会议管理规定

8-会议管理规定物业保障部会议管理规定物业行字为了规范部门的会议制度、会议纪律、会议精神的传达与执行等，特制定会议管理规定。本管理规定适用于本部门所有的会议管理。一、职责1.部门经理负责主持召开主管工作例会、全体员工大会、安全工作会议、体系工作会议；资料员负责对会议内容进行记录，并保存资料；2.各班组主管负责主持召开班前、班后工作例会、临时工作会议。二、会议类型1.正式会议：指主管工作例会、全体员工大会、安全工作会议、体系工作会议等有固定对象参加，专门为达到某项目的由部门经理组织召开的会议；2.非正式会议：指班前例会、临时工作会议等日常性工作会议，一般由主管组织召开；三、会议时间、频次和参加人员1.班前每天各召开二次，班前例会每日早晨7：00召开，下午14：30召开。参加人员：部门员工；2.安全、体系工作例会根据工作的需要适时召开，参加人员视会议内容和性质而定；3.主管工作例会定期召开，一般每周召开一次，特殊情况可适时调整。参加人员：主管级以上人员；4.临时工作会议，根据实际工作的需要临时组织召开，次数不定，参加人员：相关岗位和人员。四、会议控制要求1.要严格遵守会议的时间，参会人员应提前5分钟到达会场；不准迟到、早退；因故不能参加会议者，须提前请假，说明事由；因工作原因或身体原因需暂时离场，须向主管领导请示，征得同意后方可离开。2.正式会议一律采用签到制考勤。3.凡正式会议必须至少提前一天通知与会人员，需要与会者研究讨论的事项，应事先通知与会者进行准备；如会议须提交与会人员名单，则名单至少须在会议召开前半天提交。4.对一些需邀请公司领导参加的会议，应提前一天向相关领导请示，得到领导认可后再进行安排。5.保持会场安静，会议期间不准谈天说笑，不打嗑睡，不准接听手机、会客或做一切与会议无关的事。6.各种会议应合理安排时间，以免影响正常工作；在遇到特殊接待任务的前提下，会议可灵活变更。7.开会要讲究效率，解决实实在在的问题，应尽量减少正式会议召开的频率，对一些可开可不开的会议坚决不开。8.会议主持者应在开会前准备好会议稿；对重要会议，与会人员应做好笔记，以便于贯彻落实。9.会议纪要由资料管理员形成记录（见附B）。五、会议内容1.班前例会班前例会一般由主管主持，安排当天工作事项、一切准备工作和提出具体要求，必要时经理主持，安排特殊任务；2.安全、体系工作例会和主管级例会（1）传达公司安全、体系工作精神，提出具体落实意见；（2）对体系工作（如：文件的编写、体系工作的运行情况、监督检查情况等的完成情况）进行讨论与总结；（3）就体系工作和安全工作中的不合格项进行讨论，提出整改意见；对下一步的安全、体系工作进行安排；（4）各班组总结汇报上周工作，提出、讨论、解决各班组工作中存在的问题，部署下周工作。六、会议纪律、会议决议的执行与考核1.考勤未到者，按迟到处理，迟到一次扣款1分；对已经接到会议通知，应到会而无故缺席者，按旷工处理（详见物业行字物业保障部员工考评制度）；2.一般会议精神应在24小时之内传达到规定的范围（紧急会议会后立即传达），对在会议上形成的决议，必须按决议要求执行；在会议上形成的较复杂的决议，在会后制定具体实施计划与措施，然后按照计划与措施执行；3.违规处罚由于对部门应该传达的会议精神不传达，给部门正常工作造成影响，给部门带来损失，对负责传达会议精神的管理人员，第一次发生给予警告并扣5分；第二次发生给予以严重警告过并扣10分。七、记录附录A物业行字07.A物业保障部会议签到表附录B物业行字07.B物业保障部会议纪要以上表格由体系管理员编制，资料员保管，保存期一年。编制：审核：批准：年月日更改记录页次更改单号更改标记更改人/日期附录A物业保障部会议签到表物业行字07.A序号：会议时间会议地点会议主持会议记录会议内容姓名班组岗位备注记录: