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文档简介
ICS35.020
CCSL70
团体标准
T/CESAXXXX—202X
非结构化数据管理能力成熟度评估模型
Unstructureddatamanagementcapabilitymaturityassessmentmodel
(征求意见稿)
在提交反馈意见时,请将您知道的相关专利连同支持性文件一并附上。
已授权的专利证明材料为专利证书复印件或扉页,已公开但尚未授权的专利申
请证明材料为专利公开通知书复印件或扉页,未公开的专利申请的证明材料为专利
申请号和申请日期。
202X-XX-XX发布202X-XX-XX实施
中国电子工业标准化技术协会发布
T/CESAXXXX—202X
前 言
本文件按照GB/T1.1-2020《标准化工作导则第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定起
草。
本文件由中国电子技术标准化研究院、中国电子工业标准化技术协会提出并归口。
本文件起草单位:
本文件主要起草人:
IV
T/CESAXXXX-202X
非结构化数据管理能力成熟度评估模型
1范围
本文件给出了非结构化数据管理能力成熟度评估模型,规定了相应的成熟度等级。
本文件适用于机关、团体和企事业单位等机构的非结构化数据管理能力和水平评估。
2规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,
仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本
文件。
GB/T7408数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法
GB/T27766-2011二维条码网格矩阵码
GB32100法人和其他组织统一社会信用代码编码规则
GB/T33190-2016电子文件存储与交换格式版式文档
3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1
内容管理contentmanagement
捕获、存储、管理和利用文档的理念、制度、方法和技术。
3.2
非结构化数据unstructureddata
数据结构不规则或不完整,没有预定义的数据模型,不方便用二维逻辑表来表现的数据。
示例:办公文档、文本、各类报表、网页、设计文件(CAD)、图像和音视频信息等。
3.3
内容管理能力contentmanagementcapability
组织和机构对非结构化数据及文档进行管理和应用的能力。
3.4
内容管理能力成熟度评估模型contentmanagementcapabilitymaturityassessment
model
用于对组织的内容(机构化及非结构化数据)管理能力成熟度进行评估的模型。
3.5
1
T/CESAXXXX-202X
能力域capabilityarea
数据管理相关活动、过程等集合以及一组相关数据能力子域的集合。
3.6
原生电子文件digital-bornrecord
从业务系统或相关软件中直接生成的、应用了安全技术机制保障其凭证特定的二进制文件。
3.7
数字化副本digitalcopy
通过扫描、拍摄、录制等技术处理模拟实物文件内容而生成的二进制文件。
3.8
业务business
组织或机构为了完成自身宗旨目标持续性进行的各项事务,由一系列活动构成。
4缩略语
下列缩略语适用于本文件。
CM3:内容管理能力成熟度评估模型(ContentManagementCapabilityMaturityAssessment
Model)
5非结构化数据管理能力成熟度评估模型
5.1概述
内容管理能力成熟度评估模型旨在为机关、团体和企事业单位等机构提供一种衡量非结构化数据管
理能力的方式与工具。本模型借鉴、吸收、整合了软件工程、数据管理、产品管理、项目管理、质量管
理、体系管理等领域的最新实践与优秀案例,帮助企业、事业单位和机构更好地对自身非结构化数据管
理进行认知与改进。
5.2能力维度
非结构化数据管理能力从管理制度、管理技术、业务支持、决策支持和安全合规等5个维度进行评
估,可分为不同等级,见图1。
2
T/CESAXXXX-202X
图1非结构化数据管理能力评估维度
非结构化数据管理能力各维度的评估要点见表1。
表1内容管理能力各维度
维度能力项评估说明
组织机构导向在组织内建立常态化的内容管理机构
制度文化导向建立有利于强化内容管理的制度和组织文化
管理制度
人员培训导向定期开展员工培训,提升全员内容管理素养
评估考核定期对内容管理执行情况及绩效进行考核评估
内容捕获鼓励装备工具软件或应用系统,自动汇集内部的业务内容
内容采集鼓励装备工具软件或应用系统,掌握外来内容
内容加工鼓励装备工具软件或应用系统,促进内容深度加工和再利用
管理技术元数据管理各项文档和非结构化数据的元数据齐全,有利于内容关联和获取
支持对数据进行纠错,通过内容模型和内容策略来规范非结构化数据质量
内容质量
对数据源头严格把控,保证数据真实性、时效性、适用性
新技术应用探索AI巡检、智能判别等新应用,用新技术强化质量管理和应用
业务范围接入内容管理并提供数据的业务范围广
业务深度通过内容管理获取知识应用于业务执行
业务支持业务融合在不同业务之间共享知识和内容
业务绩效提高业务效率,降低业务成本
外部影响力本组织内容管理的绩效外溢到业务链条的上下游
感知能力实时感知能力组织业务运行情况,辅助中短期期趋势分析
决策支持
洞察创新提升机构的知识发现能力,实现机构创新发展
3
T/CESAXXXX-202X
资产增值强化信息获取能力,杜绝信息资产的流失
权限管理业务、技术和管理都获得契合实际的内容访问权限
