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文档简介

会议费用管理制度1.目的与适用范围本制度旨在规范公司内各类会议的费用支出管理，确保会议费用的合理使用、监督和掌控。适用于公司内部举办的全部会议，包含但不限于内部会议、部门会议、项目会议等。2.定义2.1会议费用：指用于支出会议场合租金、留宿费、交通费、用餐费、资料印刷费等与会议相关的费用。2.2会议组织者：指负责会议策划、组织和执行的人员。2.3参会人员：指受邀或应邀参加会议的人员，包含公司内部员工和外部合作伙伴等。3.会议费用的申请与批准3.1会议组织者应提前向上级主管部门提交会议费用预算申请，明确会议的目的、地方、时间、参会人数和所需费用等。上级主管部门负责审核并决议是否批准。3.2会议费用预算应依据实际需要订立，合理掌控费用支出。会议组织者应充分考虑各项费用项目，如会议规模、参会人数、时长等，合理布置费用预算。3.3若会议费用超出预算，会议组织者应及时向上级主管部门进行调整申请，并说明原因和解决方案。4.会议费用的支出与报销4.1会议费用应由会议组织者提前与相关供应商进行沟通，并确保所选供应商的价格合理、服务质量可靠。支出方式可采用公司预付款、现金支出或公司信用卡支出等方式，需保存相关支出凭证。4.2会议费用报销应在会议结束后的五个工作日内完成。参会人员应填写完整的费用报销申请表，并附上原始发票或费用凭证等相关文件。费用报销申请应经参会人员所属部门负责人审核后，再提交财务部门审批。4.3财务部门应及时审核和审批费用报销申请，并按公司相关规定及时办理报销手续。报销金额应与费用发生金额全都，不得超出预算金额。5.会议费用的监督与检查5.1公司内设立会议费用管理专职人员，负责对各项会议费用的管理、核实和检查工作。5.2会议组织者应按规定提交会议相关文件，包含会议预算、费用明细、参会人员名单、支出凭证和相关报销申请等。5.3会议费用管理专职人员应定期对各项会议费用进行核实和检查，确保费用的合规性和合理性。5.4若发现会议费用申请和报销存在违规行为或超出预算的情况，会议费用管理专职人员应及时报告上级主管部门，并帮助进行调查处理，涉嫌违纪违法的应及时移交相关部门处理。6.会议费用的记录与归档6.1会议组织者应保存完整的会议费用相关文件，包含会议预算、费用明细、参会人员名单、支出凭证和相关报销申请等。相关文件应依照规定归档，便于日后查阅和审查。6.2会议费用管理专职人员应对会议费用相关文件进行记录和整理，建立相关档案，并定期进行备份和电子化存储，确保相关信息的安全和可追溯性。6.3会议费用相关文件的保管期限为三年，过期后可进行销毁处理，销毁过程应留下相关销毁记录，并经相关部门审核确认。7.附则7.1本制度的解释权归公司负责人全部，并可依据实际情况进行修订。7.2会议组织者和参会人员应严格遵守本制度的规定，做到费用预算合理、费用支出及时、费用报销准确、相关文件完整存档。7.3对于违反本制度规定的行为，将依据公司相关规定进行处理，并予以相应的纪律处分。以上所述规定，自公布之日起执行

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