设计院保密管理制度（四篇）

第7页共7页设计院保密管理制度设计院档案管理制度技术档案管理制度一、技术档案的归档范围（一）工程设计项目凡委托我院设计的新建，改建，扩建，加固等工程全部基础资料，阶段设计成果文件，设计修改文件以及与工程有关的同建设单位，施工单位发生的各类协议，合同，函件，公文和竣工验收，调试，工程总结等文件，均应归入技术档案.1.初步设计阶段初步设计的文件一般不归档，但我院只做到初步设计而由其它院完成施工图设计的项目要存资料室及归档，归档文件包括以下内容：（1）初步设计最终成果（2）设计总概算书或综合概算书底稿及打印件;（3）各专业有关的计算书底稿及电算资料;（4）设计方案审定记录单，设计文件校审记录单.2.施工图设计施工图设计文件归档包括以下内容：（1）各子项各专业设计底图;（2）各专业设计计算书及电算资料;（3）《设计文件校审记录单》;（4）修正概算书及打印件;（5）《设计修改通知单》以及因修改形成的计算书;（6）程序文件规定要归档的资料.3.工程建设各阶段形成的文件资料（1）建设单位提供的全部设计基础资料，原始资料〔含建设单位上级主管部门批准的设计任务书或计划任务书（复印件）;征地文件（复印件）;规划部门批准的建筑红线图;地形图;选址报告及批件（复印件）;工程地质及水文勘察资料;风洞试验报告;工艺布置图和技术要求资料以及我院向协作单位提供的技术资料底稿;公用工程协议（供水，排水，供电，供热，人防，消防，环境保护等复印件）;设计合同及协议书;方案或初步设计批准文件等〕.（2）工程设计，施工过程中与建设单位各种联系中形成的有关文件，图纸，资料，来往公文，函电，设计过程中的交底会审纪要，与工程有关的会议纪要.（3）工程竣工验收，调试过程中形成的文件，图纸，资料（含竣工验收报告，调试，试用期间，使用期间发现的问题，修改，补充核定有关图纸和文件）等;（4）工程事故与设计有关的结论分析报告等.（二）技术咨询服务项目技术服务和咨询项目归档包括以下内容：1.委托单位提供的全部文件资料（1）委托任务书;（2）委托单位交来的全部有关原始资料;（3）代委托单位收集的原始资料，调研资料等.2.成果底稿（包括鉴定书，咨询报告，设计底图，蓝图，说明书，计算书，电算资料，估算概算书底稿等）.3.送交委托单位的正式咨询报告及图纸.（三）科研试验项目科研试验项目归档文件包括以下内容：1.科研规划，科研项目任务书，课题拟定报告及经院认可的批文;2.科研会议纪要及有关重要文件;3.与主办单位或协作单位签订的合同（协议）书文件副本，有关技术责任的各种来往函件;4.阶段成果报告，如说明书，计算书底稿和打印件，底图，蓝图（一份），照片，底片;5.和科研试验项目有关的学术报告及会议交流文件原稿，鉴定书等资料.二、技术档案的归档办法（一）工程设计工程设计各阶段成果均先归档，后复制对外发行.每个工程项目均应有一份归档登记表.每次归档均应登记.1.设计基础资料建设单位提供的全部设计基础资料，原始资料〔含建设单位上级主管部门批准的设计任务书和蔼计划任务书（复印件）;征地文件（复印件）;规划部门批准的建筑红线图;地形图;选址报告及批件（复印件）;工程地质及水文勘察资料;风洞试验报告;工艺布置图和技术要求资料以及我院协作单位提供的技术资料底稿;公用工程协议（供水，排水，供电，供热，人防，消防，环境保护等复印件）;设计合同及协议书;方案或初步设计批准文件等.〕均必须在拿到该资料后立即复印，复印件作为设计资料，原件立即归档;对于内容较多的基础资料（如工程地质及水文勘察资料，风洞试验报告等），要求建设单位提供二份（在合同中注明），一份归档，一份作为设计资料.2.设计成果（图纸）（1）初步设计我院完成初步设计，由其它院完成施工图的项目，在将初步设计全部移交后，所有应归档的资料一次归档;由我院继续完成施工图的项目，初步设计阶段的成果不归档.（2）施工图设计施工图一般按子项一次出图，一次归档.对需分批出图的项目，可按"分批出图计划表"的内容分批出图，分批归档.分批出图的项目，每次出图归档必须有一份临时图纸目录临时归档，全部图纸归档后，专业负责人必须根据以前的临时图纸目录整理出最终图纸目录归档.施工图的归档程序为：a）由专业负责人检查确认底图签名完整，交设计总负责人b）由设计总负责人填写"图纸归档通知单"，并在设计负责人一栏签字，同时要在备注栏中注明本次出图的图纸编号，将"图纸归档通知单"及底图送计划组.c）计划组应再次检查确认底图签名完整，并检查本次出图的图纸编号与实际底图是否相符，并签署意见（是否出图，是否归档），签名;将"图纸归档通知单"及底图送图档组.d）图档员应检查本次出图的图纸编号与实际底图是否相符，并签收，将底图和"图纸归档通知单"和底图一并归档.e）由图档组通知晒图组到图档组借底图晒图.3.内部作业文件内部作业文件为各专业的计算书，互提资料记录，设计文件，校审记录单，以及程序文件中规定要归档的资料.这些资料在全部设计完成后一个月内，由专业负责人整理后交图档组存档.4.施工过程中形成的文件施工过程中形成的文件，包括图纸会审纪要，与工程有关的会议纪要，往来的公文，函电，工程联系单，修改设计通知单，竣工验收资料等，由设计总负责人（与多专业有关的）或专业负责人（与本专业有关的）保存.工程竣工验收后一个月之内一次交图档组归档，也可根据具体情况分批归档，但必须在工程竣工验收后一个月之内全部归档.5.设计修改设计完成后的设计修改图，按施工图的归档办法归档.修改图的每次出图归档，必须有一份临时修改图纸目录临时归档.全部工程竣工后，专业负责人必须根据以前的临时修改图纸目录整理出最终修改图纸目录归档.（二）技术及咨询服务项目技术及咨询服务项目完成后，由设计总负责人将全部资料整理交图档组归档.（三）科研试验项目自接受任务到各阶段成果交院为止为归档阶段，由设计总负责人分阶段向图档组归档.三、技术档案的分类编目（一）图纸编号各专业各阶段图纸编号如下：专业设计阶段建筑结构给排水通风空调电气规划方案设计建方1，建方2结方1水方1风方1电方1规方1初步设计建初1，建初2结初1水初1风初1电初1规初1施工图建施1，建施2结施1水施1风施1电施1规施1注：若一个子项分为a，b，c……等区，可在图纸编号前加a-，b-，c-……，如建施a-1，建施b-1，建施c-1…….修改施工图的编号，按不同情况编号（以建施为例）：如果修改图还要配合原图使用，则编号如下：建施1修1（建施1第一次修改）建施1修2（建施1第二次修改）如果修改图代替原图，原图作废，则编号如下：建施1代1（第一次修改，替代建施1）建施1代2（第二次修改，替代建施1代1）如果修改内容同多张图纸有关，而且必须配合原图使用，则编号如下：建施修1建施修2（二）图纸目录图纸目录一律用a____幅面（三）档案编号工程设计档案大类代号为"c"1.工程业务号工程业务号的编号模式为年+顺序号+标识码年--不省略的公元年号顺序号--1，2，3………标识码--a：一类工程（院管）;b：二类工程（室管）;c：合作项目;d：科研项目;e：咨询项目;f：其它项目例：____—08a2.工程设计档案编号模式工程设计档案编号模式为：工程设计档案大类代号为"c"+工程业务号例：c____--08a3.工程设计文件材料档案编号模式工程设计文件材料档案编号模式为：工程设计档案大类代号为"c"+工程业务号+文件材料号"w"+案卷号例：c____--08a--1四、技术档案的借阅管理（一）凡我院职工因工程设计，科研和技术管理工作需要都可直接向图档组借阅所需设计档案资料.将要设计的新工程项目，设总要借原始资料，需持设计任务通知单，方可借给原始资料复印件。设计院保密管理制度（二）第1章总则第____条为加强对勘测设计过程所用“地形图”、“规划报告书”、等____图纸和文件，包括“院核心知识产权”，及其在计算机信息系统运行的安全，保护设计院核心____，促进院勘察设计和信息化的健康发展，根据《____保守国家____法》、《____计算机信息系统安全保护条例》、《____计算机信息网络国际联网管理暂行规定》及有关保密工作规定等规定，结合本院实际，特制定本制度。