公司档案管理办法

公司档案管理办法第一章总则第一条为规范xx铁路有限责任公司（以下简称“公司”）档案管理工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，按《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及铁路总公司、铁路局有关档案管理的规章制度，结合公司实际，制定本办法。第二条公司在铁路建设中形成的对公司工作、铁路建设具有保存和利用价值的各种门类和载体的文件材料均属国家和公司所有，应按档案工作的有关规定进行收集和管理。第三条档案工作应纳入公司领导工作议事日程；纳入公司规章制度及工作流程；纳入各部门和有关人员的岗位责任制。第四条公司档案部门统一管理公司形成的各类档案，以维护档案的完整与安全。第二章档案工作机构及其职责第五条公司综合部设立档案室负责指导文件材料的收集、分类、整理、立卷、归档工作，并对公司各部门档案工作进行监督、检查。公司综合部负责制定公司档案工作的规章制度和档案工作计划并组织工作计划的实施。公司综合部牵头组织并指导、监督、检查施工单位竣工档案的编制，工程验交后负责办理竣工档案的移交。第六条档案部门应借助先进的信息技术手段为档案的保管利用提供便捷的服务，采用新技术、新设备来改善保管形式和检索条件，逐步实现档案管理信息化。第三章文件材料归档工作第七条公司各部门应按规定对需归档文件材料进行系统、科学地分类、组合、排列和编目，并定期向档案室移交集中管理，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。工作人员调离工作岗位应及时向档案人员办理归档文件材料的交接。文书档案类归档文件材料由公司各业务部门收集齐全后移交档案室整理、编目；人事档案由档案室负责整理、编目；基本建设档案、科学研究档案、设备仪器档案、会计档案、招投标档案等由相关业务部门设专人负责整理、归档。第八条公司各部门主要归档内容综合部：收文、发文、会议文件、公司领导讲话、简报、会议记录、声像资料、照片（底片）、专题报告、总结、大事记等文件材料。财务部：会计档案及验工计价、各种合同文件、招投标文件和环境评价方面的文件材料。工程管理部：施工图、建设用地、征地拆迁、竣工文件、环境保护、三电迁改、地下管线、文物迁改、林地手续、初验、竣工等文件材料。安全质量部：预可行性研究、可行性研究、初步设计、科研报告、试验检测报告、咨询监理及招标文件、质量安全、工作总结报告等文件材料。计划物资部：甲供物资及设备招标的文件材料。第九条公司各部门办理完毕的、具有保存价值的各种载体（照片、实物、声像材料等）的文件材料由专人负责收集齐全，分类整理，组成管理单位、编目（含电子版）后，向公司档案室移交归档。第十条各类档案文件材料的归档范围、分类、保管期限的划分、整理与编目，应符合国家、铁路总公司（原铁道部）、铁路局和公司制定的相关规定的要求。归档文件的书写及书写材料和载体材料应规范，法律手续完备。归档的文件材料应为原件，并齐全、完整、准确、系统。电子文件应与相应的纸质文件材料一并归档保存。非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文材料应与中译文一并归档。第十一条归档文件材料的整理应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。文书档案按《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）执行；基本建设档案、科学研究档案、设备仪器档案、招投标档案按《铁路科学技术档案分类与代码》（TB/T1588-2005）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）执行；会计档案按《铁路系统会计档案管理实施细则》（原桥办[1997]12号）及《铁路系统会计档案管理实施细则补充规定》（六处办[2001]61号）执行；声像档案按《铁路声像档案管理暂行办法》（办档〔1993〕14号执行；照片档案按《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）执行。第十二条归档时间文书档案：当年形成的文件材料应在办理完毕后的第二年上半年归档。基本建设档案：业务部门形成的按年度归档，施工单位形成的在其工程项目竣工验交后三个月内归档或分阶段、单项归档。会计档案：在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后（出纳人员不得兼管会计档案）向档案室移交。招投标档案：应在每个项目招标结束后归档。科学研究档案：应在每项科研课题完成或停止后归档。设备仪器档案：应在每个设备仪器安装调试或使用后归档。电子文件、照片及底片、声像材料、实物等载体的文件材料可随时归档或与纸质文件的归档时间一致。第四章档案管理第十三条归档后的纸质档案和电子档案按不同类别、年度、保管期限等进行系统的排列。文书档案按年度—保管期限—类别排列；基本建设档案按线路名称—阶段—专业—里程排列；会计档案按类别—年度—保管期限排列；招投标档案按类别—项目排列；设备仪器档案按类别—设备顺序号排列；科学研究档案按项目—专业排列。