防范项目管理法律风险

如何逐渐提高项目管理人员法律意识和风险意识——从纵向管控公司法律风险法律风险管理的根本在于将法律作为管理资源，引导经营行为、规避经营风险。法律风险管控重在预控，防范胜于控制、控制胜于补救，不能简单地将法律手段解决纠纷当作“消防栓”，在风险显现后才想起使用，作为施工企业，要突出对项目部的法律风险管控，坚持法律事务纵向到底的原则，把工作的重点放在提高项目管理人员法律意识和风险意识上，落实项目管理的各个阶段的风险控制和风险化解，确保公司良好有序运营。从近几年的情况来看，许多施工企业在规模和管理水平上都上了一个新台阶，但在发展过程中同时伴随着一些问题的产生，而这些问题对施工企业发展的制约不容忽视，这其中，项目部的管理问题尤显突出，许多施工企业在项目的管理上存在很多漏洞，特别是项目管理人员法律风险意识淡薄，遗留了很多法律风险，最终导致纠纷产生，给施工企业造成无法弥补的损失。根据“木桶理论”，对项目部法律事务控的重要性认识不足，将成为建筑企业“最短的桶板之一”，这也是建筑企业升华管理水平的一项隐蔽性障碍。现针对当前普遍存在的项目管理人员法律意识和风险意识淡薄问题，结合工程公司项目部法律风险管控现状，从法律层面和管理措施上进行粗浅的探讨，希望与大家共同商榷。第一部分项目部法律风险管控的现状一、工程公司对项目部法律风险管控。（一）坚持“三个禁止”。根据相关法律规定，建筑施工企业项目经理，是受企业法定代表人委托对工程项目施工过程全面负责的项目管理者，是建筑施工企业法定代表人在工程项目上的代表人，同时，由于工程建设存在过程高危、主体广泛、项目分散、市场准入严格等因素，公司为建立健全法律风险防控机制，对项目部的管理行为做出了“三个禁止”的限制，即禁止项目部私自签收任何法律文件，禁止项目部对外进行担保，禁止以项目部名义签订分包、租赁合同，以上三种行为必须交由公司归口部门进行办理。1、禁止项目部私自签收任何法律文件。项目经理部作为项目管理的组织机构，以公司的名义设立，是工程项目权利义务的直接承受者，而目前公司各项目部并无专兼职法律事务管理人员，项目部对签收法律文书的风险意识较为薄弱，在实际中，类似“只要是法院送达的文书就签收”的情况屡出不穷，从而造成不应该的协助执行、协助调查和应诉等风险。为杜绝此类风险的发生，公司专门下发《关于防范部分法律风险的紧急通知》，未经公司允许，所有人员不得签收各类司法文书，不得接受司法人员的情况调查并签署笔录、出具证据证明、使用项目印章，从而将签收法律文件统一交由公司法律事务室处理，项目部在处理文书送达时，必须第一时间上报公司法律事务室。2、禁止项目部对外进行担保。如前所述，项目经理部以公司的名义组织项目管理，虽然项目部不具备法人资格，对外不具备独立承担民事责任的能力，按照有关法律，其所进行的担保行为无效，但一方面，担保无效并不代表不承担责任，另一方面，项目部担保而产生不确定的经济行为，使工程项目存在不可控的风险，在实际中，公司也曾发生过此类案件，因此，公司禁止项目部对外进行担保。3、禁止以项目部名义签订分包、租赁合同。为了更好地做好合同管理，防控合同风险，公司禁止以项目部名义签订分包及租赁合同，所有的分包、租赁合同必须以公司名义对外签订，严禁超越职权签订合同。（二）加强合同风险管理。加强合同风险管理是防范企业法律风险的最基础工作，项目部在施工企业合同签订、履行和维护中担当着非常重要的职责。1、完善项目部的合同管理。公司建立了“统一管理，归口审查，分级负责”的合同管理体系，针对分包合同，在合同签订过程中，项目部根据工程实际情况，负责合同的立项申请；在合同履行过程中，项目部以公司名义组织和管理施工生产；在合同维护工程中，项目部建立合同台账，从而确保了资料完整、真实、可靠。2、加强项目部合同履约动态管理。工程施工合同的订立、履行、结算和管理，是企业生产经营中的重点管理环节，也是最容易出现法律纠纷、导致效益流失的环节，因此公司在项目部建立了合同交底、工作报送等制度，强化劳务人员和分包工程的动态管理，确保合同得到正确履行。同时，项目部定期对分包合同的执行情况进行检查，发现问题的，提出限期整改意见，对于不能确保工期、质量、安全的协作单位提出惩罚意见或解除合同的书面意见报公司批准，留存检查过程中的文字材料、照片及影视资料，为将来工程结算做好资料收集准备，甚至为将来出现的诉讼做好证据收集准备。（三）加强项目部财务管理，防控资金引发的法律风险。1、强化应收账款的催收工作。公司建立健全了应收账款催收小组，并在项目部明确责任，落实岗位，配备专职管理人员与定期业主进行对账，严格按照合同和法律程序，将应收账款催收指标层层分解，落实到人。2、严格资金支付流程。强调资金支付手续的严肃性，坚持“无合同不付款，超收款比率不付款”的原则，保证资金支付前办理签订合同、结算、开具发票或收据等必要手续，严查发票，杜绝出现假发票，防范资金支付的法律风险。二、项目部法律风险管控存在的问题。（一）法律认识不清晰。