第____条适用范围1.本制度适用于院所有员工。2.院所有人员，包括勘察设计人员、技术管理人员、行政管理人员、后勤服务人员等（以下简称“工作人员”），都有保守院商业____的义务。第2章保密范围第____条院____是指：1、勘察设计过程____（国家或企业要求）图纸及文件（如地形图、规划类报告）；2、不为公众所知晓、能为院带来经济利益、具有实用性且由院采取保密措施的技术信息和经营信息。1.本制度所称的不为公众所知晓，是指该信息不能从公开渠道直接获取。2.本制度所称的能为院带来经济利益、具有实用性，是指该信息具有确定的可应用性，能为院带来现实的或者潜在的经济利益或者竞争优势。3.本制度所称的院采取保密措施，包括订立保密协议、建立保密制度及采取其他合理的保密措施。4.本制度所称的技术信息和经营信息，包括内部图纸和文件，如设计图纸、可研报告、初步设计、管理诀窍、客户____、招投标中的投标报价及标书内容等。5、本制度所称地形图，是指勘察设计过程所用载有地理信息的地形图。6、本制度所称规划类报告，是指规划设计成品（包括规划报告及图表、统计数据表格等）。第____条院____包括但不限于以下事项。1.院生产经营、发展战略中的____事项。2.院就经营管理作出的重大决策中的____事项。3.院生产、科研、科技交流中的____事项。4.院对外活动（包括外事活动）中的____事项以及对外承担保密义务的事项。5.维护院安全和追查侵犯院利益的经济犯罪中的____事项。6.承担国家有关要求的____事项。7.其他院____事项。第3章密级分类第____条院____分为三类。绝密、____和____。第____条绝密是指与院生存、生产、科研、经营、人事有重大利益关系，一旦泄露会使院的安全和利益（包括国家利益和安全）遭受特别严重损害的事项，以及国家要求不得外泄事项，主要包括以下内容。1.院投标标的，规划类工程项目资料。2.院所购买地形图。3.按《档案法》规定属于绝密级别的各种档案。4.院重要____。第____条____是指与本院的生存、生产、科研、经营、人事有重要利益关系，一旦泄露会使院安全和利益遭受严重损害的事项，主要包括以下内容。1.院核心技术涉及的设计图纸和相关资料。2.尚未确定的院重要人事调整及安排情况，人力资源部对管理人员的考评材料。3.院薪金制度，财务专用印签、账号，保险柜____，月度、季度、年度财务预、决算报告及各类财务、统计报表，电脑开启____，重要磁盘等电子媒介的内容及其存放位置。4.院总体发展规划、经营战略、商务谈判内容及载体，正式合同和协议文书。5.按《档案法》规定属于____级别的各种档案。6.获得竞争对手情况的方法、渠道及院相应对策。7.外事活动中内部掌握的原则和政策。第____条____是指与本院生存、生产、经营、科研、人事有较大利益关系，一旦泄露会使院的安全和利益遭受损害的事项，主要包括以下内容。1.院级领导的家庭住址及外出活动去向。2.经营企划方案。3.办公室、财务部、人力资源、科技质保部等有关部门所调查的事故和违法违纪事件及责任人情况和载体。4.院大事记。5.基建图纸、各类技术文件等。6.按《档案法》规定属于____级别的各种档案。7.各种检查表格和检查结果。第4章保密措施第____条各密级知晓范围1.绝密级院领导班子成员及与绝密内容有直接关系的工作人员。2.____级副总级别以上管理人员以及与____容有直接关系的工作人员。3.____级部门主任级别以上管理人员以及与____容有直接关系的工作人员。第____条院员工必须具有保密意识，做到不该问的绝对不问，不该说的绝对不说，不该看的绝对不看。第____条院长负责领导保密的全面工作，各部门负责人为本部门的保密工作负责人，各部门视本部门业务情况设立兼职保密员。