办公自动化(完整)课件

第4章办公自动化

——电子表格处理基础1精选ppt课件4.3表格处理基础4.3.1Excel的概述及基本操作4.3.2表格的建立、编辑和格式化及公式与函数4.3.3图表的使用4.3.4数据管理和分析4.3.5工作表的打印2精选ppt课件Excel是什么？它能为我们做什么？

是MicrosoftOffice的主要组件之一

具有很强的图形、图表功能

可用于财务数据处理、科学分析计算，并能用图表显示数据之间的关系和对数据进行组织3精选ppt课件4.3.1Excel的概述及基本操作——Excel的基本信息元素1.工作簿2.工作表3.单元格4.单元格区域以上合称为Excel2000的工作区4精选ppt课件1、工作簿2、工作表3、单元格4、单元格区域5精选ppt课件1.工作簿

指在Excel环境中用来存储并处理工作数据的文件，工作簿名就是存档的文件文件名

返回图例6精选ppt课件2.工作表一个工作簿默认包含了三个工作表：其名称分别为Sheet1,Sheet2,Sheet3每一个工作簿最多可有255个工作表，但当前只有一个工作表，称为活动工作表单击某个工作表标签可将其激活为活动工作表，而双击则可更改工作表名工作表标签左侧有四个用于工作表管理的控制按钮，分别表示：第一个工作表，上一个工作表，下一个工作表，最后一个工作表

返回图例7精选ppt课件3.单元格一个工作表最多可有256列，65536行列标A,B,C…Z;AA,AB…AZ;BA,BB…BZ等表示；行标用1，2，3…等数字表示，单元格由列、行标志共同表示每个工作表中只有一个单元格，称为活动单元格

返回图例8精选ppt课件4.单元格区域

指一组被选中的单元格，它们可以是相邻的，也可以是分散的，对一个单元格区域的操作就是对该区域中所有单元格执行相同的操作

9精选ppt课件Excel的基本操作4.2.1单元格内容的输入4.2.2选择操作对象10精选ppt课件单元格内容的输入1、光标的定位

单元格内容的光标定位单元格的光标定位光标在工作表中并呈白色十字状态时，单击任一单元格即可使该单元格被激活而被称为活动单元格双击某单元格，或单击某单元格后再将光标定位在编辑栏中出现光标“Ⅰ”后，使用键盘左右方向键将光标定位11精选ppt课件单元格内容的输入2.输入输入汉字按Alt+Enter组合键，可将单元格输入的内容进行分段当输入的数字超过单元格列宽或15位时，数字将采用科学计数法形式表示日期输入可用“/”分隔符分数的输入应先输入“0”和空格输入公式可以先键入“=”号，或单击编辑栏左侧的编辑公式按钮12精选ppt课件单元格内容的输入3.对齐（数字、日期输入后为右对齐状态，字符输入后为左对齐状态）4.其他操作按Tab键，光标将定位在下一列按ESC键或单击编辑栏左侧的取消按钮，可取消输入按Enter键光标将定位在下一行13精选ppt课件选择操作对象1.单元格内容的选择2.单元格选择单个单元格、行、列的选择激活某个单元格即是选择某个单元格单击行标头可进行行的选择单击列标头可进行列的选择连续单元格的选择将光标定位在所选连续单元格左上角将鼠标从所选单元左上角拖曳至右下角14精选ppt课件3、单击列标可用于选择某列2、单击行标可用于选择某行1、单击某单元格并激活它，即可用于选择单个单元格15精选ppt课件间断表格的选择

按住Ctrl键的同时，用鼠标作单元格选择或区域选择，即可选择不连续的单元格区域选择全部单元格

单击工作表左上角的“全选”按钮，或选择“编辑”/“全选”命令，或使用快捷键Ctrl+A取消选择

用鼠标单击任一单元格即可选择操作对象16精选ppt课件工作表的选择单个工作表的选择单击工作表标签多个工作表的选择方法及特点连续工作表的选择：单击第一个工作表标签，然后按住Shift键，单击所要选择的最后一个工作表标签即可不连续工作表的选择：按住Ctrl

