施工合同管理管理制度

施工合同管理管理制度施工合同管理管理制度施工合同管理管理制度1一、适用范围本制度适用于公司及项目部有关对外合同(包括出具的担保和承诺)的订立、变更、转让、解除、履行、终止和管理等活动控制。本条所称合同即书面合同，是指采用合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形表现所载内容的合同，合同当事人协商同意的有关修改合同的文书、电报、电传和图表，也是合同的组成部分。二、相关文件1、《管理手册》2、《中华人民共和国合同法》3、《中华人民共和国民法通则》4、《中华人民共和国建筑法》5、《中华人民共和国招标投标法》三、实施职责1.本制度由经营经营预算部负责管理;2.财务部负责合同订立及执行情况中的财务与审计监督;四、工作流程1、合同分类：<1>工程合同：公司经营经营预算部负责管理;<3>劳动、劳务合同：公司工程部负责管理;<2>领导、协调合同的订立、履行及管理工作;<4>组织参加"守合同、重信用"企业活动;<6>决定对合同管理工作中疏于管理，玩忽职守，违法乱纪者，未造成经济损失的给予通报批评，造成经济损失的给予处罚;3、合同条款、合同申请单位和合同执行单位3.1合同一般应具备以下主要条款：<1>当事人名称、住址、邮政编码、法定代表人姓名、职务、开户银行、账户;<3>数量和质量，包括检测标准和方式;<5>履行的期限、地点和方式;<7>合同的变更、转让和解除条件;<9>合同订立的时间、地点;对数量、质量、履行期限和方式等有特殊要求的，应当在合同中予以特别明确。3.2申请签订合同的单位或部门即合同申请单位，其职责为：<1>调查、了解对方当事人的主体资格、信誉和履约能力等情况;<3>参与合同的草拟、会签、修改、保证合同的可行性;3.3负责执行合同的单位即为合同执行部门，其职责是代表公司履行合同，并及时报告合同履行情况。4.合同签订程序4.1在具体合同管理过程中执行合同经办人负责制，由合同经办人具体负责合同的申请、谈判、变更、解除等具体事宜。经办人是在签订合同过程中主要负责合同条款谈判、协商的负责人。4.1.1合同经办人在申请办理合同过程中，应在合同审查表上签署个人意见。在签订合同过程中，合同经办人应尽到合理谨慎的注意义务，最大化地保护本公司的合法利益。4.1.2对于在合同管理工作中能恪尽职守、勤勉认真、并为公司创造显着经济效益的或挽回经济损失的经办人;将按照本制度的具体规定予以奖励。4.1.3对于因经办人的故意、过失、疏忽等个人行为给公司造成损失的;将按照本制度的具体规定予以追究。4.2申请单位或经办人将合同草案送合同专业管理部门进行专业审查;4.3合同专业管理组审查通过后，需要相关业务部门会签审查，由合同专业管理组将合同草案报送相关业务部门进行会签审查;4.4审查通过后，报送公司法定代表人或其代理人审批;4.5法定代表人或其代理人审批同意后，到办公室加盖合同专用章，属于借款合同、担保合同等采用格式条款订立合同可使用单位行政公章的除外;4.6分公司、项目部以自己的名义对外签订合同必须经公司授权，未经授权不得对外签订合同。对于违反程序规定的`分公司、项目部将按照本制度奖励与处罚的相关规定予以处罚。4.7合同专业审查4.7.1合同专业管理部门对申请单位报送合同做如下方面审查：<1>经济性--项目技术是否真实、全面、可靠;--技术措施是否完备、可行;--技术标准、参数是否先进完善;--是否具有可操作性。<3>安全性<2>合同文本数量一般为：我方合同文本数正本一份、副本一份，即<2>经合同签约各方协商，同意解除合同，自各方签字认可之日起合同终止;解除合同由合同申请单位按本制度执行;4.11奖励与处罚<1>公司对有以下情形的部门和个人，给予表彰和奖励(奖励金额为500元-10000元)：--违反本制度的规定，在合同管理中失职、渎职、欺诈、故意、重大过失给公司及公司各单位造成经济损失的。--未经授权或越权对外签订合同给公司造成损失的。--将合同分解以大化小，逃避公司管理标准的。--先行为后补办合同审查或合同授权程序的。--利用行政章、财务专用章或其他印章对外签订合同的。--应签订书面合同而未签订或把整体合同分解以规避书面合同或以其他单据代替合同文本的。--合同经办人或合同参与人签约时恶意串通，利用合同谋取私利损害企业利益的。--在签订合同过程中(包括招标、议标、选择合作方时)泄露标底和商业秘密的。--在经济往来中收纳贿赂、回扣，影响公司的合法利益的。--违反公司规定擅自为他方提供担保保证给公司造成经济损失的。--结算付款不按照合同规定而多付的。--未在合同验收中履行其职责，把验收不合格的产品和服务作为合格的产品和服务接收的。--在合同履行中对方违约不追究违约责任或擅自处理，损害公司利益的。