第____条如果在对外交往与合作中需要提供院____，应先由主管院长（必要时院长）批准。第____条严禁在公共场合、公用电话、传真上交谈、传递保密事项，不准在私人交往中泄露院____。第____条院员工发现院____已经泄露或可能泄露时，应立即采取补救措施并及时报告院办公室，办公室应立即做出相应处理。第____条院长、副院长及各机要部门必须____防盗门、严格保管钥匙（和开门____），非本部人员得到获准后方可进入，离开时要落锁，清洁卫生要有专人负责下进行。第____条备有电脑、复印机、传真机的部门都要依据本制度制定本部门的保密细则，并严格执行。第____条文档人员、保密人员出现工作变动时应及时办理交接手续，并由主管领导签字确认。第____条司机对领导在车内的谈话应严格保密。第5章保密环节控制第____条文件打印1.文件送打印时，应由原稿提供部门领导签字，签字领导对文件内容负责____是否____，文件如有____容，应在文相关记录记录涉及人员姓名，同时确定保密级别，需要发放的____文件应有文件编号、发放范围和打印份数。2.打印部门要做好登记，打印、校对人员的姓名应反映在发文单中，保密文件应由办公室负责打印。3.打印完毕，所有纸质文件废稿应全部销毁，电脑存盘的电子文档应消除或加密保存。第____条____文件发送和e-mail使用1.文件打印完毕，由文件印制部门专门人员负责转交发文部门，并作登记，不得转交无关人员。2.发文部门下发文件时应认真做好发文记录。3.保密文件应由发文部门负责人或其指定人员签收，不得交给其他人员。4.对于剩余文件应妥善保管，不得遗失。5.发送保密文件时应由专人负责，严禁让非规定人员或试用期员工发送保密文件。6.院禁止员工未经允许在e-mail个人邮箱传递____文件和信息。7.如院使用保密软件，应在软件功能加入____文件和信息外泄技术闭锁。第____条____文件复印1.原则上保密文件不得复印，如遇特殊情况需由主管院长（或院长）批准方可执行。2.文件复印应做好登记。3.复印件只能交给部门主管或其指定人员，不得交给其他人员。4.复印废弃件应即时销毁。第____条文件借阅借阅保密文件时必须经借阅方和提供方领导签字批准，提供方负责登记，借阅人员不得摘抄、复印或向无关人员透露，确需摘抄、复印时，要经提供方领导许可并签字注明。第____条传真件1.传递保密文件时，不得通过未经允许的传真机传递。2.收发____传真件时应做好登记。3.保密传真件的收件人只能为部门主管负责人或其指定人员。第____条录音、录像1.录音、录像应由指定部门整理并确定保密级别。2.保密录音、录像材料由办公室负责存档管理。第____条档案____档案室为____文件保管重地，无关人员一律不准进入。2.借阅文件时应填写“申请借阅单”，并由主管领导签字。3.____文件仅限下发范围内人员借阅，如遇特殊情况需由办公室批准借阅。4.____文件的保管应与普通文件区别开，按等级、期限加强保护。5.档案销毁应经鉴定小组批准后指定专人监销，要保证两人以上参加，并做好登记。6.不得将档案材料借给无关人员查阅。7.____档案不得复印、摘抄，如遇特殊情况需由主管院长批准后方可实施。第____条计算机及计算机网络设施1.机房为设备重地，无关人员一律不准进入。2.对重要信息应有异地备份措施和保密措施。3.应有计算机病毒和有害数据防治措施。4.应有网络攻击防范和追踪措施。5.其他相关安全保护技术措施。6.未经允许不得将地形图、核心技术及图纸报告等____电子文档下载和拷贝。7.必要时对____电子文档应采取单机专用或购置功能软件，从技术上防止地形图、核心技术及图纸报告等被下载和拷贝。8.____电子文档（如地形图等）不得在与网络连接的电脑上运行和保存。第____条客人活动范围1.办公室、党委工作部、行政管理部应加强保密意识，无关人员不得在机要部门出入。2.客人到院参观、办事，必须遵循有关出入管理规定，无关人员不得进入院。3.