数据安全依照法律法规规定对重要数据进行规定时间内的留存、使用,严格履行数据安
安全合规
全保护义务
数据合规内容管理保障业务记录的真实性和可靠性
5.3能力等级
5.2.1第一级:初始级
非结构化数据管理和相关系统在组织内不存在或者未充分发挥作用,其主要特征如下:
a)组织内非结构化数据管理的机构、制度和资源配置尚不完善;
b)组织内各项业务离散程度较高,主要依赖传统方式实现业务协同;
c)非结构化数据管理工具和系统装备较为初级,缺乏成体系的内容管理活动;
d)非结构化数据管理对生产经营决策的支撑能力较弱;
e)主要依赖物理隔离实现访问控制和安全存储。
5.2.2第二级:连接级
内容管理和相关系统在组织业务经营和决策过程中发挥了作用,其主要特征如下:
a)组织内建立了非结构化数据管理制度,并对全员进行了适当培训;
b)各类文件在所属业务、主题和操作环境等维度建立了关联;
c)装备了电子文件或内容管理系统,内外数据和文件可以全内容形式对组织内提供服务;
d)通过非结构化数据管理系统的权限配置和集中管控来控制安全风险。
5.2.3第三级:数字化
非结构化数据管理与业务系统深度结合,在组织生产经营决策过程中发挥了基础作用,其主要特征
如下:
a)数据和文件作为重要资产纳入发展战略,在组织治理结构中占据重要地位;
b)大多数业务活动通过信息系统开展,数据和文件业务伴生、网状联络的特征明显;
c)建立了机构内部的内容管理系统,部分内外数据在系统内统一管理,管理的颗粒度精细到文件
以下;
d)非结构化数据管理系统中数据可反映组织运营情况,数据和文件在经营决策中发挥重大作用;
e)采用边界检测、内容安全等一系列技术手段强化内容管理系统安全。
5.2.4第四级:融合级
组织大部分业务活动实现了数字化,用数据决策、用数据监督成为组织文化,其主要特征如下:
a)非结构化数据管理成为企业发展的战略性支撑,数据治理成为组织日常工作重要部分;
b)本组织产出的数字化文档及文件、企业相关凭证绝大部分实现了结构化,可高速检索匹配文件
内容,可直接对接外部生成的同类数据;
c)非结构化数据管理系统广泛、深入接入各业务系统,准确反映组织运营情况和外部环境,为组
织领导层提供决策支持;
d)非结构化数据管理和业务系统均由专业人员运维保障,并基于数字化运维平台进行系统运维的
有效支撑和判断。通过数字化运维平台反馈出的系统运行指标,监控和预警可能出现的系统异常和故障,
并通过系统提供的诊断数据在异常发生时进行系统的恢复。
4
T/CESAXXXX-202X
e)非结构化数据管理和业务系统达到计算机信息系统安全保护等级三级以上
5.2.5第五级:智能级
组织内业务全面数字化转型,数据成为组织的生命线,其主要特征如下:
a)数据和文件成为企业的核心资产之一,组织定期开展数据资产评估并将其资产增值作为发展目
标之一;
b)通过对非结构化数据的管理促进业务的开展,非创造性工作均具备自动处理功能,业务系统对
上下游和利益相关方的带动和促进效果明显;
c)在非结构化数据管理中引入自然语言处理、知识图谱和深度学习等技术,对数据的开发利用产
生可度量的效益;
d)在非结构化数据管理基础上全面实现智能管理和智能决策,可基于已发生的活动和内外经验,
预测未来发展趋势,各业务在组织内外得到显著优化;
6管理制度
6.1概述
非结构化数据管理是组织内部管理工作的一部分,应通过制度规范等方式为该项活动配置适合需求
的人员、机构,对非结构化数据管理工作及其绩效定期开展全面评估,掌握技术、装备、运营和应用现
状。
6.2管理目标
组织内涉及非结构化数据管理的管理制度目标明确、设计合理、执行到位;业务人员和内容管理人
员都接受了良好培训,充分了解非结构化数据管理的意义和达成目标的主要做法;组织内部对于非结构
化内容管理工作及其绩效评估和改进有序。
6.3能力分级规则
能力等级标准如下:
a)第1级:初始级
1)组织内部未建立非结构化数据管理相关制度,或相关制度未有效执行;
2)组织内部未建立非结构化数据管理的组织机构,或相关机构未实际运行;
3)不存在常设的、工作范围明确的非结构化数据管理岗位;
4)较少进行非结构化数据管理的员工培训。
b)第2级:连接级
1)组织内部建立了非结构化数据管理相关制度,指派一名领导层人员负责内容管理;
2)设置了非结构化数据管理的机构或指派专岗负责内容管理;
3)对组织内综合部门和信息技术支持人员进行了非结构化数据管理培训。
c)第3级:数字化
1)组织领导层及各层级人员全体均接受过非结构化数据管理的相关培训,对加强非结构化数
据管理有较强共识;
2)组织内部非结构化数据管理的相关制度较完备,且对制度的执行情况有成体系的记录;
3)非结构化数据管理成为业务部门、综合部门和信息技术支持部门的日常工作之一;
4)常态化的非结构化数据管理培训覆盖范围扩展到业务部门、综合部门;
5
T/CESAXXXX-202X
5)组织内部定期对非结构化数据管理工作进行总结,并依托独立部门对工作绩效进行评估。
d)第4级:融合级
1)组织领导层及中、基层人员对加强非结构化数据管理有强烈共识,并积极将其与组织资产
管理协调进行;
2)组织根据非结构化数据管理绩效的评估建议改进内容管理工作制度;
3)业务部门、综合部门成为内容管理工作的主要承担者,信息技术支持部门积极响应其提出
的需求;
4)非结构化数据管理工作制度与各项业务的流程产生融合。
e)第5级:智能级
内部管理制度和相关配置成为行业中被普遍参照执行的范例,其改进和变革被普遍关注。
7管理技术
7.1概述
非结构化数据管理应依托规范的内容管理技术和相关系统进行,越复杂的内容管理、越高的管理绩
效,其要求的管理技术和相关装备越精良。
7.2管理目标
通过升级和完善组织的非结构化数据管理技术和相关系统,使得非结构化数据管理的装备条件与管