--在合同变更审查中，玩忽职守或未尽到合理谨慎义务的，并使公司利益受损害的。--其他各种违反合同管理程序的行为。<3>违反本办法规定，给公司及公司各单位造成重大经济损失触犯刑法的，由司法机关依法追究刑事责任。施工合同管理管理制度21、总则1.1为防范企业经营风险,提高企业经济效益,减少合同签订过程中的失误和履行过程中的纠纷,依据国家相关法规,结合公司实际情况,制定本管理制度。1.2公司职能部门和项目部各级人员应各司其职,共同维护公司和项目部“重合同、守信誉”的正面形象,凡违反规定操作造成公司和项目部损失的,当事人应承担责任。1.3公司各部门及项目部对外签订的所有工程承建、劳务分包、专业分包、物资设备采购、服务、用工等各类合同,以及公司内部承包人部分或全额出资的内部承包协议一律适用本制度。1.4公司行政部为公司的合同管理机构,具有以下职能:1.4、负责组织修订完善公司合同管理制度并制订合同格式文本;1.4.2负责组织合同管理的法律知识讲座和培训并解答合同签订、履行等方面法律问题;1.4.3会同公司有关部门对重大、重要合同进行评审并出具审查意见;1.4.4监督、检查各部门合同签订、履行、管理情况,参与合同纠纷的调查处理,制定解决方案;1.4.5责公司合同文本的归档工作,指导各部门进行合同管理。1.5、公司各部门负责人负责其部门的合同管理工作,或指定专人负责具体工作。对合同中与本部门相关的技术和交易执行条款提出建议和意见。2、合同的签订2.1合同的洽谈、审查、批准相对独立、互相制约。经办、审查、批准各司其职,分工负责。第3.3条界定的合同审批权限的适用于洽谈和经办。任何合同均需经过职能部门评审,由总经理批准。2.3所有合同必须遵守国家法律法规。需要公司法律顾问风险审查的由总经理决定。2.4对外签订合同,除法定代表人外,必须是持有法人委托书的委托人。法人委托人在授权范围内行使签约权。公司依法追究超越代理权限和非法委托人的对外签约责任,但经总经理特别授权并发给委托证明书的例外。本制度2.1条.3.3条约定的洽谈、审批权限视为法人的制度授权,除签约对方特别要求,不另出具法人委托书。2.5签约人在签订合同之前,必须认真了解对方当事人的情况。包括:对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况,对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑本方的利益,又要考虑对方的条件和实际能力,防止上当受骗,防止签订无效合同,确保所签合同有效、有利。2.6签订经济合同,必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。对责任条款,应本着可履行、能回旋的原则。2.7签订合同,如涉及公司内部其它单位的,应事先在内部进行协商,统筹兼顾,然后签约。2.8投标文件等响应招标文件的文件,适用于合同审查审批程序,审批权限详本制度3.3条。投标文件以及招标文件等有效文件均要按合同进行管理。2.9合同文本、合同用印和非公合同:⑴公司对外签订的合同,有格式文本的,应使用格式文本签约;与建设单位签订的建设工程施工合同,原则上采用规范国家或建设主管部门版本的建设工程施工合同。不具备上述条件的,也必须采用合同书形式,严禁口头协议和非正规书面形式。⑵所有合同均应加盖公司合同专用章。对方要求加盖公司章或法人章的,要求对方同等用印。⑶与符合公司合作条件和风险控制的私人签订合同,对方必须出示身份证原件、留复印件并加盖手印。金额及责任重大的合同采取有效的公证、抵押或担保方式。2.10合同中应明确、具体合同法规定的所有要素,对当事人权利、义务及相关的约束、承诺以书面形式完整、准确的表述。合同中必须涉及履约保证金的支付和返还。履约保证金的金额应综合责任、利益、修补、惩罚、合理等因素考虑。2.11除合同履行地在公司所在地外,签约时应力争合同由我方所在区、县人民法院管辖。2.12、签订购货合同应以现货为主,并坚持施工进度定进的原则;付款尽可能采用定期决算分批付款,如需预付款应报合同主管部门批准。劳务分包合同或计件工资合同必须明确对方的安全、质量、违约责任,使之与价款关联。劳务合同同时须注明发票、税赋、保险等事项。2.13无论何种表述,均不允许对方毁约时我方生产经营受制于条款约束的情况。即使质量规格等条件严重依赖于对方,也不允许对我方的变更主动权作限制。2.14项目的供方合同,包括主劳务、专业分包、主材采购、主要机械租赁及其他合同,根据第2.1.2.3和3.3条,由工程部或工程部委托项目部主持洽谈,公司各职能部门会审,工程部或工程部委托项目部签订。