键，分别单击所需选择的工作表标签即可同时选择多个工作表后，对任一工作表的操作会在所有被选工作表中同时进行取消工作表的选择：单击任一个未被选择的工作表标签17精选ppt课件4.3.2表格的建立、编辑和格式化建立表格与录入编辑表格格式化表格18精选ppt课件建立表格与录入1.建立表格2.连续区域的数据输入3.相同内容单元的输入4.预置小数位数（或尾数0）5.自动填写有规律的数据19精选ppt课件1.连续区域的数据输入

相同内容单元的输入

每个单元个输入完后，按Tab键，可沿行的方向输入数据；按Enter键，可沿列的方向输入数据；当数据输入到区域边界时，光标会自动移到所选区域下一列的开始处按住Ctrl键选择所要输入相同内容的单元格，输入数据后，按住Ctrl键的同时，再按下回车键即可。20精选ppt课件4.预置小数位数（或尾数0）选择“工具”/“选项”，单击“编辑”标签在打开的对话框中，选择“自动设置小数点”项，在“位数”框中：若输入大于0的数，则设置的是小数位数；若输入小于0的数，则设置的是位数0的个数如果在输入过程中，想取消设置，可在输入完数据后，输入小数点21精选ppt课件22精选ppt课件5.自动填写有规律的数据

数字的填写在该行（列）的前两个单元格内输入开始的2个数字；选择这两个单元格；用鼠标按住第二个单元格的填充柄，将其拖曳到结束单元格，松开鼠标23精选ppt课件填充柄24精选ppt课件自动填写有规律的数据

自定义序列的自动填写在“工具”菜单中，选择“选项”，单击“自定义序列”标签；确定输入序列；在单元格中输入所选序列的任一项，并选择该单元格；用鼠标左键拖曳所选单元格右下角的填充柄到结束处25精选ppt课件可以在自定义序列中选择某一序列也可以在输入序列中输入一个序列26精选ppt课件编辑表格1.单元格部分内容的移动、复制和删除2.单元格内容的移动、复制和删除3.单元格的删除、插入4.行、列的删除和插入5.工作表的移动、复制、删除和插入27精选ppt课件1.单元格部分内容的移动、复制和删除单元格部分内容的移动、复制选择所要编辑的单元格中的部分内容若移动：单击工具栏中的剪切钮若复制：单击工具栏中的复制钮双击所要粘贴的单元格，并将光标定位到新的位置，单击工具栏中的粘贴钮按Enter键即可28精选ppt课件删除单元格的部分内容选择所要编辑的单元格内容，按Del键即可

2.单元格内容的移动、复制和删除鼠标拖曳的方法(1)选择要移动、复制的单元格(2)移动：将光标移到单元格边框的下侧或右侧，出现箭头状光标时，用鼠标拖曳到单元格的新位置即可

