公司档案文件管理制度

公司档案文件管理制度1.前言为了规范公司的档案文件管理流程，确保档案文件的安全、可靠、便捷的存储和检索，提高工作效率，促进公司的发展。订立本《公司档案文件管理制度》。2.适用范围本制度适用于公司全部部门和员工，涉及公司的一切档案文件管理工作。3.定义和缩写3.1档案文件：指公司员工在工作中产生的各类文件、报告、合同、对外函件等记录。3.2归档：指将档案文件依照肯定规定，经过整理、分类、编号等手段进行归类存储的过程。3.3检索：指依据需要查找档案文件的过程，包含依据关键词、编号等信息进行查找。4.档案文件的归档管理4.1档案文件的归档原则4.1.1档案文件应依照业务性质进行分类归档，分类应明确、合理。4.1.2档案文件应依照统一的编号制度进行编号，确保文件的唯一性和可追溯性。4.1.3归档人员应依照标准的文件归档操作规范，确保归档的准确性和完整性。4.2档案文件的归档流程4.2.1由文件负责人指定归档人员，负责整理和归档公司档案文件。4.2.2归档人员依据档案文件的分类和编号规定进行归档，同时记录档案文件的基本信息，包含文件名称、文种、日期、归档位置等。4.2.3归档人员应定期对归档文件进行清点和整理，确保归档档案的有序存放。4.2.4归档后的档案文件由文件负责人进行盖章确认，并将归档信息录入档案管理系统。4.3档案文件的存储环境4.3.1档案室应具备乾净、干燥、通风、防火、防腐蚀等环境要求。4.3.2档案室的温度、湿度应符合国家相关标准，确保档案文件的保管质量。4.3.3档案室应配备安全门禁系统、视频监控设备等安全设施，确保档案文件的安全性。5.档案文件的借阅管理5.1借阅申请和审批5.1.1员工需要借阅档案文件时，应填写借阅申请表，并注明借阅目的和借阅期限。5.1.2借阅申请表需由所在部门主管审批并签字确认，然后提交给档案管理员备案。5.1.3档案管理员对借阅申请进行审核，核对人员信息和借阅目的，并在档案管理系统中登记借阅信息。5.2档案文件的借阅流程5.2.1借阅人员凭借阅申请表和身份证件前往档案室办理借阅手续。5.2.2档案管理员依据借阅申请表核对档案文件的名称和编号，并出示借阅人员借阅卡。5.2.3借阅人员签署借阅登记表，并在借阅登记簿中注明借阅日期，领取借阅文件。5.2.4借阅人员借阅归还后，应将归还时间填写在借阅登记表上，档案管理员进行核对。6.档案文件的销毁管理6.1销毁申请和审批6.1.1档案文件经过肯定时间后，依照销毁规定进行销毁申请。6.1.2销毁申请应提交给文件负责人审批，经过审批后方可进行销毁。6.2档案文件的销毁流程6.2.1文件负责人对销毁申请进行审核，核对销毁文件的名称和编号，并在销毁登记簿中登记销毁信息。6.2.2档案管理员依据销毁登记簿中的信息，对销毁文件进行销毁处理，同时记录销毁日期和方式。6.2.3销毁后的文件应进行备案，确保销毁过程的合规性和可追溯性。7.违规处理7.1对违反本制度的行为，将依据公司相关规定进行相应处理，包含警告、记过、降职、辞退等。7.2对涉嫌违反法律法规的行为，将移交给有关部门进行调查处理，并搭配相关部门进行工作。8.相关责任人8.1公司文件负责人负责对文件的管理、归档、销毁等工作进行监督和引导。8.2档案管理员负责具体的文件归档、借阅、销毁等工作，并保证相关记录的准确性和及时性。9.授权和修订9.1本制度的修改和修订，需经公司领导审批，并及时通知全体员工。9.2本制度的解释权归公司文件负责人全部。10.附则10.1公司全部部门和员工应认真遵守本制度的相关规定，确保公司的档案文件管理工作的顺利进行。10.2公司领导和相关部门应加强对档案文件