项目部在本制度范围内及公司法人授权下以项目部名义签订小额、灵活的材料采购和劳务分包合同。但合同文本须先报审并在签订后即时备案。2.15、任何人对外签订合同,都必须以维护本公司和项目部合法权益,并以提高经济效益为宗旨,决不允许在签订经济合同时假公济私、损公肥私、谋取私利,违者依法严惩。3、合同的审查批准3.1合同在正式签订前,必须按合同审批表进行审查批准。3.2与工程相关的合同审批必须由工程部进行技术条款、交易条款审查,由经营部进行条文表述、条文完整性和风险评估审查,由财务部进行价格和支付审查,由行政部进行结构符合性审查。3.3合同审批权限如下:3.3.1总经理授权工程部为项目供方合同的统筹管理部门。工程部负责现场材料采购、现场机械租赁、劳务班组分包等总价不超过10万元合同的审批。该类合同按合同审批表由财务部、经营部审查,工程部批准。工程部可以委托项目部经理主持洽谈和审批后的签订。3.3.2总经理授权经营部为投标报价文件的统筹管理部门。负责符合性审查、资格审查和造价风险审查。3.3.3总经理授权行政部为公司、项目部所有合同的管理部门。负责审核所有合同是否符合用印。3.3.4总经理授权财务部负责审批公司用工、服务、办公采购合同,该类合同的洽谈和经办由行政部负责。3.3.5下列合同由总经理或其授权人审批:⑴标的超过10万元的;⑵预付定金或预付货款超过1万元的;⑶联营、合资、合作合同;⑷项目劳务分包、专业分包和主材采购、大型仪器机械购置、施工机械租赁合同;3.3.6下列合同由董事会审批:⑴标的超过100万元的;⑵投资及累计投资20万元以上的联营、合资、合作、涉外合同。3.3.7法律顾问负责对下列合同进行审查:董事会、总经理委托审查的合同;内容复杂、较难掌握,各项目部或部门要求提供法律帮助的合同。法律顾问主要负责审查合同条款的合法性、严密性、可行性,提出意见供决策部门参考。3.4合同审查的要点是:3.4.1合同的合法性。包括:当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、政策和本《制度》规定;当事人的意思表达是否真实、一致,权利、义务是否平等;订约程序是否符合法律规定;责任条款是否对等。3.4.2合同的严密性。包括:合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否具体、明确;文字表述是否确切无误;责任保证条款是否完备并具有约束性。3.4.3合同的可行性。包括:当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件;预计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。3.5根据法律规定或实际需要,合同可呈报上级主管机关鉴证,或请公证处公证,或要求提供有效形式的担保。3.6、合同的审批程序如下:3.6.1合同审批表。各部门的责任人在授权范围内对外签订合同,应主持填写公司统一的合同审批表,本部门先行审批并签署意见后再报其他部门和总经理审批。第3.3条权限内仅同级职能部门审核,被授权职能部门审批。审批时随同合同审批表一并报的还有合同初稿及有关资料、附件等。3.6.2审核。对本部门第一审核和各部门的综合审核,应按本《制度》规定的审批权限,由主管人或有关人认真审阅,必要时可进行调查研究,最后作出:批准、不批准;作出完善意见、通知申报单位补报材料或进一步谈判。(应提出谈判的具体要求和注意事项)。3.7主管人在合同审批表上批写意见后,合同审批表经审批程序后随同合同交行政部在合同文本上加盖公司章或合同专用章。合同的签署盖章要素和必要条件遵从:⑴符合审批程序,并登记签字。⑵联营项目相关合同,必须由该受委托人洽谈签署,其在合同审批表签署栏为“项目部”。⑶没有特别审批同意,合同必须当面同时签署或对方先行签章。⑷文件必须结尾,空白必须填充,多页必须骑缝。上述审批程序,一般为1~2天。特殊情况,经批准或授权的可不受审批程序的约束。4、合同的履行4.1合同依法成立,即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则,严格执行合同所规定的义务,确保合同的实际履行和全面履行。4.2合同履行完毕的标准,以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的,一般以物资交清,工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续、责任义务完毕为准。4.3各部门领导及签约人应随时了解、掌握合同的履行情况,发现问题及时处理汇报。造成合同不能履行、不能完全履行的,追究有关人员的责任。