(2)复制：在按住Ctrl键的同时，按上述方法用鼠标拖曳单元格到新的位置29精选ppt课件用剪切和粘贴的方法移动和复制单元格的内容选择要移动、复制的单元格移动：可以单击工具栏中的剪切按钮复制：可以单击工具栏中的复制按钮单击目标单元格单击工具栏中的粘贴按钮按Enter键即可30精选ppt课件单元格内容的删除选择所要删除内容的单元格在“编辑”菜单中选择“清除”项，在子菜单中选择相应项或按Del键直接删除单元格内容31精选ppt课件3.单元格的删除、插入单元格的删除选择所要删除的单元格在“编辑”菜单中选择“删除”项，打开删除对话框做相应选择后按“确定”钮完成操作32精选ppt课件单元格的插入选择所要插入单元格的位置在“插入”菜单中选择“单元格”项，在出现的“插入”对话框中选择插入后当前单元格移动的方向按“确定”按钮即可33精选ppt课件使用“编辑”菜单中的“删除”命令打开该对话框使用“插入”菜单中的“单元格”命令打开该对话框34精选ppt课件4.行、列的删除和插入行、列的删除单击所要删除的行、列的标头选择“编辑”/“删除”项即可行、列的插入单击所要插入行、列所在任一单元格选择“插入”/“行”或“列”项即可35精选ppt课件5.工作表的移动、复制、删除和插入工作表的移动、复制选择所要移动、复制的工作表标签移动：拖曳标签到所需位置复制：按住Ctrl键的同时拖曳所选标签到所需位置释放鼠标即可36精选ppt课件工作表的删除选择所要删除的工作表标签在所选标签上单击鼠标右键，在出现的的子菜单中选择“删除”项，或在“编辑”菜单中选择“删除工作表”项在出现的删除确定对话框中，确认删除操作即可37精选ppt课件格式化表格1.行高、列宽的调整2.数字的格式化3.字体的格式化与对齐方式设置4.边框和底纹的设置38精选ppt课件4.3.3格式化表格1、行高、列宽的调整方法一：用鼠标拖曳直接设置行高列宽方法二：利用“格式”菜单中的“行”或“列”项进行调整39精选ppt课件1.用鼠标拖动行高或列宽设置40精选ppt课件2、通过“格式”菜单中的“行”或“列”命令进行行高、列宽的调整41精选ppt课件2、数字的格式化

用工具栏中的数字格式化按钮格式化数字单击包含数字的单元格分别单击格式工具栏上的按钮用菜单方式格式化数字选择所要格式化的数字单元格在“格式”菜单中选择“单元格”项，单击数字标签在打开的对话框中，“分类”列出了所有的格式，选择所需的分类格式按“确定”按钮，即可取消数字的格式在“编辑”菜单中选择“清除”项42精选ppt课件设置小数位数负数表示格式单元格格式对话框格式工具栏43精选ppt课件3.字体的格式化与对齐方式设置

用菜单的方法设置对齐方式选择所要格式化的单元格在“格式”菜单中选择“单元格”项，单击“对齐”标签，打开对话框根据需要选择“水平对齐”方式、“垂直对齐”方式、“文本控制”即“方向”等项目按“确定”按钮即可44精选ppt课件单元格格式的“对齐”选项卡选择水平对齐方式选择垂直对齐方式拖动指针控制文字方向45精选ppt课件4.边框和底纹采用工具栏按钮的方法设置边框与底纹用菜单的方法设置边框和底纹选择所要格式化的单元格在“格式”菜单中选择“单元格”项，打开“单元格格式”对话框选择“边框”标签设置单元格的边框在“线形样式”栏中设置线型，在“颜色”栏中设置线的颜色选择“预置”按钮，或在“文本”区单击边框线处，设置边框线的位置选择“图案”标签设置单元格的底纹和颜色按“确定”按钮，完成操作46精选ppt课件“边框”选项卡“图案”选项卡47精选ppt课件公式和函数公式函数公式的复制自动求和48精选ppt课件公式和函数1.公式

公式是对工作表中的数据进行分析与计算的等式。它以“=”开始，后面跟表达式。表达式由运算符和参与运算的操作数（常量、单元格地址和函数）组成，运算符算术运算符，包括：+（加）、-（减）、*(乘）、/（除）、%(百分比）、^(乘方），其优先级从高到低为：百分比和乘方、乘和除、加和减关系运算符，有：=、>、<、>=、<=、<>、其优先级相同文本运算符，（&)运算规则：先算括号内的算式，先乘除后加减，同级运算自左向右49精选ppt课件公式的输入选择要输入公式的单元格在编辑栏的输入框中或在所选单元格中输入“=”及表达式单击编辑公式栏的确认按钮“√”或直接按回车键就可以得到计算结果50精选ppt课件2.函数