理制度、业务活动和经营决策的需求相匹配。
7.3能力分级规则
能力等级标准如下:
a)第1级:初始级
1)组织未装备内容管理系统,或未能有效应用;
2)各业务的非结构化数据离散存储;
3)组织难以对分散在各系统或部门内的非结构化数据进行有效管理。
b)第2级:连接级
1)综合部门接收和生成的电子文件和其他数据已集中收储,并向业务部门和组织领导层开放;
2)业务部门的合同、订单和协议50%以上纳入集中管理;
3)装备有合格的内容管理系统,支持对各种文件和数据的收、管、存、用。
c)第3级:数字化
1)业务部门的合同、订单和协议90%以上纳入集中管理;
2)办公自动化、财会、人事等综合部门装备使用贴近标准化的行业通用管理系统,95%以上业
务线上办理完成;
3)装备并由大量用户使用内容管理系统,其中业务人员直接使用或与各信息系统对接收纳的
原生电子文件或数据在50%以上;
4)设置有专岗对非结构化数据管理捕获的数据进行专业分类、加工和处置。
d)第4级:融合级
1)非结构化数据管理系统装备有资产评估模块,可对收储的电子文件和数据质量进行一般评
估并测出资产指数;
6
T/CESAXXXX-202X
2)组织内部的原生电子文件使用通用文件格式并添加可信的数字签名,数字化副本90%都经过
专业加工,实现了文字内容识别或结构化标注;
3)非结构化数据管理系统装备了人工智能、文字识别和信息提取等技术模块;
4)非结构化数据管理系统提供统一检索、智能检索和关联推荐等功能;
5)良好非结构化数据管理的实施和对原生电子文件的深入应用具有明显的外溢效应,非结构
化数据技术装备情况与上下游关键伙伴产生协同。
e)第5级:智能级
非结构化数据管理技术装备情况与业务链上下游关键伙伴实现了跨组织协同。
8业务支持
8.1概述
对业务活动的知识是非结构化数据管理的主要绩效之一,随着非结构化数据管理的深入,组织的业
务活动得到非结构化数据管理的知识支援将也越来越深入。知识图谱等高级技术的应用甚至可以催生跨
业务联动,促使组织更加精确、精准地处理业务,从而提供业务活动绩效。
8.2管理目标
促进业务的数字化转型,即企业各项业务活动大量使用内容管理的成果参与决策,同时业务活动又
产生高度结构化、易于计算机分析利用的电子业务凭证。不同业务条线管理后的内容可统一调用、相互
印证,提供组织情报的可信性。
8.3能力分级规则
能力等级标准如下:
a)第1级:初始级
1)业务活动较少依赖内容管理提供的知识;
2)业务活动主要根据本部门的知识积累和工作制度。
b)第2级:连接级
1)业务部门的合同、订单和协议纳入内容管理;
2)业务活动以内容管理的知识作为重要参考,经常出现跨部门的知识查询。
c)第3级:数字化
1)业务活动主要通过信息化系统开展;
2)业务信息化系统与内容管理系统进行了良好集成,业务凭证直接进入内容管理系统,非结
构化数据管理系统为业务提供智能查询服务;
3)线上办理成为组织业务活动开展的主要场景,60%以上的涉外活动均通过信息系统开展;
d)第4级:融合级
1)组织内部的业务凭证电子文件应遵循明确的行业标准,并添加了自描述的结构化标注或元
数据;
2)业务信息化的实施具有明显的外溢效应,业务信息化系统与上下游关键伙伴的同类系统实
现了互操作。
e)第5级:智能级
1)组织的主要业务实现了专家干预下的自动处理;
2)业务运行过程中积累了大量的优质数据和电子文件,成为组织数字资产增值的主要部分。
7
T/CESAXXXX-202X
9决策支持
9.1概述
非结构化数据管理将强化组织内部的数据资产管理,通过统一搜索、智能推荐和知识图谱等功能和
技术用的应用,可促进组织领导层更易发现业务瓶颈,实现业务创新和知识创新。
9.2管理目标
在以下方面充分发挥非结构化数据对经营决策的支持能力:
a)统一检索
接入各业务系统和数据源,实现结构化数据和非结构化数据、内部数据和外部知识的集中和一体化,
通过一站式搜索充分释放数据价值。
b)智能推荐
基于自然语言处理、机器学习等技术,结合点击反馈模型、聚类回归分析、识别分类转化等算法,
进一步提升业务画像等能力,为用户推荐与其工作相关的知识内容。
c)知识图谱
通过构建大规模语义网络,通过发掘实体之间的关联,将数据整合,帮助机器理解数据、解释现象、
推理知识,发掘深层关系。
d)数据分析与挖掘预测
建立数据和业务模型,对接可视化能力,提供业务预测能力。
9.3能力分级规则
能力等级标准如下:
a)第1级:初始级
1)经营决策较少依赖内容管理提供的知识。
b)第2级:连接级
1)经营决策以内容管理的知识作为重要参考;
2)经营决策的绩效开始影响内容收集和数据分析策略。
c)第3级:数字化
1)非结构化数据管理中的数据成为经营决策的主要依据;
2)50%的业务运行情况可实时反映到内容管理系统中,经营决策可通过非结构化数据管理系统
获得快速的反馈;
3)经营决策与上下游关键伙伴实现了协同;
d)第4级:融合级
1)90%的业务运行情况可实时反映到非结构化数据管理系统中;
2)经营决策与上下游伙伴实现了协同;
3)关键经营决策应经过内容系统预测推演。
e)第5级:智能级
1)非结构化数据管理系统提供企业运行体征的数字孪生;
2)数据和文件的收集积累和分析利用成为日常工作;
3)数据和业务模型不断优化,数字资产成为组织竞争力的重要来源。
10安全合规
8
T/CESAXXXX-202X
10.1概述
非结构化数据管理安全从企业场景分为五个阶段1.存储安全;2.员工离职数据不丢失;3.有日
志可追溯;4.安全管控体系;5.安全可分析。从非结构化数据生命周期安全考虑,包括验证授权、访
问权限、传输安全、存储安全、共享安全、离线安全、交换安全、日志审计和安全分析。从全域安全考
虑,包括用户端、应用系统中和服务器中,在线的/离线的,不同安全域间/内部与外部。从业务过程环