4.4对履行过程中对方当事人的违约行为,履行部门应当立即查明情况,认真、稳妥地收集证据,及时、合理、准确地向对方催促履行及提出索赔报告。追究处理应该以合同和法律为依据。当我方接到对方当事人的索赔报告后,履行部门应立即通知公司合同管理机构,共同商定应对措施。履行过程中一旦发生不可抗力和第三人干扰及意外事件,履行部门应立即通知对方当事人,查明原因,及时化解。并收集好相关证据。4.5履行部门应对合同履行中发生的情况,建立台账,由专人负责书面签证、来往信函等资料的保管。应搜集和保留我方履约或对方违约的具有效力的证据。4.6、合同履行过程中,确需签订补充协议或者变更、解除合同的,履行部门应当按照本管理制度第2条关于合同签订的程序办理,管理条文详见第5条。4.7、合同履行完毕后,对所遗留的问题,履行部门应指定专人负责解决,并规定解决期限。在期限内确定无法解决的,应立即报告公司领导,由公司领导指定有关部门配合解决,并提出具体方案。4.8、公司员工离任时,行政部对当事人涉及合同执行和客户信息的要全面接收,并将公司人员的变更及时函告合同当事人,必要时与离任员工签订相关责任和避免同业竞争的协议。5、合同的变更、解除5.1在合同履行过程中碰到困难的,各职能部门首先应尽一切努力克服困难的,尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时,应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。5.2对方当事人提出变更、解除合同的,应从维护本公司合法权益出发,从严控制。5.3变更或解除合同,必须符合《合同法》的规定,并应在公司内办理有关手续。5.4变更或解除合同的手续,应按本《制度》规定的审批权限和程序执行。呈报上级主管机关鉴证,或请公证处公证,或要求提供有效形式的担保的合同,在达成变更、解除协议前,应重新鉴证、公证或担保。5.5变更、解除合同,一律必需采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、电传等),口头形式一律无效。变更、解除合同的签署人与原合同签署人一致。5.6变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前,原合同仍有效,仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。5.7因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的,除法律允许免责的以外,均应承担相应的责任,并在变更、解除合同的协议书中明确规定。5.8以变更、解除合同为名,以权_私、假公济私之的,一经发现,从严惩处。6、合同纠份的处理6.1合同在履行过程中如与对方当事人发生纠份的,应按《合同法》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。6.2合同纠纷由签约部门负责处理。涉及内部几个部门的,可以协商或由公司确定一个部门为主负责处理。签约人对纠纷的处理必须具体负责到到底。6.3处理合同纠纷的原则是:6.3.1坚持以事实为依据、以法律为准绳,法律没规定的,以国家政策或合同条款为准。6.3.2以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后,应及时与对方当事人友好协商,在既维护公司的合法权益,又不侵犯对方合法权益的基础上,互谅互让,达成协议,解决纠纷。6.3.3因对方责任引起的纠纷,应坚持原则,保障我方合法权益不受侵犯;因我方责任引起的纠纷,应尊重对方的合法权益,主动承担责任,并尽量采取补救措施,减少我方损失;因双方责任引起的纠纷,应实事求是,分清主次,合情合理解决。6.4各部门在处理纠纷时,应加强联系,及时通气,积极主动地做好应做的工作,不互相推诿、指责、埋怨,统一意见,统一行动,一致对外。6.5合同纠纷的提出,加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间,应在法律规定的时效内进行,并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够时间。6.6凡由法律顾问处理的'合同纠纷,有关部门必须主动权利配合提供相关证据材料:6.6.1合同的文本(包括变更、解除合同的协议),以及与合同有关的附件、文书、图表等;6.6.2、业务往来、账务往来、发票等有关直接或间接凭证;6.6.3、与质量、样品或鉴定相关的报告;6.6.4有关违约的证据材料;6.6.5其他与处理纠纷有关的材料。