是预先定义好的公式，它由函数名、括号及括号内的参数组成。其中参数可以是单元格、单元格区域、一个数。多个参数之间用“，”分隔。函数录入的简化操作：选择要输入公式的单元格在编辑栏的输入框中或在所选单元格中输入“=”选择函数列表中的函数在“函数向导”对话框中，根据要求输入参数，或单击选择计算所需的单元格区域向导对话框的下方一般都有当前选用函数的说明和参数解释，并给出计算结果按“确定”键，完成函数输入操作51精选ppt课件2、在展开的函数列表中进行选择1、在需要使用函数的单元格中输入“＝”号52精选ppt课件函数向导函数功能说明选择或输入函数参数53精选ppt课件3.公式的复制选定含有要复制公式的单元格鼠标指针移至单元格的右下方，出现填充柄按所需复制公式的单元格方向拖曳填充柄，虚框会随鼠标的拖动而扩大，松开左键，拖曳过的单元格便填入复制的结果54精选ppt课件4.自动求和先选定待求和的行或列或区域，以及存放的行、列单击窗体上常用工具栏中的“自动求和”按钮，Excel将自动对选定的单元格（区域）上方或左侧的数据进行求和和运算并将计算结果放入存放求和结果的单元格中55精选ppt课件4.3.3图表的制作1、用图表向导生成图表选择包含在统计图中的单元格数据单击常用工具栏中的“图表向导”按钮，打开图表向导步骤之一“图表类型”对话框分别按照向导步骤二、三、四进行设置56精选ppt课件图表向导之一：图表类型1、选择图表类型2、选择子图表类型3、单击“下一步”进入步骤二对话框57精选ppt课件图表向导之二：图表源数据1、选择数据源区域2、选择行或列作为系列3、单击“下一步”进入步骤3对话框58精选ppt课件图表向导之三：图表选项3、单击“下一步”进入步骤4对话框1、输入标题名称2、输入分类轴名称59精选ppt课件1、选择将图表插入当前工作表中或是新的工作表中2、单击“完成”按钮，整个图表创建过程完毕图表向导之四：图表位置60精选ppt课件图表的使用2、图表的移动和大小的调整图表和工作表数据的大小、位置等都可进行合理的调整。移动图表：单击图表，图表四周出现控点，在控点内的“图表区”按下鼠标使光标成四向箭头状时即可拖曳图表到所需位置调整图表的大小：选中图表后，将鼠标移至图表四周的任一控点上，当光标成双箭头时，拖动鼠标，直至图表变成满意的大小为止61精选ppt课件4.3.4数据管理和分析4.7.1数据清单4.7.2数据排序4.7.3数据筛选4.7.4记录单的管理4.7.5分类汇总62精选ppt课件数据清单数据清单是Excel工作表中单元格构成的矩形区域，即一张二维表，又称为数据列表。它的特点有：记录：数据清单中的每一行，第一行称为字段行字段：每一列称为字段，每一个字段的数据类型必须相同数据清单中不允许有空行或空列，否则会影响Excel检测和选定数据列表；不能有数据完全相同的两行记录一个数据清单占一个工作表，格式的修改不影响数据清单63精选ppt课件数据排序Excel可根据一列或多列数据按升序或降序对数据清单排序。1.简单排序在数据清单中任选一列数据中的某一单元格根据需要单击“常用”工具栏上的“升序”或“降序”按钮，即可完成操作64精选ppt课件2.复杂数据排序选定数据清单中待排序列中的任一单元格打开“数据”/“排序”对话框在此对话框中，选择排序的关键字、排序方向，选定排序区域是否有标题行在对话框中还可单击“选项”按钮，在弹出的“排序选项”对话框中，可进行“按行或列排序”、“区分大小写”等设置单击“确定”按钮，完成排序对主要关键字相同而记录又很多的数据清单，需采用多层次排序65精选ppt课件排序操作依据C语言字段对所有记录由低到高排序66精选ppt课件数据筛选1.自动筛选对单个字段建立筛选，多字段之间的筛选是逻辑与的关系，即同时满足各个条件选取数据清单中的任意单元格执行“数据”菜单中的“筛选”命令在弹出的子菜单中执行“自动筛选”命令单击字段名右侧的下拉筛选箭头按钮，从弹出的筛选条件列表中可选择符合的条件进行数据筛选67精选ppt课件2.高级筛选高级筛选能实现数据清单中多字段之间“逻辑或”的筛选关系先要在数据清单以外的任何位置建立条件区域，条件区域至少是两行，且首行与数据清单相应字段精确匹配然后执行“数据”“筛选”“高级筛选”命令，在其对话框内进行数据区域和条件区域的选择；筛选结果可在原数据清单位置显示，也可以在数据清单以外的位置显示68精选ppt课件高级筛选示例（如下图）1、建立条件区域，同一行上的条件关系为逻辑与，不同行之间的关系为逻辑或2、执行“数据”“筛选”“高级筛选”命令3、打开高级筛选对话框4、选择数据区域和条件区域5、单击“确定”按钮69精选ppt课件记录单的管理

