4.1办文认知 课件

模块四文书拟写与处理盖文章，经国之大业，不朽之盛事

——曹丕在现代社会里，光靠口说是不够的，处处需要动笔写。动笔写文章应该是人人必须具备的一种技能。

——叶圣陶职场名言素质培养目标教学模式教学形式1.领悟秘书办文工作的独特性，培养细致严谨的工作态度2.

理解秘书办文工作的艰辛，培养吃苦耐劳的精神

3.能自觉培养阅读的习惯，注重资料的收集，勤于写作，养成高效的作风行动导向，项目实施。1.

实例演练2.情境模拟3.课外调研1.运用职场典型案例指导学生拟写和处理文书;2.在文书报写的基础上，组织学生模权文书处理情境3.开展课外调研，收集职场文书报写和处理材料4.运用现代办公设备，开展文书拟写与处理训练文书拟写与处理是秘书的重要工作职责，本模块紧密结合现代企业秘书从事文书拟写与处理的工作内容，运用案例分析、实例演练、角色扮演、情境模拟等教学方法，指导学生正确认知秘书办文的内容、特点和要求，掌握常用文书的写作技巧和方法，熟知收发文处理的程序和操作要求，掌握文档管理的方法和技能。通过本模块的学习，学生能够运用文书拟写与处理的知识和方法，把办文和办事、办会相结合，有效处理秘书工作。知识能力目标1.准确认知文书工作的内容、特点和要求2.熟练掌握文书拟写的技巧和方法3.能够运用文书处理的知识做好收文办理和发文办理工作4.熟练掌握文档管理的方法和技能模块导读项目/PROJECT办文认知文书拟写收文办理发文办理文档管理综合实训办文认知01案例导入：小胡的抱怨05小胡是正方光电科技有限公司新招聘的行政部秘书，主要负责公文处理工作。公文处理比较繁杂，头绪多，工作很具体。比如发一个文件，除了要经过起草、校核、签批这些环节外，还要打印、校对、盖章、装文件袋、打文件包等等。小胡总是抱怨，认为这些工作很琐碎很平凡，不引人注目，一年忙到头，数不出几件叫得响的事情。公文处理又是一种“流水作业”，工序多，参与的人也多。一件公文从起草到完成，要过很多人的手，整个任务的完成融合了许多人的劳动，小胡作为单个的参与者来说，究竟完成了多大的工作量，在其中起了多大的作用，很难算得清，道得明，她对自己工作的价值产生疑惑，认为文字秘书的岗位太普通，太平凡，做不出什么大的成绩。她整天愁眉苦脸地抱怨，由于工作态度不认真，工作拖拉，公文处理工作经常出现差错，为此多次受到行政部经理的批评。行政部秘书小胡为什么总是抱怨？你如何认识文书拟写与处理工作的意义？案例思考案例分析她认为文字秘书的岗位太普通，太平凡，对自己工作的价值产生疑惑。的确，文字秘书的岗位是普普通通、平平常常、不引人注目的，但这并不能说明文字秘书的工作不重要，更不能说文字秘书不能有大的作为。作为领导与职工、领导与各部门之间联系的桥梁，秘书的一言一行，都直接或间接地影响到单位的形象。知识平台06秘书机构是一个单位的行政指挥中心，担负着参与政务、管理事务、综合服务的任务。大到各项方针政策的制定，小到每项具体工作的组织实施，都离不开办文工作。制发文件、拟写调研报告、起草活动计划、写作活动总结等等，这些笔头工作一般都由秘书承担，因此，选择了秘书工作，也就选择了办文的差事。秘书与办文办文工作内容丰富，包括公务文书的形成、处理和管理等一系列互相衔接的文书工作。围绕办文工作，有对秘书人员撰制文书的要求，有收、发文书的处理程序，有明确的行文规则，因此办文具有相对独立的工作系统。秘书从事办文工作，就是承担秘书自身的职责。秘书从业人员应熟知办文工作的内容，了解办文工作的特点，深刻认识办文工作的作用，熟练掌握办文工作的方法。秘书办文工作的内容01文书形成文书制作过程包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、校对、盖章等环节，还包括对各种会议、汇报、电话、重大活动的记录及整理等环节。02文书处理文书的处理过程包括文书的传递和办理等环节。文书制作形成后，除了存本和定稿直接归档保存外，其他文本都要进行传递，包括文书的收发、登记、分发和传递等。文书的办理包括对文件的拟办、批办、承办、催办、查办等环节。03文书管理文书管理是一个动态的过程，必须对文书处理全过程进行监督和管理，既包括文书的保管、保密等工作，也包括文书的整理归档或销毁工作。把有保存价值的文书，按一定的方法和要求整理归档，作为历史凭据以供查考、研究和利用，没有保存价值的文书应按一定程序予以销毁。秘书办公文书的特点秘书办文工作既有与其他秘书工作相似的地方，也有自己特有的要求。时效性秘书办文要注重时效，只有注重时效，才能提高工作效率。03规范性秘书办文是一项讲究规范化的工作，不但办文质量标准很高，办文流程要求也很严。02目的性秘书办文是辅助领导工作、履行岗位职责的行为，具有鲜明的目的性。01秘书办文工作的作用13秘书办文是展示组织形象的窗口秘书办文不仅可以反映该组织处理日常工作的质量与水平，还可以表现出秘书个人的基本素质。秘书办文是组织沟通联系的桥梁秘书办文是沟通上下的渠道，联系左右的桥梁，它把上下左右联系在一起，使之形成统一的整体，从而推动各项工作有序进行。秘书办文是上级组织实施管理的工具在管理过程中，秘书的办文能力起着重要作用，没有秘书准确的文字表述，拟制的文书就很难贯彻领导的管理意图。秘书办文是展示组织形象的窗口秘书在办文过程中留存的所有文书，见证了一定时期的工作。案例导入：秘书办文工作无小事05正方光电科技有限公司搬迁新的办公地点，行政部负责处理搬迁工作有关事宜。行政部经理要求秘书小胡拟写一份搬迁启事，小胡把“启事”写成了“启示”幸好这一疏忽被行政部经理及时发现，否则将会影响公司形象。秘书小胡在办文工作中出现低级错误的原因是什么？“启事”为什么不能写成“启示”？案例思考案例分析秘书小胡在办文工作中粗心大意，不注意规范用语，一个公司对外使用的文书要反复斟酌，避免语言出现文字错误，这是办文工作最基本的要求，写错别字会破坏自己和公司的形象。启事的标题要注意不能误写为“启示”，启事是陈述事项的意思，而“启示”是启发、启迪的意思。目前把“启事”写成“启示”的人很多，甚至在报刊上也经常见到，这在一定程度上形成了误导。文书写作四要素主题是客观事物和作者的主观评价在文章中的高度统一。主题材料是作者搜集的能够表现文章主题的有关情况、理论、事实和具体数据等。材料文书的结构，是指对文书的内容进行安排，是文书的内部组织形式和构造。结构文书的语言以实用为目的，要培养文书的语言表达能力。语言秘书办文如何确立主题0701020304正确文书的主题要符合党和国家的方针政策和法律发令，符合单位的基本要求和主张，主题能反映事物的本质，符合客观事物发展的规律，具有科学性鲜明文书要明确表明作者的基本态度、文章的基本思想，包括对问题的认识，对事物的评价等。文书涉及的各类问题，必须有明确的观点立场，应该怎么做，解决什么问题，达到什么目的，都要明确地表达出来，不能模棱两可。深刻