节角度包括事后审计、事中监控、事前处置、分析预测。同时非结构化数据管理安全还包括安全需求确
定、制定安全制度、定义数据安全细则、评估当前安全分险和实施控制。
非结构化数据管理应保障组织数据资产的网络安全,有效防范、应对和遏制针对组织数据资产的攻
击、窃取行为;并结合行业及上下游业务链知识,为组织业务的开展提供合规性建议,确保组织行为始
终符合经营地法律法规和行业规范。
10.2管理目标
组织内部的非结构化数据和由此加工所得的数据、知识处于专业和不断更新的技术防护之下,能有
效对抗内部和外部的恶意破坏,同时能对组织内部需要的部门和人员按需提供知识支援;能对组织的行
为指引、合同、订单及协议等提供专业的合规性检查,有效排除已识别或预知的法律风险。
10.3能力分级规则
a)第1级:初始级
1)重要电子文件和数据分散存储,按照常规计算机方式进行保护;
2)法律法规审查不存在或未利用管理的数据进行。
b)第2级:连接级
1)重要电子文件和数据统一存储,其安全保护策略由专业人员负责;
2)组织内信息化系统的计算机安全等级保护达到1级或以上;
3)组织的合同、订单和协议均需通过法律法规审查,并以内容管理系统的数据为重要参考。
c)第3级:数字化
1)非结构化数据管理系统可为常规的法律法规审查提供自动服务;
2)组织内信息化系统的计算机安全等级保护达到2级或以上;
3)重要电子文件和数据异地备份、定级检查文件的完整性、有效性,存放于专业的灾备机房,
机房需达到防火、防潮、防尘、隔热、抗静电、抗腐蚀等标准要求,建立保密档案室和基本的入口门禁
控制。
d)第4级:融合级
1)非结构化数据管理系统可为大多数已知的合同或订单提供法律法规审查服务;
2)组织内信息化系统的计算机安全等级保护达到3级或以上;
3)非结构化数据管理可为主要业务的开展提供咨询报告,该报告的采信率在60%以上。
e)第5级:智能级
1)非结构化数据管理系统可为大多数已知的合同或订单提供智能化审查服务;
2)组织内信息化系统的计算机安全等级保护达到3级或以上;
3)非结构化数据管理可对主要业务数据在产生或上传过程中进行前置智能安全审核,通过智
能定密,敏感词识别将业务数据从安全层面分类分级管理,处理置信度在60%以上。
9
T/CESAXXXX-202X
参 考 文 献
[1]ISOTR22957Documentmanagement-Analysis,selectionandimplementation
ofenterprisecontentmanagement(ECM)systems
10
T/CESAXXXX—202X
目 次
前 言...............................................................................................................................................................IV
1范围.....................................................................................................................................................................1
2规范性引用文件.................................................................................................................................................1
3术语和定义.........................................................................................................................................................1
4缩略语.................................................................................................................................................................2
5综述.....................................................................................................................................................................2
5.1能力维度.....................................................................................................................................................2
5.2能力等级.....................................................................................................................................................4