Excel提供的记录单管理功能，类似于数据库管理系统，可对数据清单中的记录进行增加、删除、查找、修改等操作查找记录的操作步骤：选取数据清单中的任意单元格单击“数据”菜单中的“记录单”命令出现“记录单”对话框，显示的内容为第一条记录，点击“下一条”按钮，出现第二条记录，再点击“上一条”按钮，返回到第一条记录70精选ppt课件分类汇总定义：是对数据清单按某个字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算；针对同一个分类字段，还可进行多种汇总分类：1.简单汇总：指对数据清淡的某个字段仅统一做一种方式的汇总2.嵌套汇总：指对同一字段进行多种方式的汇总71精选ppt课件“分类汇总”对话框（下图）72精选ppt课件嵌套汇总（如下图）73精选ppt课件4.3.5工作表的打印显示工作表打印工作表74精选ppt课件显示工作表滚屏显示：使用水平滚动条和垂直滚动条可滚动显示更多内容缩放控制：用以改变显示比例，可使窗口内显示更多内容或突出显示某一个特定的局部内容冻结窗口：可将工作表的某些区域“冻结”，使得滚屏显示时该区域不动分割窗口：将一个工作表同时放在四个窗格中，每个窗格可分别浏览该工作表的不同区域隐藏操作75精选ppt课件冻结窗口操作单击不需要冻结区的左上角单元格在“窗口”菜单中选择“冻结窗格”项当窗口处于冻结状态时，选择“窗口”菜单中的“撤销窗口冻结”项可以取消窗口冻结76精选ppt课件分割窗口操作选择活动单元格在“窗口”菜单中选“拆分”项，则在活动单元格的左边及上边出现分割线，将窗口划分为4个窗格利用其水平、垂直滚动条可在各窗格中随意浏览各项拖曳分割框，可以改变分割线的位置在“窗口”菜单中选择“撤销拆分窗口”项可以取消窗口分割77精选ppt课件拖动分割框，改变各窗口大小窗口菜单的“拆分”命令78精选ppt课件隐藏和取消隐藏操作隐藏行或列

选择所要隐藏的行（列）后，在“格式”菜单中选择“行”（“列”）项，在子菜单中选择“隐藏”子项

取消隐藏行或列

选择跨越隐藏列（行）的单元格，然后在“格式”菜单中选择“列”（“行”）项，在子菜单中选“取消隐藏”子项即可完成取消隐藏。79精选ppt课件工作表的隐藏

选择所要隐藏的工作表，然后在“格式”菜单中选择“工作表”项，在子菜单中选择“隐藏”即可完成工作表的隐藏。

取消工作表的隐藏

在“格式”菜单中选择“工