6.7对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的,应签订书面协议,由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。6.8各部门对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书,上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书,在正式生效后,应复印若干份,分别送与该纠纷处理及履行有关的部门收执,各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。对于对方当事人在规定定期限届满时没有执行上述文书中有关规定的,承办人应及时向主管领导和法律顾问汇报。6.9对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的,由法律顾问配合各单位向人民法院申请执行。6.10在向人民法院提交申请执行书之前,有关单位应认真检查对方的执行情况,防止差错。执行中若达成和解协议的,应按协议书规定办理。6.11合同纠纷处理或执行完毕的,应及时相互告知,并将有关资料汇总、归档。7、合同的管理7.1本管理制度外,合同管理同时实行分级管理制度,档案化管理制度,法人委托书制度,合同用章制度。7.2本公司合同的分级管理具体是:公司由总经理总负责,行政部具体负责,法律顾问侧重把关。项目部和职能部门对直接管理和履行的合同在公司行政部管理下直接管理和履行。各法人委托人(包括本制度授权委托)具体负责各自授权范围的合同签订、履行工作。7.3法律顾问的主要职责是:⑴负责管理和监督管理公司的各类合同,考评各部门的合同管理工作;⑵负责检查各类合同的合法性,实行法律监督;对公司审批或签订的合同负责把关,对下属部门审批的合同负责抽查,提供法律帮助;⑶负责对法人委托人和有关人员进行法律培训、考试、提高法人委托人的法律素质;⑷参与有关合同的谈判、签约等工作,配合各部门办理合同的报批、见证、鉴证和公证等事项;⑸、配合各部门履行合同和处理合同纠纷;7.4项目部、职能部门的主要职责是:⑴负责管理本部门签订的合同;⑵负责审查本部门签订的合同的合法性、完整性和可行性;对须报请公司或上级主管机关审批、见证、公证或担保的合同,办理申报手续,提出初步意见;⑶负责本单位法人委托人的日常管理及初步审查;⑷根据本制度规定,制定本部门合同管理的实施细则,采取切实措施,搞好合同管理工作;⑸、负责处理本部门合同纠纷,配合处理公司其他部门的合同纠纷;对难度较大的合同资料的汇总、分类、归档、保管及合同台帐的设立、统计、上报等基础管理工作。7.5法人委托人的主要职责是:⑴在授权范围内负责谈判、签订合同,既不能违章越权,也不能消极推诿;⑵对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责;⑶对须报请上级领导审批的合同,办理申报手续,提出本人意见并对本人意见负责;⑷对所签合同的全面履行具体负责,履行中发现问题应立即上报、并积极想办法解决,对发生的合同纠纷负责处理好或协助有关部门处理好;⑸、负责保管好本人所签合同的一切资料;合同履行完毕后应立即将资料上交归档。7.6法人委托人资格:⑴政治思想好。能自觉遵守国家的法律政策,遵守公司各项规章;能拒腐蚀,不贪污贿,不假公济私、损公肥私。熟悉业务并有较高谈判技巧。熟悉本职工作,能够良好地完成本人的业务工作,并以公司利益为重,择优签约,严格履约,节约资金,增加收益,取得一定成绩,无遗留问题。⑶法律意识强。对《合同法》等法规认真学习,初步掌握并能运用有关法规。7.7合同专用章制度。公司及下属部门对外签订合同所加盖的印章,除各部门的公章外,一律使用公司章或合同专用章,其他印章一律不准代替使用。否则,财务部门有权拒绝办理结算手续,由此所引起的责任由有关人员承担,还可以予以处罚。7.8合同专用章应严格按授权的范围使用,不准混用、代用或借用。合同签署用章与委托人印鉴签名同时使用。多页合同应骑缝加盖。7.9合同专用章应妥善保管并按公司印鉴制度管理使用。7.10、公司行政部建立合同档案并专人管理,并指导监督各部门对合同的监督和管理。合同档案管理应包括:⑴、建立档案。要求每一份合同都必须有一个编号,不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件,合同文本的签收记录,合同分批履行的情况记录,变更、解除合同的协议(包括文书、电传等),均应妥善保管。⑵、建立合同目录。各部门应根据合同的不同种类,建立合同的分类目录和总目录。其主要内容