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文档简介

公司内部文件存档管理制度第一章总则为加强公司内部文件的存档管理工作，规范文件的归档、保管和利用，提高工作效率和信息安全性，特订立本《公司内部文件存档管理制度》（以下简称本制度）。第二章文件归档公司内部全部紧要文件和合同文件均需进行归档存储，包含但不限于公司章程、组织架构、管理制度、财务报表、营销方案、合作协议等。归档文件必需为电子文件形式，并统一采用公司指定的文件格式进行保管。文件归档应依照文件类型和时间次序进行分类，同时每个文件应有明确的标识，包含文件名称、编码、归档日期和归档人等。归档文件应认真记录文件的要点、关键内容和归档目的，并由文件编制人进行签字确认。文件归档后，应将文件原件进行密封并标明归档信息，然后将其存放在专用的文件柜或保险柜中，确保其完好无损。第三章文件保管和利用归档文件保管人负责对文件进行保管和管理，严禁随便向他人传阅、复印或外带归档文件，同时对外供应文件时应记录相关信息，包含供应人、供应时间和用途等，并经过批准后方可供应。文件保管人应定期检查文件的完整性和存储环境，如发现问题应及时进行修复或调整，确保文件的安全和可用性。归档文件的利用应遵从以下原则：内部员工可向文件保管人提出查阅申请，并在规定的时间范围内进行查阅，查阅时应填写查阅登记表，包含查阅人、查阅时间和查阅目的等信息。针对某些敏感文件或限制性文件，查阅需经过相关部门或上级领导的审批，而且查阅操作须在特定区域或指定设备下进行。对于涉及商业机密或个人隐私的文件，查阅时应确保信息安全和保密，并限制相关人员的查阅权限和操作范围。公司应建立高效的文件检索和查找机制，方便员工快速地查找到需要的文件信息，减少工作时间和本钱。第四章文件管理责任院企业管理负责人有责任贯彻执行本制度，并组织相关部门负责人对文件的归档、保管和利用工作进行监督和检查，确保制度的有效实施。文件编制人应依据公司规定的文件编制流程和模板进行文件的编写和归档，对文件内容的准确性和完整性负责。文件保管人应认真履行文件的保管职责，做好存储环境的维护和文件的定期检查，对文件的安全和可用性负责。公司内部全部员工都应遵守本制度的规定，不得私自删除、窜改或泄露文件信息，发现违反规定的行为应及时报告主管部门处理。违反本制度的行为将受到相应的纪律处分，严重者将追究法律责任。第五章附则本制度自颁布之日起施行，并适用于公司内部全部部门和员工。本制度的解释权归公司内部管理人员。本制度如需要修改或增补，须经公司内部管理人员讨论决议，并及时通知全体员工。本制度未尽事宜由公司内部管理人员依据实际情况进行解决，并纳入相关文件管理流程。附：文件查阅登记表查阅人：________________________查阅时间：____________________

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