6管理制度.............................................................................................................................................................5
6.1概述.............................................................................................................................................................5
6.2管理目标.....................................................................................................................................................5
6.3能力分级规则.............................................................................................................................................5
7管理技术.............................................................................................................................................................6
7.1概述.............................................................................................................................................................6
7.2管理目标.....................................................................................................................................................6
7.3能力分级规则.............................................................................................................................................6
8业务支持.............................................................................................................................................................7
8.1概述.............................................................................................................................................................7
8.2管理目标.....................................................................................................................................................7
8.3能力分级规则.............................................................................................................................................7
9决策支持.............................................................................................................................................................8
9.1概述.............................................................................................................................................................8
9.2管理目标业务融合.....................................................................................................................................8
9.3能力分级规则.............................................................................................................................................8
10安全合规...........................................................................................................................................................8
10.1概述数据间关系.......................................................................................................................................9
10.2管理目标...................................................................................................................................................9
10.3能力分级规则...........................................................................................................................................9
参 考 文 献...................................................................................................................................................10
III
T/CESAXXXX-202X
非结构化数据管理能力成熟度评估模型
1范围
本文件给出了非结构化数据管理能力成熟度评估模型,规定了相应的成熟度等级。
本文件适用于机关、团体和企事业单位等机构的非结构化数据管理能力和水平评估。
2规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,
仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本
文件。
GB/T7408数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法
GB/T27766-2011二维条码网格矩阵码
GB32100法人和其他组织统一社会信用代码编码规则
GB/T33190-2016电子文件存储与交换格式版式文档
3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1
内容管理contentmanagement
捕获、存储、管理和利用文档的理念、制度、方法和技术。
3.2
非结构化数据unstructureddata
数据结构不规则或不完整,没有预定义的数据模型,不方便用二维逻辑表来表现的数据。
示例:办公文档、文本、各类报表、网页、设计文件(CAD)、图像和音视频信息等。
3.3
内容管理能力contentmanagementcapability
组织和机构对非结构化数据及文档进行管理和应用的能力。
3.4
内容管理能力成熟度评估模型contentmanagementcapabilitymaturityassessment
model
用于对组织的内容(机构化及非结构化数据)管理能力成熟度进行评估的模型。
3.5
1
T/CESAXXXX-202X
能力域capabilityarea
数据管理相关活动、过程等集合以及一组相关数据能力子域的集合。
3.6
原生电子文件digital-bornrecord
从业务系统或相关软件中直接生成的、应用了安全技术机制保障其凭证特定的二进制文件。
3.7
数字化副本digitalcopy
通过扫描、拍摄、录制等技术处理模拟实物文件内容而生成的二进制文件。
3.8
业务business
组织或机构为了完成自身宗旨目标持续性进行的各项事务,由一系列活动构成。
4缩略语
下列缩略语适用于本文件。
CM3:内容管理能力成熟度评估模型(ContentManagementCapabilityMaturityAssessment
Model)
5非结构化数据管理能力成熟度评估模型
5.1概述
内容管理能力成熟度评估模型旨在为机关、团体和企事业单位等机构提供一种衡量非结构化数据管
理能力的方式与工具。本模型借鉴、吸收、整合了软件工程、数据管理、产品管理、项目管理、质量管
理、体系管理等领域的最新实践与优秀案例,帮助企业、事业单位和机构更好地对自身非结构化数据管
理进行认知与改进。
5.2能力维度
非结构化数据管理能力从管理制度、管理技术、业务支持、决策支持和安全合规等5个维度进行评
估,可分为不同等级,见图1。
2
T/CESAXXXX-202X
图1非结构化数据管理能力评估维度
非结构化数据管理能力各维度的评估要点见表1。
表1内容管理能力各维度
维度能力项评估说明
组织机构导向在组织内建立常态化的内容管理机构
制度文化导向建立有利于强化内容管理的制度和组织文化
管理制度
人员培训导向定期开展员工培训,提升全员内容管理素养
评估考核定期对内容管理执行情况及绩效进行考核评估
内容捕获鼓励装备工具软件或应用系统,自动汇集内部的业务内容
内容采集鼓励装备工具软件或应用系统,掌握外来内容
内容加工鼓励装备工具软件或应用系统,促进内容深度加工和再利用
管理技术
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