人事档案管理办法

5人事档案管理办法√人事档案管理办法人力行字为使人事档案管理更加规范，以保守机密、维护档案材料完整，防止材料损环、便于档案材料的应用，特制定本办法。本办法适用人力资源部所有人事档案的管理。一、职责人事助理负责公司人事档案的归档、检查核对、借阅、证明、保管、提供应用等工作。二、术语人事档案（自定义）：指人力资源部对员工进入公司后所建立的人事材料的总称。三、控制要求1.材料归档办理完新员工入职手续后，应及时将新员工人事材料归档。材料归档要符合以下要求：（1）根据新员工所属部门，将新员工人事材料归入其所属文件夹或文件袋，并在《员工档案目录》（见附录A）上登记人事材料名称及有关内容。（2）完整的人事材料中应包含《入职审批表》、照片、身份证复印件、健康证复印件/体检单、学历证和专业培训的有效证件复印件、其他相关证件复印件、诚信承诺书等。（3）材料要填写完整，空白处如没有内容填写应用斜线“/”划去，《入职审批表》上要有审批责任人签字。（4）材料纸张应完好，无损坏、污迹、人工涂改现象。（5）部分缺漏的材料可做好登记，并要求催促当事员工及时补充。（6）新产生的个人档案材料须及时归档，并在《员工档案目录》上进行登记。（7）注意提醒新员工，若个人相关信息（如地址、联系电话等）、证件（如身份证、学历证、职业资格证等）发生变化的，须及时通知人力资源部并在人力资源部备案。2.检查核对（1）人事助理每个季度末对人事档案材料进行检查，检查项目包括：①人事档案材料本身。检查是否损坏、霉烂、虫蛀、丢失等；②保管环境。检查档案柜是否完好、柜门是否上锁、是否潮湿、存放错误等；③人事档案中员工相关证件复印件是否收集齐全。（2）若发生意外情况，要立即进行检查核对。意外情况有下列几种：①被盗、遗失、水灾、火灾等突发事件之后；②发现材料变霉、虫蛀等损害现象之后；③不能确定某份材料是否丢失等疑问产生之后。3.借阅、证明（1）借阅因工作需要，部分人员可以借阅人事档案，但须履行相应的借阅手续。①有借阅权限的人员包括公司领导、被借阅人员部门正副经理、经总经理授权人员、公安和保卫部门等。②相关人员借阅人事档案时，要履行以下程序：1）申请借阅者填写《借阅申请单》（见附录B），写明借阅对象、原因、期限等，并签字；2）人力资源部对《借阅申请单》进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。公司领导借阅人事档案不须经过审核，但人事助理应做好相关借阅记录。3）人事助理提出借阅对象人事档案，并进行借档登记。把借档时间、期限、材料名称、份数、理由等填写清楚，并由借阅人员签字（见附录C）。4）借阅人要及时归还借阅人事档案，并在借阅登记表上注销。到期未还者，应及时催还。员工辞职，其人事档案继续由公司长期保存。如本人提出要带走部分资料，须提出申请经过批准方可取出要转走的档案，并在档案底账上注销。（2）出具证明因入党、提升、参加职业资格考试等原因需人力资源部出具证明材料的，人力资源部可按人事档案的有关情况出具证明材料，或者是人事档案材料的复印件，但需履行以下手续：①有关单位（部门）开具介绍信（申请书），说明要求出具证明材料的理由，加盖公章（部门负责人签字）；②人力资源部经理审阅同意后，交人事助理办理；③人事助理按照有关规定，结合申请者的要求，提供证明材料，加盖人力资源部公章，登记、发出。④人事助理须保存所有开出证明的复印件备查。4.保管环境（1）人事档案管理工作实行专人管理。要注意防火、防潮、防蛀、防丢失；（2）保持档案柜清洁整齐（3）人事档案不许任意摆放，保管人员离开时应关好门窗、锁好档案柜。四、人事档案的处置离职员工的人事档案，应自办理完离职手续后，从档案柜中取出，放入离职人员档案袋。五、记录附录A：人力行字04.A员工档案目录附录B：人力行字04.B借阅申请单附录C：人力行字04.C员工人事档案借阅登记表以上记录表格由人力资源部资料管理员制发，形成后交由本部人事助理保存，保存期限长期。编制：批准年月日更改记录页次更改单号更改标记更改人/日期附录A员工档案目录人力行字04.A部门：序号姓名入职审批表照片健康证复印件/体检单身份证复印件学历证复印件转正审批表职业资格复印件诚信承诺书个人培训记录归档时间备注注：1、目录中各栏内容如已有的则注明“√”，如缺则留空白；2、备注栏中可写明已离职、调到某某部等。附录B借阅申请单人力行字04.B申请单位/个人申请时间借阅对象借阅期限借阅原因：人力资源部审核附录B