客人到院参观时，未经允许不得接触院保密文件等。第____条保密部门管理1.与保密材料相关的部门均为保密部门，如院长、副院长、总工、办公室、勘测部、收发室、档案信息部、印制公司以及财务部，人力资源部等。2.有关部门需指定兼职保密员，从而加强保密工作。3.保密部门应对出入人员进行控制，无关人员不得进入并停留。4.保密部门应根据实际工作情况制定保密细则，做好保密材料的保管、登记和使用记录工作。第____条会议1.所有重要会议均由办公室协助相关部门做好保密工作。2.应严格控制____会议参会人员，无关人员不应参加。3.承办____会议时会务组应认真做好到会人员签到及材料发放登记工作。4.保卫人员应认真鉴别到会人员，无关人员不得入内。5.会议录音、摄像人员由办公室指定。第____条保密协议与竞业限制协议1.院要按照有关法律规定，与相关工作人员签订保密协议和竞业限制协议（或在其他协议中含竞业限制条款）。2.保密协议与竞业限制协议一经双方当事人签字盖章，即发生法律效力，任何一方违反协议，另一方都可以依法向仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼。第____条员工离职规定1.员工离开院时，必须将有关本院技术信息和经营信息的全部资料（如可研报告、图纸、数据资料、电子文档等）交回本企业。2.员工离开院时，院需要以书面或者口头形式向该员工重申保密义务和竞业限制义务，并可以向其新任职的单位通报该员工在原单位所承担的保密义务和竞业限制义务。3.员工离开院后，如果利用在院掌握或接触的由院所拥有的商业____、核心技术，并在此基础上作出新的技术成果或技术创新，有权就新的技术成果或技术创新予以实施或者使用，但在实施或者使用时利用了院所拥有的且本人负有保密义务的商业____、核心技术时，应当征得本院的同意，并支付一定的使用费。4.未征得院同意或者无证据证明有关技术内容为自行开发的新的技术成果或技术创新的，有关人员和用人单位应当承担相应的法律责任。第6章违纪处理第____条院对违反本制度的员工，可视情节轻重，分别给予教育、经济处罚和纪律处分。情节特别严重的，院将依法追究其刑事责任。对于泄露院____，尚未造成严重后果者，院将给予警告处分，处以____元至____元的罚款。第____条利用职权强制他人违反本制度者，院将视情节给予开除处理，并处以____元以上的罚款。第____条泄露院____造成严重后果者，院将给予开除外理，并处以____元以上的罚款，必要时依法追究其法律责任。第7章附则第____条本制度由科技质保部负责制定，院长审阅后报院务会批准。第____条本制度由科技质保部负责解释，自发布之日起实行。第____条本规定未尽事宜，按国家相关法律规定办理。设计院保密管理制度（三）一、设计院印章指设计院公章、合同章、财务章及资质章，公章、资质章由院办负责管理，未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用。因故需临时交接，须经总经理批准并严格办理交接手续。二、一般性介绍信及身份证明，须经院办负责人或公章主管人员审核后，方可盖章，以备查；三、对加盖公章的材料，应该注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰；四、公章禁止带出院外使用，如因特殊需要，必须经由总结里批准，由院办人员携带前往，并且由两人同时见证，用后立即带回；五、公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特殊情况时，必须经总经理同意。公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章；六、公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。没有总经理及相关负责人的签字，不得随意盖章；七、公章管理人员应妥善