第十四条对有破损或字迹模糊的档案，应及时进行修补或复制，以延长档案的寿命。第十五条档案库房要安全坚固，保持适当的温度和相对的湿度，按照“八防”（防火、防盗、防潮、防蛀、防尘、防光、防湿、防有害气体）要求，配备和添置必要的设备设施，设专人负责管理，建立定期检查和清点制度，确保档案的安全和长期保存。第十六条建立档案登记和统计制度。对档案的入库、移出、保管、利用等情况及时进行登记和统计。第五章档案利用第十七条编制多种检索工具采用不同的查询方式满足利用者需要，建立科学、快捷的计算机检索系统。第十八条制定档案借阅、摘抄、复制制度，严格履行借阅手续。严格遵守保密制度，查阅密级档案或外借工程建设档案资料须经公司领导批准。第十九条党务类档案和会计档案、人事档案只限于档案形成部门的人员查阅。第二十条携带档案外出应派专人专车，不得将档案带至公共场所。第六章档案移交与销毁第二十一条建设工程结束后各类档案应按有关规定进行移交。文书档案、会计档案待机构撤销或合并后向接管单位移交；设计文件及招投标档案待工程验交后向接管单位移交；竣工文件的编制移交按《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》（办档[2002]8号）和《铁路建设项目竣工验收交接办法》（铁建设[2008]23号）执行。第二十二条没有归档和存查价值的公文，经公司有关部门鉴定和分管领导人批准，在立卷归档工作结束后销毁。在收发文簿上加盖“销毁”戳，编制销毁清单，由分管领导签字，并有两人监销，保证不丢失、不漏销。对已过保管期限确无保存价值的档案适时提出销毁建议，经综合部负责人审核同意，报公司分管领导批准后按销毁办法实施。第七章考核、奖励与处罚第二十三条公司对有下列行为之一的部门和档案工作人员予以奖励：（一）在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩突出的；（二）举报、制止档案违法行为，查处档案违法案件表现突出的。第二十四条有下列行为之一的，由档案部门提出建议，有关主管部门对直接责任人员依法给予行政处分。（一）损毁、丢失属于公司所有档案的；（二）擅自提供、抄录、公布属于公司所有档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）擅自出卖或者转让公司所有档案的；（五）不按规定归档或移交档案的；（六）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的。附件一：公司文件材料归档范围和保管期限表（文书、基建、招投标、科研、设备仪器档案）文件材料不归档范围和保管期限年限的说明：1、文件材料不归档范围：上级机关普发的不需本公司办理的；任免、奖惩非本公司人员的；供工作参考的文件材料；本公司的重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、校对稿；公司内部互相抄送的非公式文件。本公司领导兼任外单位职务形成的与本公司工作无关的文件材料。同级机关的不需贯彻执行和办理的文件材料；下属单位的供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。2、保管期限分永久、长期、短期三种。永久，30年以上；长期，10年以上至30年以下（含30年）；短期，10年（含10年）以下文书档案序号归档范围保管期限1党务类1.1党委工作党委工作总结、大事记、决定、决议、重要的通知、调研报告及专题总结永久年度工作计划、一般性的通知和报告、工作制度和办法等长期党务工作的简报、通报短期上级机关对公司重大问题的指示、批示文件永久上级机关对公司一般性、普发性的文件材料短期1.2组织工作对党员、党员干部考察、考核、任免、政审决议、决定等永久党员入党、转正、延期、退党、取消预备期资格的决议、决定及党员名册；党组织、党员的统计报表永久公司党群机构设置、调整、人员编制等方面决议、决定及通知；组织工作的规章制度；党费收支与党组织关系介绍信及存根长期1.3宣传反映公司重要活动的简报、编辑出版物的样本与定稿永久公司宣传工作的报告、会议记录、调研材料等长期1.4纪检监察纪检与监察工作的决定、通知、统计报表、会议记录与纪要、请示报告及上级批复永久重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料永久一般案件的调查处理材料；纪检与监察工作的规定、通报长期2工会类工会工作计划、总结、决定、通知、会议记录、统计报表；公司民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利方面的文件材料；工会会费与财务管理材料长期工会制发的规章制度；文体活动等方面的文件材料短期3行政管理类3.1行政事务公司办公会、联席会会议记录、纪要、决定等；上级领导和机关视察的题词、指示、讲话材料；公司工作总结、重要的报告永久公司董事会、监事会、股东会构成及变更及股东大会方面的文件材料永久上级机关颁发的本公司应执行的有关文件长期机构设立、撤并、变更、更名及编制；机