在主题正确鲜明的基础上，文书的主题要有思想深度，要揭示事物的本质及其内部规律，阐明事物之间的必然联系，具有深刻的思想意义和丰富的内涵。。集中文书的主题具有单一、集中的特点，切忌一文数事，内容混杂，这样才利于统一认识，更有利于解决问题。秘书办文如何选择材料07切题材料要有针对性，能说明主题。材料形成主题，而主题支配材料的选择、使用和安排。主题要靠材料来支持，材料要为表现主题服务。写作文书不能堆砌材料，要选择有代表性有说服力的典型材料，这些材料能够表现和说明同类事物的实质及其发展规律。典型材料可以起到以一当十的作用，能够揭示出事物的本质和规律。写入文书中的材料必须是客观存在的事实，必须是真人真事，包括时间、地点、人物姓名、企业名称、数字、事件经过、原因、结果、引文等等，材料都要经过核实才能使用。新颖的材料是指那些反映新事物、新情况、新问题和新经验的材料。新颖的材料具有强烈的时代感，能给读者新鲜感，有吸引力，从而达到写作目的。典型真实新颖秘书办文如何安排结构07文书的开头一般开门见山，直入主题。常用概述式、根据式、目的式、原因式、引文式、表态式等开头方式。开头部分主体部分主体部分要注意文章内容之间的关系和次序，体现作者思路展开的逻辑步骤。一般有以下几种形式：总分式、分条列项式、递进式、并列式、因果式和图表式。文书的结尾既要符合文种要求，又要做到语言简洁，意尽言止。常见的方式有：总结式、号召式、说明式和祈请式。结尾部分秘书办文如何表达语言070104020503准确准确就是指文书的语言要恰如其分地表达内容，使人一看就知道文书的主要内容和观点。语言准确首先要求实事求是，所涉及到的人与事，一定要确有其人其事，情节、细节、数字都不能虚构。在文字表述上，要做到准确鲜明，简练畅达，直白而不含蓄，不能有歧义。简练简练即语言简洁、精练，用尽可能少的文字，浓缩大量的信息，尽量将可有可无的字、词、句、段和空话、套话删去，做到言简意赅。平实平实就是平易、朴实。文书的价值在于实用，首先，语言平实要反对假、大、空、浮。应尽量不用或少用修饰语，争取做到用语朴素实在。其次，就笔法而言，尽量做到平直，叙述问题采用直陈的方式，不要在语言上哗众取宠。庄重秘书办文实用性强，在运用语言时必须庄重得体，多使用书面语，不用或少用口语、俗语。措辞时要严格掌握用词尺度和界限。规范秘书办文要注意语言规范性，即注意标准性、规定性和统一性。如行政公文要按国家规定的统一标准写作，如格式、用纸、撰拟程序、立卷存档乃至数字、简称、修改符号、计量单位等的使用，都应符合国家统一规定的标准。浅谈如何做好文书工作030201文书工作的重要性做好文书工作的要求提高文书水平的方式文书工作是企业行政工作的重要组成部分，是及时传达企业信息、互通情况、处理问题、交流经验的重要工具。文书工作的重要性25第一第二第三