一方面，工程项目部是为了某项工程施工而设的临时机构，项目部只是施工企业的授权单位，项目部的权利是代表公司施工，管理工地现场的人、财、物，不能超越公司独立行使任何权利，不能独立承担任何责任，在实际中，许多项目管理人员无限放大项目的“自主管理”，在组织工程施工过程中往往以独立的民事实体自居，滥用公章、私自签认、越权管理等等现象时有发生，最终公司不得不为上述行为买单。另一方面，建筑法律关系中，由于建筑标的涉及公共利益甚至国家安全，建筑关系各方都要受到国家许多强制性法律的约束。国家用以调整建筑法律关系的法律法规对工程项目立项、参与工程建设的主体、工程安全质量标准等都有严格的规定，建筑关系各方必须在法律规定范围内订立各种合同。项目管理人员对国家建筑法律缺乏了解或吃得不透就有可能因为违反法律规定受到法律的制裁。（二）权利认识不正确。施工企业一方面要守约于业主，一方面要督促协作单位履约，而在实际中，项目管理人员重监督、轻管控，重维护、轻时效，重履行、轻变更，重对协作单位权利、轻对业主权利，从而造成工期上不来、索赔不到位、应收账款催收困难等问题。（三）风险认识不到位。随着施工建筑行业规模不断扩大，行业内的法律问题和风险也日趋复杂，项目管理人员对法律事务和风险的认识尤显不足，虽然部分公司将大部分法律问题和风险管控交由公司归口部门处理，但是由于工程项目周期长、队伍多、标的额大等因素，很多风险都隐蔽在日常施工管理中，项目管理人员在识别和应对风险不到位，使得风险很难管控。比如，农民工工资问题，虽然此类问题不能完全归咎于项目部，但是项目部未能有效监控此类问题的存在，是一个重要原因。第二部分提高项目管理人员法律意识、风险意识的建议如何逐渐提高项目管理人员法律意识、风险意识？首先，我们不能陷入这样一个误区，提高意识的方式是组织宣传、教育培训，其实不然，法律意识和风险意识更主要是在日常管理中潜移默化形成的，而提高项目管理人员的法律意识和风险意识，则需要一个有序健康的管理秩序和制度环境，具体而言，项目管理人员法律意识和风险意识的提高建立在规范的管理制度、健全的工作机构和良性的风险防控体系等基础上。确立项目部法律事务及风险管控目标。根据各施工项目部的不同情况，提出不同的工作目标是有计划开展好工作的前提，要确立依法经营管理的理念，以《建筑法》为依据，规范项目部的组织和行为；以《合同法》为依据，规范项目部的施工管理行为；以国家有关行政法规为依据，规范项目部的各项管理活动。二、建立项目部法律联络员制度。要适应企业的发展要求，提高项目管理人员的法律意识和风险意识，发挥项目部的法律预防和法律保障作用，就必须完善法律组织机构体系，同时，施工企业项目的分散性决定了企业法律风险的分散性，为了使公司领导和机关相关业务部门全面了解和掌握项目部的法律风险现状，便于公司法律部门及时给予风险防范措施和法律咨询服务，在项目部建立法律联络员制度尤为重要。项目部法律联络员由项目部相关人员兼职担任，联络员主要有以下四个职责：一是负责送达项目部的法律文书的上报工作，即第一时间上报公司法律事务室，由法律事务室处理文书签收工作；二是负责向公司征求法律咨询和援助；三是在本项目部发生纠纷时，配合公司法律事务室调查事实、收集证据、整理诉讼资料等；四是负责项目部的法制宣传和教育工作。三、完善项目部各项规章制度。通过建立健全与法律管理和风险管控相适应的规章制度，确立项目部法律事务和风险防控工作体系，使项目部法律工作做到有章可循。如为了畅通交流渠道，协调好各方之间的法律关系，建立法律事务汇报制度，保证项目部与公司之间上传下达渠道的通畅，特别是遇到法律问题应及时请示公司；建立合同运行监控制度，完善合同的动态化管理；建立农民工工资跟踪制度，确保农民工工资落到实处，防止所建工程出现农民工讨要工资时间。四、加强项目部的法律宣传和法制教育。积极落实“六五”普法工作，加强队伍建设，组织项目管理人员进行专门的法律事务及风险防控培训，建立起长期有效的法律学习制度，定期开展法律讲堂，着重对与工程相关的法律法规进行学习，提高项目管理人员法律事务及风险管理的专业水平，进而提高项目部管理人员的法律意识和风险意识。五、建立专门的项目部风险防范机制。建立项目部风险防范机制，可以采取控制风险、转移风险、保留风险三种方式相结合的措施。（一）控制风险。对于项目管理人员而言，在组织施工生产中，要使风险发生的概率和导致的经济损失降到最低程度，应当做好以下几个方面：一是熟悉和掌握工程施工阶段的法律法规；二是深入研究和全面分析招标文件；三是熟识施工合同；四是掌握工程要素的市场价格动态；六是加强对协作单位的管理，减少风险事件。（二）转移风险。即向对方或者第三方转移风险，工程风险的转移主要有索赔制度、担保制度和保险制度，项目管理人员在组织施工中应当积极使用这些措施，变被动为主动，有效化解风险。（三）保留风险。是指在风险不能避免时，由自己承担风险的一种方法，在分包合同中我们往往约定了一定比例的风险金，所谓保留风险，即使用风险金化解风险，六、采取信息化手段进行项目管理。凤险管理的过程就是对风险识别、风险评估、风险防范等一系列行为的决策过程。管理就是决策，而决策的前提需要大量的信息输入，没有摄入信息的决策往往是“拍