构组织简则、启用与废止印模等方面的文件材料永久工商行政管理方面的材料重要的（营业执照等）永久工商行政管理方面的材料一般的长期文秘、机要、保密、信访等方面的文件材料长期政法工作方面的文件需执行的长期政法工作方面的文件参考性的短期档案工作和档案管理方面的文件法规性文件长期档案工作和档案管理方面的文件一般的短期其他行政事务方面形成的材料重要的长期其他行政事务方面形成的材料一般的短期3.2安全保卫法律及公证事务中形成的文件材料重要的永久法律及公证事务中形成的文件材料一般的长期公司安全保卫工作的计划、总结、报告、请示与批复、决定、办法、通知、报表等重要文件材料长期上级机关颁发的本公司应执行的安全保卫方面的文件长期安全保卫工作的一般文件材料短期3.3审计工作审计机关批准的审计任务书；专项审计的重要通知、报告、决定、评价书（结论）、调查与证明等材料永久审计工作会议记录与纪要、计划、报告、总结、决定、办法、请示与批复等长期上级机关颁发的本公司应贯彻执行的有关审计工作文件长期3.4劳动人事公司内部机构设置、人员编制方面的有关文件材料；永久干部职工的任免与招聘、奖惩、考察、职称评聘等方面的文件材料永久公司职工名册、劳动人事统计报表永久公司干部、人事、工资、劳动保护、保险政策性文件；工作总结长期公司干部职工调动介绍信及存根、工资转移证等长期上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件长期干部职工进修培训的文件材料凭证性的长期干部职工进修培训的文件材料一般的短期4计划统计类铁路建设与发展规划；下达本公司的铁路计划永久铁路有关业务专项规划；工程项目的建设、投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划长期公司工程建设、施工及管理方面的统计报表永久5财务资产类5.1财务管理公司财务核算、决算永久公司有关税务、资金管理、会计管理的文件材料重要的长期公司有关税务、资金管理、会计管理的文件材料一般的；短期财务管理制度、规定、办法、通知；上级机关颁发的需执行的政策性文件长期固定资产新增、调拨、报废的文件材料重要的长期固定资产新增、调拨、报废的文件材料一般的短期5.2资产管理房地产的权属证明；永久房地产的租赁、使用方面材料长期产权变动的请示及批复、协议、合同等；清产核资、资产评估；资产处置方案及归属；因产权变动所致职工身份变化的材料永久股权及股权管理方面的文件材料永久6工程技术类工程概算、预算管理、差价管理文件长期工程索赔等涉及法律事务的文件长期工程建设与管理方面的规程、规范、标准、规定等文件长期招标文件审查、技术设计审查、技术协议的文件长期工程投资、进度、质量、安全、监理方面的文件长期有关合同管理工作和法规方面的文件材料长期科学技术及科学研究方面的文件重要的长期科学技术及科学研究方面的文件一般的短期节能、环保方面的文件重要的长期节能、环保方面的文件一般的长期7物资装备类重要物资和设备采购合同、协议永久物资和设备采购、报废、调拨计划及管理方面的文件长期新产品、新设备、新技术系统、信息系统的研发和审定文件长期或短期二、基建档案说明：施工单位基建档案的归档范围及对竣工文件的编制要求详见铁路总公司（原铁道部）办档[2002]8号和铁建设[2008]23号文件，并参考《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）序号归档范围保管期限1综合1.1xx铁路建设发展规划、计划、报告、会议记录、纪要永久1.2工程建设管理制度、办法、规定等长期2工程立项与设计2.1工程立项工程项目建议书及报批文件；项目选址意见书及其报批文件；可行性研究报告及其评估、报批文件；有关工程立项的会议纪要、领导讲话与视察文件；专家建议文件永久项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件永久设计任务书、计划任务书及其报批文件；设计基础文件永久环境影响报告书和批复永久调研及考察资料长期2.2建设用地征用土地申请报告、批准文件；红线图、坐标图、行政区域图永久征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书永久建设用地规划许可证及其附件、划拨建设用地文件、国有土地使用证永久2.3施工准备劳动安全、卫生、消防、人防的规划、批复等文件永久水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件长期原材料、燃料供应等来源协议文件长期2.4工程设计总体规划设计、方案设计、初步设计及报批文件、技术设计文件永久施工图设计及其说明长期对工程设计的评价、鉴定及审批文件；设计变更文件永久关键技术、技术专利的有关文件；永久3施工管理开工申报、批复文件及图纸、许可证、审查表；施工执照、许可证永久有关开工方面的其它文件、工程质量监督手续长期施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、施工技术及安全措施，施工工艺文件长期4竣工验收文件工程竣工总结、竣工验收报告及工程设计、施工、监理总结、质量评审文件、会议文件、