点，决定了文秘工作具有广泛的联系性。就要求文秘工作必须是手勤、腿快、思想敏捷，对一个文件的传递，有时还需要与数位领导协调。可见文秘工作者需要较好的人际关系处理能力。

（五）知识的不断扩充。

随着办公自动化的推广，更加突出地显示出来，

为了适应工作的需要，学习新知识，应用新知识也就成为文秘工作者的首要任务,现代生活中很多高科技的办公用品以前从未接触过，也更不能快速高效的利用它提高办公效率。所以作为一名文秘工作者，就必须先从自己学起，只有先学一步，才能胜任本职工作，只有先学一步，才能完成工作任务，其中的艰辛他人是不知晓的，或许会被家人朋友误解，但是学到了知识，学到了技能，掌握了本领，心中是愉悦的。

另外由于工作的需要,文秘工作者自身，要加强体育锻炼，特别是要加强工作间隙的颈椎活动，防止职业病，以保证有一个健康的身体去更好的完成工作。

秘书是直接为领导服务的办公室人员，协助领导处理政务和日常办公事务，是领导的参谋和助手。他的从业范围很宽，凡是有管理组织、有领导的地方都有秘书，主要分布在党政机关、群众团体和企事业单位等。

秘书工作是个古老的职业、秘书的出现，必须具备两个条件，一是管理组织的出现。原始社会，生产力低下，没有领导和被领导之分，随着生产力的发展，出现了社会管理组织，出现了领导和公务活动，也就需要秘书协助领导处理公务，秘书与领导有着天然的联系，先有领导，后有秘书。二是文字的出现，有文字才能有公文，而公文的制作、传递、管理，是秘书工作的重要内容。因此，秘书同文字、公文是密不可分的。

秘书是协助领导处理日常事务工作，掌管文书的人员，他们以辅助领导决策，综合协调各部门或各人员的工作，沟通收集处理信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。做好日常事务管理工作，接待事务工作，会议事务工作，信访事务工作，协调工作，督察工作等等。做好领导临时交办的任务以及行政事务。这些工作对于领导来说都是极其重要的辅助作用。同时，在秘书的日常工作中也随时在为领导出谋划策，与领导心贴心的考虑做出参考意见协调着日常工作的有效进行。

对于一个秘书来说，每天的工作大部分或者说主要部分即是如何与人交际、交流。秘书人际关系的具体内容就是和别人相处，这也是人际关系理论最终要解决的重要问题。秘书工作的人际关系主要分为:秘书与领导的关系、秘书与同事的关系、秘书与下级的关系。一个秘书的成功与否与其在办公室能否处理好人际关系息息相关。

由于秘书自身的地位、作用和工作性质有其特殊性，因而秘书的人际关系除了社会生活中通常的人际关系的一般性特征外，还具有以下特点:1、广泛性。秘书要承担起自身的职责，必须同社会的方方面面进行交往与联系，这些联系的辐度扩展到机关及单位的管理工作、业务工作所辐射的一切领域、一切方面，既包括与上级机关及其领导，又包括与同级机关及领导、同事的交往与联系，既包括与基层及人民群众的交往与联系，又包括与不同的利益团体的交往与联系。因此，秘书的人际交往，是开放性的，是多层次的，也是全方位的，具有明显的广泛性。2、从属性。在社会生活中，人与人的交往往往具有浓厚的主观选择色彩，即按照个人意志、情感、利害与他人打文道.但是，秘书的社会文往并不都是按照个人意志来进行的，而是由自己的服务对象和工作职责所支配。换句话说，秘书的人际交往在很大程度上是从属于自己所服务对象的。比如，行政领导的秘书在与上级、下级履行公务而交往时，除了依照国家法律、政策原则外，还必须依照行政领导的意图.而企业的厂长或经理的秘书，必须依照厂长、经理的意图。这种从属地位，约束了秘书人际关系的主观性，强化了人际交往中的服从性。3、复杂性。秘书的工作是受领导支配的。在一个单位，由正职与若干个副职组成一个领导集体，通常情况下，秘书对本单位的领导集体负贵，秘书的人际关系的环境是和谐统一的，但是，由于领导成员分工不同，个人的能力、性格、修养也有差异，在实际工作和生活中，往往会出现意见不一致，甚至领导成员之间发生康捺、出现矛盾的情况.在这种情况下，秘书既要接受个别领导，又要维护集体领导，既要服从领导，又不能违背原则;既不能得罪“张书记”，又不能意慢“李书记”。这就构成了秘书人际关系的复杂环境.4、双重性。秘书是为领导直接服务的，既要为领导决策当参谋，又要为领导代办和处理一些具体事务，即在人际交往中，既有代表组织(或领导)交往的一面，又有个人交往的一面.由于秘书的工作性质比较特殊，在人际交往中，从心理角度分析，人们往往把秘书看成是领导的影子，因而常有一些人为谋求解决某一间题，总是先与秘书接触，然后通过秘书促成问题的解决。

树立良好人际关系有一系列必须遵循的原则，具体到秘书工作者，主要是：1、界限分明的原则。要严格分清三种界限。一是工作关系和亲友关系的界限。工作关系从纵向讲是上为领导人、下为辖区部门单位和群众服务。相互之间要严格要求，不可越轨。二是交往中的职责界限。也就是应划分权力，明确责任，既要防止工作不到位，又要做到不擅权、不越权。权力的争执，常常是造成一个单位不团结，人际关系紧张的最普遍的原因。三是办公经费、用品、礼品的归属。办公厅室掌握着部门或单位的经费使用权、用品分配权、礼品处理权。一定要照章办事，公开化、明细化。2、己严人宽的原则。凡事要严以律己，宽以待人。律己严才能站得稳走得正，才能公正处事，令人信服。对待工作高标准严要求，尽心尽力、一丝不苟、精益求精，难办的事主动承担，不拈轻怕重，计较得失。在别人无能为力时也不要强加给他，应设身处地体谅别人的困难，能给予援助时，要及时伸出援助之手，帮其渡过难关。应扬人之长，而不揭人之短。“良言一句三冬暖．恶语伤人十年寒”，一句不当讲的话，常常会把关系搞僵。对反对过自己反对错了的又认错的人，应不计前嫌，热情相待，主动团结。错了还未觉悟的人，也应采取等待的态度，同时允许人家继续发表不同意见。对别人宽容的态度会把阻力变成动力。这也是对秘书人员修养的考验。3、平等谦恭的原则。秘书人员处于领导部门的中心位置，十分容易产生优越感。说话盛气凌人，办事武断专横不容商量，会出现“会上恭维，背后骂街”的情况。在这种环境中，就要求秘书工作人员应特别重视平等待人、谦虚礼让的问题，讲平等，不论你的交往对象职位多高，权力多大，是大师伟人，还是平民百姓，在人格待遇上是不能分高低的，在法律面前更是人人平等的。4、诚实守信的原则。这是社会交往中带普遍