文书工作记载了一切企业活动，及时性、指导性、广泛性、连续性是文书的四个特点，它决定了文书工作是企业实施管理的重要手段。其中及时性、指导性这两个特点在通信企业的发挥最为突出。文书工作是协调企业内外、上下左右关系的桥梁和纽带。文书工作直接影响企业档案管理的质量。企业档案是生产经营、管理政务和各种活动的真实记录。而文书是档案的基础，文书工作直接影响企业档案管理的质量。做好文书工作的要求25第一第二第三要有文化基础。文书工作主要与文字、文章打交道，所涉及的内容包罗万象，因此，文职人员和管理人员要做好文书工作，不仅要有文字上的功底，还要求加强对企业管理、经济、法律等学种的学习，另外，还要了解社会时事。要有业务基础。业务基础又分为文书专业业务基础和企业业务基础。文书专业业务基础：是指公文写作与处理、档案管理等相关学科的知识，以及对办公自动化设备的熟练运用。要有较高的道德修养。要严谨精细、遵守纪律、严守秘密。提高文书水平的方式25第一第二培训。各部门可以通过文职人员主讲文书专业知识，各部门主管人员参加的方式，同时提高文职人员和管理人员的文书专业基础知识水平互助学习和实践。管理人员和文职人员要互相帮助，共同提高文书水平。文职人员可以利用工作以外的时间多参加一线的维护、抢修，对相关维护资料多学、多钻、多向维护人员请教，这样，我认为能在短期内对公司业务有基本的了解。管理人员要多亲自动手起草文件，提高文字功